5. Организация делопроизводства, работа с кадрами, принятие решений и контроль их исполнения

Кадровая политика.

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет следующие документы:

1. паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

2. документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (диплом о фармацевтическом образовании, сертификат специалиста, свидетельство о квалификационной категории по специальности «Фармация» и др.);

3. трудовую книжку (приложение №21), за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

4. документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

5. страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.

Трудовой договор содержит сведения о продолжительности деятельности, наименовании должности, правах и обязанностях работника и работодателя, условиях оплаты труда, компенсациях за работу во вредных условиях.

Обычно устанавливается испытательный срок в течение трех месяцев.

Прием на работу оформляется приказом, изданным на основании заключенного трудового договора. Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

При приеме на работу работника знакомят с действующими в аптеке правилами внутреннего трудового распорядка и коллективным договором (приложение №22), осуществляется проведение вводного и первичного инструктажа по охране труда, в течение пяти дней производится запись в трудовой книжке. Для работника составляется функционально-должностная инструкция.

Все сотрудники аптеки проходят курсы повышения квалификации, кроме того, осуществляется внутрифирменное обучение (тренинги, семинары, презентации). Медицинскими представителями периодически проводятся занятия, позволяющие проинформировать персонал о новых препаратах.

Методы поощрения сотрудников аптеки: устная и письменная благодарность, материальные вознаграждения.

Основные документы по управлению кадрами.

1. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу по форме Т-1 (приложение №23) применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию. Код формы по ОКУД  0301001.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику(ам) под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма Т-2 или Т-2ГС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма Т-54 или Т-54а).

2. Личная карточка работника (форма Т-2) (приложение №24).

Личная карточка работника по форме Т-2 заполняется на лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу формы Т-1, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником. Код формы по ОКУД 0301002.

Коды в зонах кодирования проставляются в соответствии с общероссийскими классификаторами: информации о населении (ОКИН), профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), специальностей по образованию (ОКСО).

При заполнении п. 5 "Знание иностранного языка" раздела 1 формы Т-2 указывается степень знания языка: "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем".

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняется раздел II "Сведения о воинском учете", являются:

• военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;

• удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.

В разделе "Прием на работу, переводы на другую работу" с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 формы Т-2.

В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

3. График отпусков (форма Т-7) (приложение №25).

Применяется для отражения сведений о времени распределения таких видов отпусков как: - ежегодные отпуска; - оплачиваемые ежегодные отпуска (дополнительные); - неиспользованные отпуска.

4. Заявление о приеме на работу (приложение №26).

5. График учета рабочего времени (приложение №27).

6. Приказ о прекращении трудового договора с работником (увольнении) (форма Т-8) (приложение №28).

Применяются для оформления и учета увольнения работника. Составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку в порядке, установленным законодательством РФ.

При увольнении материально ответственного лица к приказу прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику, делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке.

Оформление материальной ответственности.

Материальная ответственность сторон трудового договора основана на принципах, установленных Трудовым Кодексом РФ.

Типовая форма договора о полной коллективной материальной ответственности состоит из 5 частей:

1. Предмет договора;

2. Общие положения;

3. Права и обязанности коллектива и работодателя;

4. Порядок ведения учета и отчетности;

5. Возмещение ущерба.

Подписывается обеими сторонами с указанием даты заключения договора с каждым сотрудником.

Охрана труда.

Охрана труда – это система сохранения жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности, включающая в себя правовые, социально-экономические, организационно-технические, санитарно-гигиенические и др. мероприятия.

Основные документы по охране труда:

• Трудовой кодекс РФ (главы 33-36, статьи 209-231);

• Федеральный закон «Об основах охраны труда в РФ»;

• Федеральный закон «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Полный список инструкций по охране труда см. в приложении №6 (44 пункта). Некоторые из них:

• Инструкция по охране труда провизора-фармацевта (приложение №29);

• Инструкция по охране труда по безопасной работе с компьютером (приложение №30);

• Инструкция о мерах пожарной безопасности при возникновении пожара и проведения эвакуации (приложение №31).

Техника безопасности.

Для всех поступающих на работу лиц, а также лиц, переводимых на другую работу, работодатель обязан проводить инструктаж по охране труда, организовывать обучение безопасным методам и приемам выполнения работ, оказания первой помощи пострадавшим.

В обязанности администрации аптечной организации входит проведение инструктажа по технике безопасности, производственной санитарии и другим правилам охраны труда. ГОСТ 12,0.004-90 «Организация обучения безопасности труда» определяет основные виды инструктажа и порядок их проведения.

По характеру и времени проведения инструктажи подразделяют на:

1) вводный;

2) первичный на рабочем месте;

3) повторный;

4) внеплановый;

5) целевой.

Лицензирование фармацевтической деятельности.

Перечень документов, необходимых для получения лицензии:

1. Заявление о предоставлении лицензии, в котором должны быть указаны наименование и организационно-правовая форма, место нахождения юридического лица, а также место нахождения его территориально обособленных подразделений и объектов, используемых для осуществления лицензируемой деятельности, а также лицензируемая деятельность (с перечислением работ, которые будут осуществляться лицензиатом);

2. Копии учредительных документов и документа, подтверждающего факт внесения записи о юридическом лице в Единый госреестр юридических лиц;

3. Копия свидетельства о постановке соискателя лицензии на учет в налоговом органе;

4. Документ, подтверждающий уплату лицензионного сбора за рассмотрение лицензирующим органом заявления о предоставление лицензии;

5. Сертификат специалиста, подтверждающий соответствие подготовки руководителя юридического лица, руководителя подразделения юридического лица лицензируемой деятельности;

6. Документы, подтверждающие право соискателя лицензии на использование помещений для осуществления лицензируемой деятельности;

7. Копии документов, подтверждающих получение работниками соискателя лицензии высшего или среднего фармацевтического образования;

8. Копия выданного в установленном порядке санитарно-эпидемиологического заключения о соответствии помещений требованиям, предъявляемым для осуществления лицензируемой деятельности.

Пример лицензии, см. приложение №2.

Система ведомственного контроля производственной, предпринимательской деятельности аптеки.

Основной нормативный документ: Приказ от 21.12. 2012 №1340н «Об утверждении порядка организации и проведения ведомственного контроля качества и безопасности медицинской деятельности».

В соответствии с действующим законодательством РФ аптека может быть проверена представителями следующих контролирующих органов:

1. СЭС;

2. Госпожарнадзор;

3. Управление по борьбе с экономическими преступлениями;

4. Росздравнадзор;

5. Роспотребнадзор;

6. Государственная инспекция труда;

7. Министерство по налогам и сборам;

8. Прокуратура;

9. Фарминспекции.