2. Значение и сущность информации для процесса принятия управленческого решения
«Информация» (от латинского informatio - разъяснение, изложение); первоначально - сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, и т.д.), а с середины 20 века общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом ...».
В теории управленческих решений под «информацией» понимаются сведения, сообщения, которые содержат элементы новизны для ее получателя и используются в процессе принятия решений.
Информация, призванная обеспечить принятие решений, вносит существенный вклад в решение. Она становится фактором производства и подобно труду, материалам и капиталу создает богатства. В этой своей функции информация является элементом конкурентоспособности, равным по значению умелости менеджмента.
Ценность информации определяется тем, как вы распорядитесь ею. Сама по себе она стоит немного.
С понятием информации связана количественная мера информации.
Объем информации – количественная характеристика, измеряемая с помощью условных единиц информации (биты, слова, сообщения, знаки, буквы, листы и др.). Объем информации используется для определения информационной загруженности органов управления, принятия решений по автоматизации управленческих процедур.
Эффективность принятого решения во многом определяется качеством различных видов информации.
Условно все виды информации, которые используются при принятии решения, можно подразделить на:
- на входящую и исходящую, первичную и вторичную;
- по форме передачи – вербальная (словесная) информация и невербальная;
– по изменчивости времени (стабильности) – условно-постоянная (постоянная) и условно-переменная (переменная). Переменная информация отражает фактические количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности фирмы. Она может меняться для каждого случая, как по назначению, так и по количеству. Например, количество произведенной продукции за смену, еженедельные затраты на доставку сырья, количество исправных станков и т.п. Постоянная (условно-постоянная) информация - это неизменная и многократно используемая в течение длительного периода времени информация. Постоянная информация может быть справочной, нормативной, плановой;
- по функциям управления: плановая, нормативно-справочная, учетная и оперативная (текущая). Плановая информация - о параметрах объекта управления на будущий период. Нормативно-справочная - содержит различные нормативные и справочные данные. Учетная информация - характеризует деятельность фирмы за определенный прошлый период времени. На практике в качестве учетной информации может выступать информация бухгалтерского учета, статистическая информация и информация оперативного учета. Оперативная (текущая) информация - используемая в оперативном управлении и характеризующая производственные процессы в текущий (данный) период времени;
– по способу передачи – спутниковая, электронная, телефонная, письменная и др.;
– по режиму передачи – в регламентируемые сроки, по запросу и принудительно в определенные сроки;
– по назначению – экономическая, техническая, социальная, организационная и др.;
– по стадии жизненного цикла товара – стратегического маркетинга, организационно-технологической подготовки производства и другим стадиям до списания товара;
– по отношению объекта управления к субъекту – между фирмой и внешней средой, между подразделениями внутри фирмы по вертикали и горизонтали, между руководителем и исполнителями, неформальные коммуникации.
К качеству информации предъявляются следующие требования:
актуальность - важность для настоящего времени, злободневность, насущность. Только вовремя полученная информация может быть полезна;
своевременность - означает ее поступление не позже заранее назначенного момента времени, согласованного со временем решения поставленной задачи;
достоверность - гарантия объективности и правдивости представляемых данных;
доступность - представление информации в ясной для понимания и применения форме, чтобы пользователь мог применять ее для принятия решения, не боясь допустить ошибку;
полнота - характеризует качество информации и определяет достаточность данных для принятия решений;
полезность;
объективность – независимость от чьего-либо мнения;
сопоставимость - возможность сравнения показателей с данными по другим фирмам, регионам, государствам;
комплексность;
адресность;
правовая корректность;
многократность использования.
Ценность получаемой информации зависит от точности задачи, так как правильно поставленная задача предопределяет необходимость конкретной информации для принятия решения. Для принятия управленческого решения необходимо знать:
• какая исходная информации необходима для принятия решения;
• в каких информационных документах оформляется решение;
• какими средствами доводится исходная директивная информация до объекта управления, исполнителей;
• какая информация о ходе и результатах выполнения решения должна даваться органу управления с различных участков управляемого объекта;
• кто обязан давать эту информацию, в какое время и при каких условиях;
• каким образом оформляется информация, какими средствами передается, по каким каналам; • кому предназначена информация, в каком объеме и ассортименте она передается для различных звеньев субъекта управления, руководителей различных уровней;
• пути и средства обеспечения своевременного получения и надежности информации, контроля за ее прохождением, проверки достоверности;
• место, методы и технические средства, люди, предназначенные для работы с информацией, получаемой от объекта управления, способы хранения, переработки и использования, кто использует информацию;
• лица, принимающие на основе полученной информации новые решения или корректирующие старые;
• формы директивной или регулирующей информации, периодичность ее передачи, получатели и исполнители, сроки доведения до исполнителей.
Таким образом, информация должна быть целенаправленной и ориентированной на соответствующие уровни управления.