1. Документирование управленческой деятельности предприятия

3. СОСТАВ И РЕКВИЗИТЫ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности предприятий - это функция организации системы и процессов управления. Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. В составе организационно-распорядительных документов (ОРД) принято выделять три группы по признаку их значения и применения в управленческой деятельности:

1 .организационные документы: устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка или положение о персонале, положение о структурном подразделении предприятия, должностная инструкция работнику;

2 распорядительные документы: приказ, распоряжение, указание, инструкция;

3 информационно-справочные документы: протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.

Организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации или руководителем структурного подразделения. Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением). Организационные документы, с точки зрения срока действия относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационных документов может возникать один раз в несколько лет.

Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов. Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечить реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления от управляющего органа к управляемому, то есть от вышестоящего к подведомственному, от руководителя к структурным подразделениям и работникам.

Порядок заполнения организационно-распорядительных документов регламентирован стандартом ГОСТ Р. 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Дополнения и изменения к ГОСТу вносились постоянно, поэтому действующая на момент изучения предмета версия может быть получена из любой информационно-справочной системы («Гарант», «Консультант»…).