1.4. Элементы организации и процесса управления.
Под организацией понимается устойчивая группа лиц, взаимодействующих друг с другом с помощью материальных, экономических, правовых и других условий ради решения имеющихся проблем или достижения поставленных целей.
Чтобы считаться организацией, трудовое формирование должно отвечать следующим обязательным требованиям (рис. 1.1.).
|
|
Организация |
|
|
Наличие не менее 2-х человек в группе |
|
Единство цели |
|
Совместный труд |
|
|
Формальные организации |
|
Неформальные организации |
Рис. 1.1. Элементы организации.
наличие не менее двух людей, которые считают себя частью этой группы;
наличие, по крайней мере, одной общественно полезной цели (то есть желаемого конечного результата или состояния), которую принимают как общую все члены данной группы;
наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех целей.
Таким образом, организация – эта группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.
Жизненный цикл организации имеет пять основных фаз развития организации:
Фаза 1 – рождение организации;
Фаза 2 – детство и юность;
Фаза 3 – зрелость;
Фаза 4 – старение организации;
Фаза 5 – возрождение организации.
Все организации отличаются друг от друга по различным аспектам: функциям, методам и принципам управления, сложности операций и процедур и т.п. Вместе с тем они имеют общие для всех организаций характеристики (рис.1.2.).
Внешняя среда– элементы хозяйственной системы, которые влияют на организацию, но не относятся к ее внутренним переменным. Характеристики внешней среды: сложность, динамизм, неопределенность.
Сложность внешней среды в большом количестве факторов влияния: технических, социальных (нормы, ценности и пр.), организационных (структуры, хозяйственные связи), экономических, правовых и пр.
|
|
|
|
Характеристики организации |
|
|
|
|
| |||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ресурсы |
|
Разделение труда |
|
Зависимость от внешней среды |
|
|
подразделения | ||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
вертикальное |
|
горизонтальное |
|
Необходимость управления |
| ||||||
Рис.1.2. Общие характеристики организации.
По характеру среда бывает прямого и косвенного воздействия. Среда прямого воздействия – постановщики, потребители и конкуренты, а также организации, прямо влияющие на деятельность организации. К среде косвенного воздействия относятся факторы внешней среды, которые влияют непосредственно и которые учитываются при разработке стратегии организации. Это общеэкономическая ситуация, уровень безработицы, уровень инфляции и т.п.
Поставщики обеспечивают потребности организации в различных ресурсах. Основные виды ресурсов: материальные, трудовые, финансовые, информационные.
Потребители приобретают производственные товары или услуги. В зависимости от объема спроса различают мелких и крупных потребителей.
Государственные и муниципальные органы осуществляют свое воздействие через законодательство. По характеру выполняемых ими функций могут быть условно разделены на контролирующие и регулирующие. Это налоговые органы, органы статистического учета и т.п.
Состояние экономики как фактора среды косвенного воздействия включает в себя ряд характеристик:
самые общие характеристики экономической системы – численность населения, наличие и использование ресурсов, тип государственного устройства, денежная система и т.п.
анализ общих условий предпринимательства: характеристики экономической стабильности, инвестиционный климат, формы и масштабы рыночного регулирования и пр.
конкретные состояния, стадия развития экономики, включая оценку экономической конъюнктуры, уровня и темпов инфляции, фазы экономического цикла.
Внутренние переменные– основные характеристики внутреннего устройства организации. К ним относятся цели организации, организационная структура, задачи, технологии, люди (трудовые ресурсы, штатные сотрудники).
Цель организации– это конечные состояния или желаемый результат, которого стремиться добиться трудовой коллектив. Организация может иметь несколько целей. Достижение цели осуществляется в системе ограничений. Есть ограничения внутренние (связанные с ресурсами организации) и внешние (определяемые факторами внешней среды). На каждом уровне организации имеется своя иерархия целей. Высший уровень – цель всей организации, затем – цель подразделений и отдельных работников.
Структура организации– это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достичь цели организации. Функциональная область – перечень работ, выполняемых подразделением организации.
Формирование структуры осуществляется на основе горизонтального и вертикального разделения труда. Главной целью разделения труда является специализация работников на выполнение отдельных видов работ, операций, процедур. От того, насколько полно и глубоко учтена квалификация работников, будет зависеть эффективность труда, личный трудовой вклад исполнителей.
Горизонтальное разделение труда – это разделение всей работы на составляющие компоненты. Как правило, это разделение происходит по функциональному, товарно-отраслевому и квалификационному признакам.
Вертикальное разделение труда.В данном случае на первый план выступает обособление функции управления, суть которой состоит в целенаправленном координировании и интегрировании деятельности всех элементов организации. Кто-то должен взять на себя обязанности капитана с тем, чтобы определять круг обязанностей подчиненных, планировать, организовывать, координировать и контролировать все структуры и звенья организации. В такой работе всегда присутствуют два момента: интеллектуальный (подготовка и принятие решений) и волевой (проведение их в жизнь).
В основном вертикальное разделение труда осуществляется по следующим направлениям:
1. Общее руководство.
2. Технологическое руководство.
3. Экономическое руководство.
4. Оперативное управление.
5. Управление персоналом.
Считается, что эффективность работы в организации определяется степенью и уровнем развития вертикального разделения труда, то есть качеством управления. В широком понимании управление - это процесс планирования, необходимый для того, чтобы сформировать и достичь целей организации.
Выделим специфические особенности управленческого труда:
1. Умственный труд работников аппарата управления, состоящий из трех видов деятельности: организационно-административная и воспитательная работа, аналитическая и конструктивная работы, информационно-техническая работа.
2. Участие в создании материальных благ не прямо, а косвенно.
3. Предмет труда - информация.
4. Средства труда - организационная и вычислительная техника.
5. Результат труда - управленческое решение.
В процессе управления функционально выделяются: руководители, специалисты, вспомогательный персонал.
Вертикальное развертывание разделения труда образует уровни управления (рис. 1.3.).
высший уровень управления организацией - председатель совета директоров (наблюдательный совет) президент, вице-президент, правление. Средний уровень управления - обеспечивает реализацию принятых решений. Низший уровень управления - мастера, бригадиры, контролеры и другие администраторы.
Одна и та же структура организации может быть и объектом и субъектом управления.
Задача - это предписанная работа или ее часть (операции, процедуры), которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. Должностные обязанности включают решения ряда задач, выполнение совокупности работ. Задачи можно классифицировать по целому ряду признаков. Например: по объекту задачи подразделяются на: работу с людьми; работу с предприятиями; работу с информацией.
|
Институционный уровень |
Управление высшего звена |
|
управленческий уровень |
Управление среднего звена |
|
Технический уровень |
Управление низового звена |
Рис. 1.3. Уровни управления.
По повторяемости задачи можно распределить на неповторяющиеся, эпизодически повторяющиеся, одноразовые задачи и пр.
По мере углубления разделение труда происходит рост многообразия решаемых задач, усиление их взаимосвязи.
Технология- это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации и людях. Основными этапами развития технологий являются:
1. Стандартизация и механизация (причем как в производстве, так и в конторской деятельности).
2. Конвейерные сборочные линии (вначале перемещение работников, затем изделия). Особенности - узкая специализация работников, снижение требуемой квалификации, монотонность работы. Как следствие - снижение производительности и нехватка рабочих (несмотря на высокий уровень оплаты).
3. Предметно-замкнутые участки. Результатом деятельности на таком участке - готовый узел или все изделие. Особенность - смена рабочих мест для ослабления влияния монотонности.
4. Автоматизация (компьютеризация). Замена монотонных работ роботами и автоматизированными линиями. Последние достижения - технологии САД-САМ (computer aidded desigh - computer aidded manufacturing).
Классифицировать технологии достаточно сложно. Если брать производственную сферу то их подразделяют на единичные (мелкосерийные), массовые и непрерывные. По другому критерию технологии можно разделить на многозвенные (сборка), посреднические (купля-продажа), интенсивные (редактирование текста, монтаж фильма). Такая классификация больше соответствует непроизводственной сфере.
Люди (трудовые ресурсы)- наиболее значимый элемент внутренней Среды организации. В процессе взаимодействия работника и его внешней Среды формируется шаблон поведения; задача организации - создавать и поддерживать условия, которые бы обеспечивали желательный тип поведения ее членов, стимулировали формирование необходимых качеств.
Важнейшие элементы рабочей Среды - группы и лидерство.
Спонтанно возникающие или организованные группы характеризуются разделяемыми ее членами жизненными установками, ценностями и ожидаемыми, относительно нормы поведения. По влиянию на цели организации различают нормы помогающие или мешающие достижению этих целей.
Лидерство - это средство, позволяющее руководителю влиять на поведение и действия людей. Эффективность влияния зависит от:
- характеристик руководителя или лидера;
- характеристик работников;
- конкретной ситуации.
Рассмотренные характеристики и понятия относятся к формальной организации. Вместе с тем в каждом трудовом коллективе существуют и неформальные (неофициальные) отношения между членами коллектива, то есть можно говорить о существовании неформальной организации.
Группы людей, созданные по воле руководства для достижения целей организации, называются формальными группами.
Стихийно образовавшаяся группа людей, вступивших в регулярное взаимодействие для достижения определенных целей (цели), признается неформальной группой (организацией).
Влияние неформальной группы на дело формальной организации может быть весьма существенным. Задача менеджера состоит в том, чтобы минимизировать влияние этих групп и направлять в нужное русло их власть. Базисом неформальной организации является взаимодействие людей. Эта организация может работать на вас или против вас. Как заставить ее работать на вас?
Во-первых, менеджер должен согласиться и принять тот факт, что неформальная организация существует.
Во-вторых, нужно попытаться понять, насколько неформальная организация может быть ценной, чтобы помочь менеджеру достичь своих целей.
В-третьих, выявить неформальных лидеров и управлять ими.
В-четвертых, необходимо попытаться объединить цели неформальной и формальной организации.
В-пятых, менеджер должен понять и согласиться с тем, что вне зависимости оттого, что он делает, неформальные организации продолжают существовать.
Причины, побуждающие вступить людей в неформальные отношения, можно сгруппировать следующим образом:
1. Чувство принадлежности.
2. Взаимопомощь.
3. Защита.
4. Симпатия.
Признаки, характеризующие неформальные организации:
1. Социальный контроль;
2. Сопротивление переменам;
3. Неформальные лидеры.
Существование неформальных групп в организации - вполне нормальное явление. Такие группы чаще всего укрепляют трудовой коллектив, и формальный руководитель организации должен их поддерживать.