2. Основные функции менеджмента.

2.1. Планирование. Цель и стратегия.

В процессе развития общества появляются новые потребности (в товарах, услугах и пр.) для их удовлетворения возникают разные организации, в которых необходимо согласовать совместную деятельность их работников. Возникают горизонтальное и вертикальное разделение труда. В процессе разделения труда управление выделяется в особый вид деятельности. Это внутренняя причина возникновения управления.

Управление - особый вид человеческой деятельности, превращающий неорганизованную толпу в эффективную, целенаправленную и производительную группу.

Другая причина, требующая управленческой деятельности, связана с внешней средой. Управленческая деятельность должна обеспечивать связь организации с внешней средой. Это внешняя причина обособления управленческой деятельности.

В содержании управленческой деятельности в разных организациях есть общие черты и особенности.

Общие черты в том, что управленческая деятельность есть в любой организации, обусловлена внутренней и внешней причинами, а также, в зависимости от размера организации, может представлять собой многоуровневую систему. Кроме того, любая управленческая деятельность имеет узкую направленность (управление производством, управление персоналом в офисе, управление финансами и пр.).

Особенности управленческой деятельности связаны со спецификой каждой организации и определяются ситуационным подходом.

Функции управления определяются решаемыми задачами. Наиболее общий перечень этих задач:

- выбор и обоснование целей организации (набор целей, приоритеты и пр.);

- постановка задач, которые надо решить для достижения поставленных целей;

- определение необходимых ресурсов;

- построение структуры организации, вытекающей из системы целей;

- мотивация групп и конкретных работников выполнения порученные работы в конкретные сроки;

- регулирование и контроль над решением поставленных задач.

Разные исследователи по-разному очерчивают круг функций менеджмента, но большинство сходится на том, что к основным функциям управления относится: планирование, организация, мотивация, контроль.

Все функции управления взаимосвязаны и образуют систему. Действительно, для того, чтобы разработать стратегию предприятия, необходимо спрогнозировать его развитие, при этом важную роль играет анализ выполнения плана в предшествующем периоде, выполненный на основе информации, полученной в результате контроля. Кроме того, мотивация исполнителей требует определенных ресурсов, которые должны быть предусмотрены на этапе планирования и т.п.

Функция управления образует единый процесс управленческой деятельности. Выполнением основных функций занят весь аппарат управления, однако решающее значение имеет деятельность руководителя, который выполняет в процессе работы различные роли. Эти роли взаимосвязаны (рис.2.1.).

Процесс стратегического планирования является инструментом, помогающим принятию управленческих решений.

В рамках стратегического планирования имеется четыре вида управленческой деятельности: распределение ресурсов, адаптация к внешней среде, внутренняя координация и организационное предвидение.

Стратегия (от греч. Strategos “искусство генерала”, или “искусство управления войсками в бою”) - детальный всесторонний комплексный план, предназначенный для того, чтобы обеспечить осуществления миссии организации и достижение ее целей.

Особенности стратегического плана:

- разрабатывается с точки зрения перспектив всей компании;

- основывается на обширных исследованиях и фактических данных;

- придает фирме индивидуальность и позволяет привлекать определенные категории работников;

- является целостным в течение определенного промежутка времени и в тоже время гибким (содержит возможность модификации и переориентации).

Предприниматель				Ведущий
		Область		переговоры
		принятия
Распределитель		решений		устранитель
ресурсов				нарушений
		Роли
Подчиненный		руководителя		Получатель
				информации
Область межличностных отношений			информационная среда

руководитель

лидер

представитель организации

Распределитель информации

Рис. 2.1. Роли руководителя.

Первым и самым существенным шагом при планировании является выбор целей организации.

Под целью понимается идеальное или желательное состояние объекта управления, в данном случае организации. Наличие цели обеспечивает организации стабильность, равновесие, единство действий участников. Следует, однако, различать цели организации и цели управления ею. Достижение целей должно быть полезно организации и окружающим, иначе связанные с ним огромные затраты окажутся напрасными.

Вопрос о цели организации далеко не так прост, как может показаться на первый взгляд. Великий мыслитель древности Аристотель писал в свое время, что “так как действий, искусств и наук много, много возникает и целей”. У врачевания - это здоровье, у судостроения - судно, у военоначалия - победа, у хозяйствования - богатство. Остановимся на последнем.

Во-первых, наряду с коммерческими появились некоммерческие организации, например благотворительные фонды, деятельность которых, однако, создает хорошую рекламу коммерческим.

Во-вторых, сегодня в большинстве крупных организаций у власти стоят не собственники, а наемные управляющие; эти лица имеют свои цели, которые далеко не всегда непосредственно связаны только обогащением.

В-третьих, наконец, сама прибыль сегодня в большей мере зависит не столько от умения продать созданный товар, сколько от способности произвести то, что нужно в данный момент людям, пользуется спросом, удовлетворяет общественные потребности. Кто справляется с такой задачей лучше других, может рассчитывать и на большую прибыль. Последняя поэтому в качестве непосредственной цели коммерческих организаций фигурирует сегодня все реже.

“Тот, кто наилучшим образом служит обществу, выгадывает больше всех”. Эти слова крупнейшего японского предпринимателя и теоретика бизнеса К.Татенси являются основополагающей идеей, на которой в современных условиях основывается на формулировке цели коммерческой организации.

Однако, отметим, что цели организации формируются теми, кто распоряжается ключевыми ресурсами в соответствии со своей системой ценностей.

Основная общая цель организации - четко выраженная причина ее существования - обозначается как ее миссия.

Миссиясоздает у окружающих представление об организации, ее философии, предназначении, социальной ответственности перед обществом и своими работниками, предпочтениях, ценностях, верованиях, принципах, культуре, морально-психологическом климате, наиболее привлекательных сферах деятельности, обеспечивает гармонию взаимодействия организации с внутренней и внешней средой, помогает определить позиции и интересы в отношении разных социальных групп.

Миссия отражает также задачи фирмы в области производства товаров и услуг; завоевание рынков, внедрения новых технологий, обеспечения устойчивости, конкурентоспособности, прибыльности, экономического роста, создает основу для формулировки конкретных целей - общих и специфических, выработки стратегии, распределения ресурсов на различных организационных уровнях, ориентирует текущую деятельность управляющих.

На формулировку миссии влияют такие факторы, как исторические традиции, конкурентные преимущества, существующий потенциал организации, угрозы, мнение заинтересованных лиц, взгляды высшего руководства.

В известной японской компании “Мацусита” в состав миссии входят следующие моменты: рост благодаря взаимной выгоде для фирмы и потребителей; получение прибыли путем служения обществу; честная конкуренция на рынке; взаимная выгода для фирмы, поставщиков и партнеров; участие в управлении всех работников.

Миссия детализирует статус фирмы и обеспечивает направление и ориентиры для определения целей и стратегий на различных организационных уровнях.

Поскольку организация является открытой системой, то она может выжить, только если будет выбирать в качестве своей основной цели-миссии, удовлетворение какой-либо потребности внешней Среды.

На основе общей миссии организации формируются и устанавливаются обще фирменные цели. Они должны быть:

- конкретными и измеримыми;

- ориентированы во времени (то есть когда должен быть достигнут результат);

- быть достижимыми (должны соответствовать возможностям организации и ее ресурсам);

- быть взаимно поддерживающими (то есть действия и решения, необходимые для достижения одной цели, не должны мешать достижению других целей).

После установления миссии и целей происходит изучение внешней Среды, как диагностический этап стратегического планирования. Она оценивается по следующим параметрам: изменениям, которые воздействуют на разные аспекты текущей стратегии; факторам представляющим возможную угрозу организации; факторам предоставляющим наилучшие возможности для достижения целей организации.

Следующим этапом стратегического планирования является детальный анализ внутренних возможностей организации, ее сильных и слабых сторон. Наконец, на последнем этапе выбирается стратегия, которой должна следовать организация.

Различают четыре стратегических альтернативы, стоящих перед организацией.

1. Стратегия ограниченного роста. Характеризуется установлением целей от достигнутого. Применяется в зрелых отраслях промышленности со статичной технологией. Это самый легкий, наиболее удобный и наименее рискованный способ действия. (Наиболее часто выбираемая стратегия).

2. Стратегия роста. Осуществляется путем значительного ежегодного повышения уровня краткосрочных и долгосрочных целей над уровнем показателей предыдущего периода. Применяется в динамично развивающихся отраслях с быстро меняющимися технологиями. Рост может быть внутренним и внешним. Внутренний - путем расширения ассортимента товаров, услуг и пр. Внешний - путем объединения с другими фирмами и т.п. (стратегия также выбирается достаточно часто).

3. Стратегия сокращения (еще называется “стратегией последнего средства”). Уровень преследуемых целей устанавливается ниже достигнутого предела. Выбирается для кардинального, качественного изменения деятельности фирмы. Подразделяется на несколько типов: ликвидацию, отсечение лишнего, сокращения и переориентацию. (Выбирается реже всего).

4. Стратегия сочетания. Представляет объединение любых трех вышеупомянутых стратегий.

Планирование реализации стратегии.После стратегического планирования наступает реализация выбранной стратегии. Здесь выделяются следующие основные этапы.

Тактика.Тактикой называется краткосрочные планы, которые согласуются с долгосрочными планами и детализируют их.

Политика - представляет собой общее руководство для действий и принятия решений, которое облегчает достижение целей.

Процедуры.Для руководства управленческими действиями одной политики часто бывает недостаточно. В этом случае руководство разрабатывает процедуры. Процедура описывает действия, которые следует предпринять в конкретной ситуации.

Правила. Правило определяет содержание действий в конкретной ситуации. Правила отличаются от процедур тем, что они рассчитаны на конкретный и ограниченный вопрос. Процедуры рассчитаны на ситуации, в которых имеет место исследовательность нескольких связанных между собой действий.

Одной из основных задач планирования является, возможно, более эффективное распределение ресурсов. Для решения вопроса о наличии ресурсов, используют такой инструмент планирования как бюджет.

Бюджет - метод распределения ресурсов, охарактеризованных в количественной форме, для достижения целей, также выраженных в количественной форме. Составление бюджета состоит из четырех основных этапов:

1. Объявление высшим руководством общих целей фирмы;

2. Подготовка отделами или подразделениями оперативных планов и смет;

3. Анализ и проверка предложений по бюджету, и корректировка подразделениями своих предложений; распределение руководством ресурсов внутри организаций;

4. Подготовка итогового бюджета с постатейным учетом ресурсов и использованием фондов.

Управление по целям (результатам).Составление целевых моделей, начальный этап процесса управления по целям - концепции, широко используемой современным менеджментом (на Западе носит название МВО - managment by objectivies). Менеджмент как целостная система управления должен ориентироваться на достижение всей совокупности целей и задач, стоящей перед организацией. Поэтому каждый руководитель должен иметь четкое представление о своих целях, в рамках возложенных на него обязанностей. Процесс доведения до каждого менеджера организации целей и задач, стоящих перед ним, а также контроль за их выполнением называется управление по целям. Этот процесс состоит из следующих этапов:

1. Выработка целей. Этот этап нами рассматривался ранее.

2. Планирование действий. На этом этапе рассматриваются практические возможности достижения целей, возможные проблемы и препятствия, облегчение поиска эффективных путей достижения целей, возможные проблемы и препятствия, облегчение поиска эффективных путей достижения целей и т.д.

3. Системный контроль, измерение и оценка работы и результатов;

4. Корректировка результатов работы, если это необходимо.