Форматирование данных

Составляя документ для презентации или доклада, важно разместить в нём информацию с максимальной наглядностью, тогда она станет более доступной и выразительной. Оформление деловых документов следует выполнять в едином стиле. С помощью команды Автоформат, кнопкиФорматпообразцуи кнопок панели инструментовФорматированиеВы можете быстро и профессионально оформлять документы. В этом уроке Вы научитесь пользоваться командойАвтоформат, копировать выбранный формат в другие области рабочего листа или в другие листы рабочей книги, а также узнаете, как с помощью кнопок панели инструментовФорматированиеизменять отдельные элементы формата: шрифт, фон и обрамление ячеек, способ отображения чисел и т.д.

Автоматическое форматирование данных

Готовясь показать свои документы кому-либо, Вы хотите, чтобы они были понятными и выглядели профессионально. В этом Вам поможет команда Автоформатиз меню Формат, которая позволяет выбирать из стандартной таблицы форматов подходящие заголовки, отступления, цвета шрифтов и другие параметры. С помощью командыАвтоформатможно задать единый формат для всей рабочей книги.

Чтобы включить режим автоматического форматирования, нужно сначала выделить ячейку, принадлежащую форматируемому диапазону, а затем в меню Формат выбрать команду Автоформат.MicrosoftExcelпредлагает16различных вариантов формата таблиц, включая форматы для финансовых данных, учётных сведений, списков, а также цветные и трёхмерные форматы.

Выбрать отдельные элементы форматирования команды Автоформатможно с помощью кнопкиПараметры. Эта кнопка позволяет включать и выключать изменение отдельных элементов формата, таких как шрифт, отступления, выравнивание и размеры ячеек Вашей таблицы. По умолчанию форматирование производится по всем элементам формата.

При автоматическом форматировании Вы, возможно, не сразу получите нужный Вам формат блока ячеек. Далее в этом уроке Вы познакомитесь с дополнительными приёмами форматирования, позволяющими достигать желаемого результата.

Примечание. ВMicrosoftExcelсуществует несколько табличных шаблонов, таких как счета, сметы, календари, использующие как формулы, так и элементы форматирования. Чтобы создать новый рабочий лист по шаблону, выберите в меню Файл команду Создать, выберите вкладку Решения и дважды щёлкните на нужном шаблоне.

Отформатируйте данные с помощью команды Автоформат

В этом и следующем упражнениях Вы выделите диапазоны ячеек и примените к ним различные варианты форматов с помощью команды Автоформат.

1. На листе Бюджет1997выделите ячейку внутри блока ячеекС6:D8.

2. В меню Формат выберите команду Автоформат. Откроется диалоговое окноАвтоформат.

3. В окне Списокформатоввыделите строкуЦветной2и щёлкните на кнопке ОК. теперь данные выделенного блока оформлены в форматеЦветной2.

Измените параметры Автоформат

1. Выделите блок ячеек С10:J21.

2. В меню Форматвыберите командуАвтоформат. Откроется диалогАвтоформат.

3. В окне СписокформатоввыделитеКлассический3и щёлкните на кнопкеПараметры. В диалоговом окнеАвтоформатпоявятся параметры форматирования.

4. В группе Изменитьщёлкните на флажкахФорматчиселиШиринуиВысоту.

Удалив флажки из этих окошек, Вы отключите соответствующие элементы команды Автоформат. В результате форматы чисел, а также ширина столбцов и высота строк, останутся неизменными. КомандаАвтоформатизменяет такие элементы формата, как запись чисел, ширина столбцов, высота строк, шрифт, цвет и рамки, если только Вы сами не удалите флажки этих опций.

5. Щёлкните на кнопке ОК. ДиалогАвтоформатзакрывается.