МОСКОВСКИЙ ГОРОДСКОЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ

ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКВЫ

ФАКУЛЬТЕТ ЭКОНОМИКИ

Кафедра информатики и информационных систем

Направление «Информационные системы»

Форма обучения очная

Реферат

по учебной дисциплине

«Современные офисные технологии»

на тему: «Разработка приходно-расходной книги на основе электронных таблиц MS Excel»

2011

СОДЕРЖАНИЕ.

Введение

1. Постановка задачи

2. Создание электронных таблиц

ВВЕДЕНИЕ

Современные технологии обработки информации часто приводят к тому, что возникает необходимость представления данных в виде таблиц. Поэтому я считаю, что на сегодняшний день тема моего реферата является актуальной.

Microsoft Excel – программа, предназначенная для организации данных в таблице для документирования и графического представления информации.

В настоящее время электронные таблицы широко используются, они являются эффективным средством представления структур данных и манипулирования ими. На базе этих таблиц создаются формы для ввода и вывода информации.

Целью моей работы является систематизация знаний по приложению Microsoft Excel и разработка собственных электронных таблиц и форм для успешного усвоения всех функций и возможностей вышеуказанного приложения.

Передо мной стояла задача разработки приходно-расходной книги для ввода и вывода информации на основании электронных таблиц.

Для табличных расчетов использовались относительно простые формулы, по которым производились вычисления. Также мы использовали Visual Basic Application для работы с формами.

Реферат представляет собой последовательность создания электронных таблиц, форм, а также наглядно показывает работу с ними.

1. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

Задачей реферата было создать систему фиксации прихода и расхода четырёх видов товара, разработать формы для ввода информации приходной и расходной частей книги. Помимо полей ввода в форме должна отображаться текущая информация количества остатка, суммы остатка и средне складской цены. В зависимости от типа товара, с помощью формы, должны осуществляться операции учёта (прихода) и отпуска (расхода) товара для каждого типа отдельно.

Вычисления для приходно-расходных книг должны осуществляться в таблицах Excel, содержащих данные о курсе доллара, цене товара, количестве и сумме прихода, расхода и остатка, средней складской цены.

1. Информация о курсе доллара, цене товара, количестве прихода и расхода должна вводиться в ячейки самостоятельно. В остальных ячейках содержатся значения, вычисляемые по формулам.

2. Цена в рублях вычисляется формуле, как произведение курса доллара на цену в долларах, с учётом курса доллара и цены товара в долларах, и не вычисляется , если исходные данные не введены.

3. Средне складская цена товара рассчитывается как частное от деления суммы сумм прихода и остатка на сумму количества прихода и остатка.

4. Расход (отпуск товара) осуществляется по предыдущей средне складской цене.

5. После введения в поле «расход» количества товара, равное количеству остатка, вычисляемые поля должны обнуляться.

6. Все формулы должны учитывать наличие или отсутствие вводимых данных в соответствующие столбцы и строки таблицы.

Информационные системы ориентированы на хранение и просмотр постоянно существующей информации. В нашем случае нужно создать такую систему которая удовлетворяла следующим свойствам:

1. Содержать для каждого отдельного товара его личную базу данных.

2. Поддерживать процедуру добавления в базу новых записей прихода и расхода товара.

3. Поддерживала переход в режим просмотра информации об определенном товаре, возврат на предыдущую форму и перевыбор типа операции и товара.

2. Создание электронных таблиц

Задача: создание электронных таблиц приходно-расходной книги.

1. Создаем три одинаковые таблицы для каждого вида товара.

В графу Курс$, Цена$, Приход(кол-во), Расход(кол-во) значения вводятся в ручную. Значения остальных ячеек вычисляются с помощью формул:

1. Цена, руб. = Курс $*Цена$

Приход (сумма) = Цена, руб.*Количество (при условии, что ячейка Цена, руб. не пустая

Расход (сумма) – Средн. скл. цена*Количество (при условии, что ячейка Количество не пустая); Остаток (количество) – Кол-во (приход)-Кол-во (расход); Остаток (сумма) – предыдущее значение Остаток (сумма) + текущее значение Приход (сумма). Графа Номер рассчитывается по формуле: если ячейка Курс $ заполнена, то в графе № вписывается предыдущее значение + 1.

8