
Тема 4. Официально-деловой стиль.
Общая характеристика специфики стиля, сфера его применения, основные лингвистические и экстралингвистические особенности.
Официально-деловой стиль – это совокупность языковых средств, функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений, т.е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности.
Сфера функционирования официально-делового стиля – административ-но-правовая. Широта этой сферы позволяет выделить по меньшей мере три подстиля (разновидности) официально-делового стиля:
• собственно официально-деловой (административно-канцелярский);
• юридический (законодательный);
• дипломатический.
Эти подстили, имея ряд различий, близки друг другу по своим основным характеристикам:
• точность изложения, не допускающая возможности инотолкований; детальность изложения;
• стереотипность, стандартизированность изложения;
• долженствующе-предписывающий характер изложения;
• объективность;
• логичность.
Доминирующая языковая функция официально-делового стиля – информативная (предписывающая, констатирующая). Основная форма реализации этого стиля – письменная, типичный вид речи – монолог.
Тексты официально-делового стиля представляют огромное разнообразие жанров: устав, закон, приказ, распоряжение, инструкция, заявление, докладная записка, объяснительная записка, автобиография, анкета, трудовой договор, статистический отчет, доверенность, расписка, характеристика и др.
Языковые средства официально-делового стиля образуют относительно замкнутую систему, основу которой составляют специфические единицы трех уровней: лексического, морфологического и синтаксического.
Лексические особенности. Лексическая система официально-делового стиля включает помимо нейтральных и общекнижных слова и устойчивые словосочетания, имеющие окраску официально-делового стиля:
• профессиональная терминология (дипломатическая, военная, бухгалтерская и т.п.): законодательство, ратифицировать, полномочия, контракт, импорт, взимание, заявитель и др.;
• нетерминологические слова, употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи: нижеподписавшийся, вышеуказанный, надлежащий, препровождение, взыскание, подведомственные, обжаловать и др.;
• архаизмы и историзмы: Его Величество, Ваше Превосходительство, уверение в почтении, сей, таковой, оный.
Такие лексические единицы характерны лишь для определенных жанров организационно-деловых документов, в частности историзмы встречаются только в правительственных нотах.
Долженствующе-предписывающий характер, свойственный официально-деловому стилю, требует выбора из ряда синонимов таких, которые выражают волю законодателя: разрешить, запретить, указать, обязать, постановить, назначить.
Многие из слов с окраской официально-делового стиля образуют антонимические пары: права – обязанности, истец – ответчик, наказан – оправдан, действие – бездействие, правовой – противоправный.
С процессом стандартизации деловой речи тесно связан процесс ее фразеологизации. Здесь широко представлены как стилистически нейтральные и межстилевые фразеологизмы (иметь значение, занимать должность, сфера применения, причинить ущерб), так и устойчивые сочетания с окраской официально-делового стиля (установленный порядок, кассационная жалоба, предварительное рассмотрение, оправдательный приговор, единовременное пособие).
Для лексики делового стиля характерно также использование сложносокращенных слов (обычно сокращенных названий государственных и общественных организаций): ООН, КПРФ, МГУ, НИИ, профсоюз, студсовет, цехком.
Официально-деловая речь отражает не индивидуальный, а социальный опыт, поэтому ее лексика предельно обобщена в семантическом плане. Предпочтение отдается родовым, а не видовым понятиям: населенный пункт, транспортные средства, учебное заведение и т.д.
Лексика официально-делового стиля характеризуется полным отсутствием жаргонизмов, просторечных слов, диалектизмов и слов с эмоционально-экспрессивной окраской.
Морфологические особенности. Официально-деловой стиль носит сугубо именной характер: имя преобладает над глаголом; широко употребляются отглагольные и точность существительные; используются многочисленные именные словосочетания, придающие тексту официальную тональность.
Среди имен существительных весьма употребительны названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением: работодатель, усыновитель, свидетель, квартиросъемщик, заказчик, поставщик.
Существительные, обозначающие должности и звания, в официально-деловом стиле употребляются только в мужском роде: директор, бухгалтер, майор, почтальон и др. Пример: контролер Петрова, свидетель Попова.
Большую группу существительных представляют производные от глаголов (с суффиксами -к, -ение, -ние, -тие; нередко – с префиксом -не): выписка, исполнение, признание, оправдание, выбытие, несоблюдение, нераспространение (информации) и т.п. Примета такого стиля – «нанизывание» родительного падежа в цепочке имен существительных: для рассмотрения мер воздействия.
Одна из основных черт официально-делового стиля – точность.
Во избежание неточностей, имя существительное не заменяется местоимениями и повторяется даже в рядом стоящих предложениях. Местоимения первого лица допустимы лишь в определенных ситуациях, когда устанавливаются правовые отношения между частным лицом и организацией или государством, например при заключении трудового соглашения, оформлении доверенности.
Целевая установка большинства официально-деловых документов – выразить волю законодателя. В этом находит объяснение самый высокий процент употребления инфинитива в официально-деловом стиле среди всех других стилей.
Из спрягаемых форм глагола чаще употребляются формы настоящего времени со значением предписания. Глагольная форма обозначает не постоянное или обычное действие, а предписываемое законом: «Обвиняемому обеспечивается право на защиту»; «При неявке свидетелей суд принимает меры, предусмотренные частью ... статьи ... настоящего Кодекса».
Императивный, директивный характер официально-делового стиля обусловливает частое использование глаголов в форме повелительного наклонения.
Яркая черта официально-делового стиля – употребление в нем – отыменных предлогов: в целях, в ходе, в силу, во избежание, по линии, на предмет, а также сочетаний существительных в предложном падеже с предлогом по: по причине, по болезни, по возвращении
Числительные в официально-деловом стиле пишутся цифрами, за исключением денежных документов (счета, доверенности, расписки и пр.).
Синтаксические особенности. Синтаксис официально-делового стиля отличает усложненность, стремление к детализации и классификации, к рассмотрению в единстве констатирующей и предписывающей сторон, причинно-следственных и условно-следственных отношений.
Характерная черта деловой речи – употребление инфинитивных и безличных конструкций со значением долженствования, например: «Принятые общим собранием решения должны быть выполнены к началу второго квартала». Распространены пассивные конструкции типа: «Оплата гарантируется»; «Запрос получен»; «В паспорт нового образца вписываются данные старого паспорта».
Простые предложения осложняются однородными членами, например: В условиях становления российской государственности возрастает социальная значимость русского языка в формировании личности, духовно-нравственного мира школьника, его ценностно-ориентационной культуры» (Государственные образовательные стандарты в системе общего образования. – М., 2002).
Сложные предложения преобладают над простыми: простое предложение не может отразить последовательность фактов, подлежащих рассмотрению в официально-деловом стиле. Среди сложных предложений лидируют сложноподчиненные с придаточными условными.
Особенностью синтаксиса официально-делового стиля является преимущественное использование косвенной речи. К прямой речи прибегают лишь тогда, когда необходимо дословное цитирование законодательных актов и других документов:
Некоторую синтаксическую усложненность официально-делового стиля компенсируют клише и стандартизация. Иногда овладение ими требует специального обучения. При необходимости массою-го употребления клише используются отпечатанные бланки и определенные формы, которые даются в специальных справочниках.
Помимо лексических, морфологических и синтаксических особенностей официально-деловому стилю присущи и некоторые Другие признаки.
В оформлении текстов данного стиля большую роль играют реквизиты (постоянные элементы содержания документа), абзацное членение, рубрикация.
Текстам деловых документов присущи все функционально-смысловые типы речи: повествование (автобиография, отчет), описание (постановление, приказ), рассуждение (объяснительная записка, служебное письмо). На практике эти виды изложения сочетаются и дополняют друг друга.
Перечисленные отличительные черты официально-делового стиля органически вписываются в письменную сферу употребления этого стиля, в свойственные ему жанры документации.
Но содержание культуры речи применительно к официально-деловому общению не может быть ограничено лишь рамками лингвистики; это вопрос не только подбора языковых средств, но и учета ряда экстралингвистических факторов.
Особенности официально-документального подстиля. Логическая структура и композиция текста документа.
Адресант и адресат документов выступают в роли субъектов правоотношений. Правовая сущность официальной переписки предопределяет характер содержания писем, их язык и стиль. Официальным автором и получателем документов является обычно «коллективный субъект», т.е. организация, хотя письмо, как правило, подписывается одним лицом. В деловой переписке используются языковые формулы – стандартные языковые обороты, в большинстве случаев выступающие как юридически значимые компоненты текста (Оплату гарантируем; Наши реквизиты; Наш расчетный счет...).
Лаконичность в деловом документе проявляется в том, что оптимально письмо не должно превышать объема одной-двух страниц. Одновременно документ должен быть достаточно информативен. Недостаточность информации может вынуждать к дополнительным запросам, избыточность – привести к затруднению восприятия сути документа.
Объективность информации предполагает, что деловое письмо отражает реальное состояние дел и дает непредвзятую оценку событий.
Структурированность изложения, или композиция, – это последовательность расположения его составных частей – аспектов. В самостоятельный аспект выделяется каждое речевое действие: просьба, сообщение, жалоба и т.п., так как по каждому аспекту принимается самостоятельное решение. Структура аспекта (ситуативно-оценочной модели) состоит из двух частей: первая часть содержит информацию об имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет предполагаемые, желательные события (просьбы, предложения, требования).
Стандартизация и унификация – одно из обязательных свойств официально-деловой письменной речи, характеризующее все типы деловых бумаг, определяющее строгую закрепленность частей делового письма, его композицию.
Точность и стандартизация официально-делового стиля влекут за собой употребление специальных языковых средств, языковых формул, образующих относительно замкнутую систему официально-деловой речи.
Основные требования, предъявляемые к ОРД. Коммерческая корреспонденция. Типичные ошибки в тексте служебного документа.
Общие функции документа:
• информативная (документ создается для сохранения информации);
• социальная (документ определяется той или иной социальной потребностью и, следовательно, является социально значимым);
• коммуникативная (документ выступает в качестве средства связи между учреждениями либо учреждениями и частными лицами);
• культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции).
Специальные функции документа:
• управленческая (документ представляет собой инструмент управления);
• правовая (документ закрепляет правовые нормы);
• функция исторического источника (документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества)
Приемы унификации языка служебных документов. Унификация – это приведение чего-либо к единообразию, единой системе, форме.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм документов, фиксирующих осуществление однотипных функций.
Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Существуют следующие категории стандартов: государственные (ГОСТ), отраслевые (ОСТ), республиканские (РСТ).
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, более эффективного использования вычислительной техники.
Особенность унификации языка служебных документов заключается в формировании системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения. При этом языковая модель понимается как логическая и синтаксическая конструкция, охватывающая максимальное количество управленческих функций. Языковая модель обычно состоит из двух частей – мотивации действия и собственно речевого действия.
Стандартный аспект композиции деловых писем. Логическая схема расположения информации, стандартные и трафаретные выражения в их текстах. Речевой этикет в деловой корреспонденции.
Типовые тексты и тексты-трафареты. В официально-деловом стиле существуют типовые тексты и тексты-трафареты.
Типовой текст – это текст-стереотип, текст-шаблон, используемый в качестве примера или основы для создания нового документа. Способ создания документа по типовому тексту называется типизацией документов. Этот способ используется для построения текстов аналогичного содержания в аналогичных ситуациях делового общения в государственных учреждениях, на производстве, в торговле и т.п. (например, Устав организации; приказы о назначении на должность, предоставлении отпуска, протокол).
Текст-трафарет – это способ фиксации информации в виде текста с пробелами, которые заполняются переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации (например, бланки справок отдела кадров, бланки текстов контрактов, договоров, командировочных удостоверений и др.). Применение трафаретных бланков существенно сокращает время на их заполнение, т.е. на составление документа. При составлении текстов-трафаретов обязательно соблюдение правила: постоянная информация всегда предшествует переменной. С точки зрения языковых формул «постоянная информация располагается до сказуемого, которое является организующим членом предложения».
Особенности речевого этикета в деловой корреспонденции.
Типичные ошибки деловой речи.
Особенности обиходно-делового подстиля.
Основная характеристика – меньшая стандартизованность, большая свобода формы в зависимости от типа документа.
Специалисты, занимающиеся вопросами документационного обеспечения управления, отмечают, что многообразие современных деловых отношений, увеличение количества нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке, уменьшают возможность использования трафаретных текстов как способа делового общения. Соответственно, возрастает роль владения речевыми средствами воздействия на деловых партнеров, умения не только пользоваться речевыми моделями оформления деловых бумаг, но и составления моделей по аналогии.