1. Разработка таблиц

Ввод данных

Для ввода информации в заданную ячейку нужно её активировать: установить на нее курсор, щёлкнув мышью по этой ячейке. После этого можно начинать вводить данные. С вводом первого символа включается режим ввода, при этом в строке состояния отображается слово Ввод.

Если информация уже введена в ячейку и нужно лишь отредактировать ранее введенные данные, то можно, дважды щёлкнув мышью на нужной ячейке, или нажав клавишу F2, когда требуемая ячейка выделена, перейти в режим редактирования данных ячейки.

Восстановить первоначальное содержимое ячейки можно нажав клавишу ESC. Восстановление данных и выход из режима ввода осуществляется при щелчке мышью по кнопке “Отмена”, расположенной в строке формул.

При вводе данных, можно столкнуться с необходимостью вставки строки или столбца в таблицу. В Excel это можно выполнить следующим образом. Активируется ячейка столбца, перед которым нужно вставить новый столбец и вызывается команда Вставка | Столбец. Аналогично для вставки строки выполните команду Вставка | Строка.

Помимо столбцов и строк в таблицу можно вставлять и ячейки. Для этого выполните команду Вставка | Ячейки, с указанием направления сдвига остальных ячеек на листе.

Ещё одним приёмом, который используется для ввода данных, является создание прогрессий, т. е. последовательности изменяющихся значений записанных в смежные ячейки. Один из способов создания прогрессии таков. Активируется первая ячейка столбца или строки, куда необходимо записать прогрессию. Затем, при помощи команды Правка | Заполнить | Прогрессия..., вызывается диалог создания прогрессии (см. рис. 2).

Рис. 2. Диалог создания прогрессии

В диалоговом окне Прогрессия параметр Расположение определяет направление заполнения; параметр Тип определяет последовательность значений прогрессии (например: 1, 3, 5, … - арифметическая прогрессия; 2, 4, 8,… - геометрическая прогрессия), при выборе типа заполнения Даты необходимо указать и Единицы изменения дат (по дням, месяцам, годам); параметр Шаг указывает число, на основе которого вычисляется следующее значение ряда; параметр Предельное значение задаёт условие окончания заполнения ячеек.

ПРИМЕР

Необходимо заполнить столбец датами, соответствующими всем понедельникам сентября 2006 года.

Вводим в первую ячейку столбца дату первого понедельника в сентябре. Вызываем команду Правка | Заполнить | Прогрессия..., и заполняем диалог Прогрессия, как показано на рис. 3.

Обратите внимание на значения в полях Шаг и Предельное значение, попытайтесь дать им объяснение самостоятельно.

Рис. 3. Заполнение столбца датами

Форматирование данных

Данные в Excel могут выводиться на экран в различных формах. Понятие формат включает в себя набор атрибутов (свойств), использующихся для представления данных. Например: начертание шрифта; дополнительные символы, выводимые вместе с числом (“%”, “$”, “р.”); количество знаков после запятой в записи вещественного числа и т. п. Получить доступ к атрибутам формата представления информации в выделенных ячейках, можно выполнив команду Формат | Ячейки.

В диалоговом окне Формат ячейки все атрибуты размещены на нескольких вкладках. Форматы представления данных собраны на вкладке Число. Она разделена на две части: справа расположен список с числовыми форматами, слева – инструменты для настройки выбранного формата. На рис. 4 представлены параметры основных числовых форматов: рис. 4.a – денежный формат, он позволяет задавать знак валюты, количество десятичных знаков и представление отрицательных значений; рис. 4.b – формат даты; рис. 4.с – раздел все форматы, позволяет задавать формат при помощи специального языка (например, такая строка 0%;[Красный] -0% задаёт формат целых чисел с добавлением символа “%”, а отрицательные значения будут отображаться красным цветом); рис. 4.d – дробный формат представления чисел.

аюююююю.

b.

с

d

Рис. 4. Левая часть вкладки Вид окна Формат ячейки

Любая последовательность введенных в ячейку символов, которая не может быть интерпретирована как число, формула, дата, время, логическое значение или значение ошибки, интерпретируется как текст.

Для форматирования расположения текста в ячейке используется вкладка Выравнивание (рис. 5). Здесь можно установить параметры выравнивания и направления текста в ячейке. Здесь же имеется несколько переключателей. В таблице 1 представлен вид текста в ячейке при включении одного из переключателей.

Таблица 1

Переключатель	Выключено	Включено
переносить по словам
автоподбор ширины
объединение ячеек

Возможны и некоторые комбинации включенных переключателей. Как выглядит ячейка, при комбинировании включения переключателей отображения, предлагаем установить самостоятельно.

Рис. 5. Вкладка Выравнивание диалога Формат ячеек

Для изменения вида границы ячейки используется вкладка Граница или, для быстрого доступа к этой функции, кнопка с выбором на панели инструментов (рис. 6).

С помощью вкладки Шрифт можно задать цвет, размер, начертание текста в ячейке. Для задания цвета или способа заливки ячейки используется вкладка Вид. Установить или снять защиту с ячейки можно используя вкладку Защита.

Рис. 6. Вкладка Граница диалога Формат ячеек

Форматировать ячейки удобнее не по одной, а группами (блоками). Для выделения прямоугольного блока необходимо нажать левую кнопку мыши, переместить указатель и отпустить кнопку, когда будет выделено нужное количество ячеек. Выделить несколько несмежных ячеек и прямоугольных блоков можно удерживая клавишу Ctrl на клавиатуре: если при выделении новых ячеек нажата клавиша Ctrl,выделение с ранее помеченных ячеек не снимается.

Используя диалоговое окно Формат ячеек можно создавать таблицы любой сложности.

Пример заполнения и форматирования таблицы

Разработаем лист учёта поступающих товаров на торговое предприятие. Лист будет разделён на несколько частей: H1:I4 –розничные цены на отвары, А6:I11 – ведомость поступления товаров.

Заполним таблицы данными, затем приступим к форматированию ячеек. Алгоритм настройки разных частей таблицы одинаков: выделяем форматируемые ячейки; вызываем диалог Формат ячеек; задаём в нём необходимые атрибуты, расположенные на соответствующих вкладках.

Вначале выделим все ячейки листа и установим для них параметр переносить по словам (вкладка Выравнивание) и единые параметры шрифта, на вкладке Шрифт.

Для ячеек B1:C1 установим режим объединение ячеек (вкладка Выравнивание) и зададим подчеркнутый курсивный шрифт. В ячейке D1 установим серую заливку (вкладка Вид) и белый цвет шрифта (вкладка Шрифт). Для ячеек Н2:I4 установим двойные границы (вкладка Граница).

Заголовки обеих таблиц будут оформлены в едином стиле: полужирный шрифт (вкладка Шрифт), горизонтальное и вертикальное выравнивание по центру (вкладка Выравнивание) и границы двойной линией вокруг каждой ячейки.

Рис. 7. Лист учёта поступающих товаров на торговое предприятие

Столбцы I1:I4 и E7:E11 будут содержать денежную величину в долларах. Для этих ячеек на вкладке Число выберем денежный формат с двумя знаками после запятой и символом обозначения валюты “$”. И, наконец, установим светло-серую заливку чётных строк таблицы (вкладка Вид).