Казачков Павел / Lab1 / reasons_for_automatization
.docНеобходимость и целесообразность автоматизации.
Недостатки работы существующей системы управления.
-
Запаздывание по времени оперативной информации внутри фирмы.
-
Громоздкая система документа оборота.
-
Потери времени при поиске справочной информации.
-
Сложность корректировки и обновления данных.
-
Решение узкого плана задач.
-
Физический износ документов.
-
Неизбежность ошибок.
-
Затраты времени и средств на обучение навыкам работы.
-
Несоответствие квалификации персонала по нормативным требованиям.
-
Неоправданно большое количество административного персонала.
Пути совершенствования работы системы управления.
-
Внедрение ЭВМ: заставить “работать” машину – минимум работы.
-
“Упрощение” работы как это только возможно–минимум мастерства.
-
Упрощение синтаксиса и сокращение специальных обозначений, используемых при работе с документами – естественность языка.
-
Обеспечить без задержек реализацию возникающих потребностей к доступу и обработке данных – минимум времени.
-
Спроектировать технологию минимизации и исправления ошибок пользователя – минимум ошибок.
-
Позволить легко вносить изменения в имеющиеся данные и алгоритм программы обработки – минимум зависимости между данными и программой.
-
Создать мощный инструмент для решения разнообразных задач – максимум результатов.
-
Разделение обязанностей между подразделения – максимум эффективности.
-
Использование магнитных дисков для хранения информации – максимум сохранности.
Критерии выбора параметра автоматизации:
Для любого современного руководителя важную роль в достижении успеха в делах играет фактор времени, а точнее его правильного распределения.
Фактор времени, рациональное его использование позволит отвлечь директора от краткосрочных, не важных для главного управления задач, дав возможность заниматься решением долгосрочных, перспективных с точки зрения функционирования организации планов и задач.
Хранение большого архива организации дело хлопотное: требуется выделить место, хранилище, заботиться о сохранности, провести ряд мероприятий по защите от шпионажа. Автоматизированная система предоставляет компактно хранить информацию, обеспечивает необходимую защиту от физического уничтожения, с помощью программных и аппаратных средств обеспечивается защита от несанкционированного доступа к данным.
Для доказательства преимущества автоматизированного метода обработки информации над обычными рассмотрим таблицу расходования времени на примере Технологического Процесса задачи “Подсчета стоимости проведенных работ”.
Операция ТП |
Обычно затрачиваемое время, мин |
Время при использовании автоматизированной системы, мин |
|
|
Сбор первичной информации |
30 |
10 |
|
|
Контроль первичной информации |
10 |
3 |
|
|
Обработка информации |
20 |
2 |
|
|
Поиск ошибок |
15 |
5 |
|
|
Исправление ошибок |
10 |
3 |
|
|
Составление документа |
10 |
1 |
|
|
Поиск ошибок |
15 |
5 |
|
|
Исправление структуры и алгоритма обработки информации |
30 |
20 |
|
|
Переделывание документа |
15 |
1 |
|
|
Обновление информации |
30 |
10 |
|
|
Знакомство с используемыми в документах терминами |
10 |
3 |
|
|
Обучение навыкам работы с документацией |
10 |
3 |
|
|
Поиск способов для решения задач иного рода |
30 |
60 |
|
|
Итого : |
235 (3 ч. 55 мин.) |
96 (2 ч. 06 мин.) |
Ускорение работы примерно в полтора раза.
Использованная литература:
Стенюков В.В. Делопроизводство. М:Инфра-М , 1993 г.
Диго С.М. Проектирование и использование Баз Данных. М:ФиС,1995г.