- •1.Управление финансами государственного учреждения
- •1.1 Основные цели и задачи финансовой службы.
- •1.2 Организационно-правовые основы функционирования государственных учреждений
- •1.3 Управление финансами в бюджетных учреждениях
- •1.4 Анализ системы управления финансами
- •1.5 Основы исполнения бюджета учреждения
- •2. Виды контроля и движения финансов
- •2.1 Виды и условия выплат заработной платы.
- •2.3 Материально-техническое обеспечение учреждения
- •2.4 Казначейство в контроле финансов учреждения
2.3 Материально-техническое обеспечение учреждения
Под материально-техническим обеспечением системы МЧС России понимается комплекс мероприятий по оснащению и обеспечению региональных центров МЧС России и главных управлений МЧС России (далее – территориальные органы МЧС России), а также учреждений МЧС России вооружением, военной и специальной техникой (далее – ВВСТ), горючим и смазочными материалами (далее – ГСМ), продовольствием, вещевым имуществом, табельными техническими средствами служб тыла и по поддержанию материально-технической базы ВВСТ, запасов материальных средств и технических средств служб тыла в состоянии, обеспечивающем постоянную готовность к выполнению ими задач по предназначению.8
Основными задачами материального обеспечения системы МЧС России являются:
- планирование и осуществление работы объектов материально-технической базы;
- своевременное определение потребности, истребование материальных и денежных средств, получение, учет и хранение всех видов материальных средств, их распределение, выдачу (отправку, передачу) по назначению, доведение установленных норм, обеспечение правильного и экономного расходования и ведение отчетности;
- организация накопления, хранения, освежения, учета, использования и восполнения резерва материальных ресурсов на предупреждение, ликвидацию чрезвычайных ситуаций и оказание помощи пострадавшему населению Российской Федерации и иностранных государств;
- координация деятельности органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления в области создания системы материальных ресурсов для ликвидации чрезвычайной ситуации природного и техногенного характера и в целях гражданской обороны;
- подвоз материальных средств различными видами транспорта;
- банно-прачечное обслуживание личного состава МЧС России;
- правильная эксплуатация, сбережение, своевременное техническое обслуживание, ремонт технических и материальных средств;
- создание условий для организации и проведения боевой (профессиональной) подготовки, воспитательной работы и других мероприятий повседневной деятельности;
- правильная эксплуатация зданий, коммунальных сооружений и других объектов материально-технической базы;
- передача по назначению установленным порядком зданий, коммунальных сооружений, земельных участков, различного оборудования, инвентаря и имущества;
- изучение положения дел, выявление внутренних и внешних факторов, оказывающих влияние на внутреннее хозяйство;
- выявление нарушений в организации материально-технического обеспечения, оперативное принятие мер по их устранению;
Проведение мероприятий по материальному обеспечению системы МЧС России может осуществляться через соответствующие службы (вещевую, продовольственную, горючего), создаваемые как на штатной, так и на нештатной основе.
В учреждения МЧС России по обеспечению отдельных мероприятий могут разрабатываться:
а) по службе горючего и смазочных материалов:
квартальный план распределения лимита расхода горючего по группам эксплуатации военной техники и месяцам;
план проведения инвентаризации по службе горючего и смазочных материалов;
план освежения запасов ГСМ;
б) по продовольственной службе:
план подготовки материальной базы;
план освежения запасов продовольствия;
план проведения инвентаризации по продовольственной службе;
программа производственного контроля;
план специальной (профессиональной) подготовки младших специалистов службы;
план контроля за наличием, качественных состоянием и сбережением материальных средств службы;
в) по вещевой службе:
план мероприятий по сезонной смене вещевого имущества;
план освежения запасов вещевого имущества;
план проведения инвентаризации по вещевой службе.
Бухгалтерский, оперативный и статистический учёт техники и имущества ведется во всех территориальных органах МЧС России и учреждениях МЧС России в установленном порядке. Учёт наличия и движения техники в учреждениях МЧС России ведётся в «Книге учёта техники».
Основным документом, удостоверяющим гарантированную заводом-изготовителем (ремонтным предприятием) техническую характеристику изделия, принадлежность её данному территориальному органу МЧС России, учреждению МЧС России, отражающим комплектность, техническое состояние изделия и содержащий сведения по её эксплуатации и ремонту является паспорт (формуляр). Паспорт (формуляр) выдаётся на каждую единицу техники.
Не требуют переоформления паспорта (формуляры) техники, выданные до вступления в силу настоящей Инструкции.
Учет работы специальной части, установленной (смонтированной) на базовых колесных (гусеничных) шасси ведется в формулярах (по рекомендуемому образцу согласно приложению № 11 к настоящей Инструкции). Для плавсредств основным учетным документам является формуляр, форма и порядок ведения которого определяются нормативными правовыми актами МЧС России.
Паспорт (формуляр) выдается на технику, поступающую в МЧС России, представителем заказчика на предприятии-изготовителе или подразделением технического обеспечения регионального центра, для учреждений центрального подчинения - соответствующим структурным подразделением центрального аппарата МЧС России.
Выдача дубликата паспорта (формуляра) взамен утраченного или пришедшего в негодность, производится подразделением технического обеспечения регионального центра (структурного подразделения центрального аппарат МЧС России) после расследования в установленном порядке причин отсутствия паспорта (формуляра).
Порядок ведения разделов паспорта (формуляра) определяется соответствующей инструкцией, изложенной в паспорте (формуляре).
Основой планирования обеспеченности учреждения материальными ресурсами является система экономических отношений, складывающаяся непосредственно между ними и поставщиками по обмену продуктами труда с использованием товарно-денежных отношений посредством прямых хозяйственных связей, через рынок средств производства (товарные биржи) или через посредничество специализированных предприятий и организаций, предпринимателей и бизнесменов. По признаку субъекта прямые хозяйственные связи можно разделить на связи, обусловленные государственными заказами (их становится все меньше и меньше) и устанавливаемые предприятиями по собственной инициативе, определяемой их взаимной заинтересованностью в изготовлении, поставке и приобретении товарно-материальных ценностей (оборудования, машин, материалов и т.п.).
Таким образом, в обеспечении учреждения материальными ресурсами все большее значение получают рыночные отношения между всеми субъектами хозяйственной деятельности при свободном выборе деловых партнеров - поставщиков или потребителей - в условиях конкуренции. Рыночные отношения, формируемые спрос и предложение товара (продукции, работ, услуг) через рынок, предполагают глубокие перемены в характере материального обеспечения предприятий, замену "карточной системы" распределения ресурсов свободной торговлей средствами производства. В этих условиях выполнение расчетов по обеспечению предприятий необходимыми ресурсами приобретает весьма важное значение.
При выполнении расчетов следует иметь в виду, что завышение потребности в материалах приводит к образованию сверхнормативных и излишних запасов, замедлению оборачиваемости оборотных средств, увеличению затрат и потерь при хранении. В то же время планирование ресурсов в объеме меньшей необходимой потребности нарушает ритмичность производства, может служить причиной снижения его объемов.
Плановую потребность в данном виде материальных ресурсов можно определить на основе баланса их потребности и источников ее покрытия. Его (баланс) можно представить в следующем виде:
где Рр , Рс , Рн , Рэ, Рm, Рnи Рз— потребность в данном виде материальных ресурсов, соответственно, на производство основной продукции (выполнения объема работ), капитальное строительство, внедрение новой техники и технологии, ремонтно-эксплуатационные нужды, изготовление технологической оснастки и инструментов, прирост незавершенного производства и на переходящие запасы, создаваемые на конец планового периода;
О - ожидаемый остаток данного вида материальных ресурсов на начало планового периода (количество материалов, не использованных в предплановом периоде и находящихся в запасе);
Э - экономия материалов (ресурсов) за счет внедрения оргтехмероприятий, передовых технологий и т.п.;
М - количество материалов, которое можно получить за счет мобилизации внутренних ресурсов (вторичного использования материалов, восстановления изношенных запчастей, внедрения полноценных заменителей и т.п.);
В - количество материалов, которое должно быть приобретено со стороны от внешних поставщиков.
На основе баланса материального обеспечения определяют размер необходимых ресурсов как разность между общей их потребностью Р и внутренним источником поступления О + Э + М. В целях приобретения минимального количества материалов необходимо правильно установить потребность в них и максимально учитывать возможности ее покрытия за счет внутренних источников Мобилизация внутренних ресурсов осуществляется путем экономии материалов, их повторного использования (например, за счет ремонта и реставрации запчастей и спецодежды, вулканизации резиновых изделий, вторичного использования металла и т.п.), утилизации отходов производства, использования сверхнормативных и излишних запасов, своевременной реализации ненужных.
Абсолютный размер ожидаемых остатков конкретного вида ресурсов на начало планируемого периода определяют по фактическому их наличию на момент расчета потребности, ожидаемому приобретению и расходу за оставшийся период времени. В ожидаемое поступление (приобретение) включают: количество ресурсов, которое поставщики должны отгрузить до конца данного периода в счет невыполненных договоров, фактическое их поступление за время от даты, на которую установлен фактический остаток, до момента определения потребности, а также ресурсы, находящиеся в пути к предприятию в данный момент, и предполагаемое их пополнение за счет местных (внутренних) источников.
В практике материального обеспечения в зависимости от наличия необходимой информации, специфики технологических процессов, потребляемых материалов и других особенностей используют различные методы и способы определения потребности в ресурсах. К ним, в частности, относят: метод прямого счета, аналогии, расчета по типовому представителю, нормативным срокам износа, динамическим коэффициентам и другие, включая и экономико-математические.
При отсутствии норм расхода на изготовляемую продукцию (например, в мелкосерийном, индивидуальном, опытном производстве), по конструкции и технологии производства незначительно отличающуюся от ранее выпускаемой, имеющей нормы расхода, потребность в материалах Р можно определить методом аналогии по формуле:
Р = Н ПК (3)
где Н - норма расхода материала (ресурсов) на аналогичное изделие;
П — программа выпуска продукции, на которую нормы расхода
материалов отсутствуют;
К- коэффициент, учитывающий особенности потребления материалов для производства данной продукции по сравнению с аналогичной.
На предприятиях с многономенклатурным характером производства расчет потребности в материалах осуществляют по так называемым типовым представителям:
Р = НтП (4)
где Нт- норма расхода материала на изготовление типового представителя данной группы изделий (продукции);
П — программа производства всех видов изделий в плановом периоде.
Типовым представителем является такое изделие, на изготовление которого индивидуальная норма расхода материала приближается к средневзвешенной норме расхода по данной группе изделий.
Кроме основных материалов, из которых непосредственно изготавливают продукцию, на предприятиях расходуют и вспомогательные, расход которых регулируют не нормами на ее единицу, а нормативными сроками износа. К таким материалам относят запасные части к машинам и оборудованию, инвентарь, инструмент и приспособления, спецодежду, спецобувь и т.п. При этом нормативные сроки износа могут устанавливаться не только во времени, но и в единицах произведенной работы - километрах пробега, моточасах (машино-часах) наработки, тонно-километрах грузовой работы и т.д.
Из значительного количества наименований ресурсов, потребляемых каждым предприятием, всегда найдутся такие, для которых трудно или даже невозможно установить нормы расхода или сроков износа, например, материалы для опытных производств, лабораторий, канцелярские принадлежности и др. Для определения их потребности используют метод динамических коэффициентов, основанный на использовании статистических данных о фактическом расходе данного материала Рф с учетом коэффициентов, учитывающих изменение объема производства продукции (изделий) в плановом периоде Кnи экономию материалов в связи с разработанными мероприятиями Кэ т.е.
Р = Рф КnКэ(5)
Размер переходящего запаса данного вида материалов Р3можно найти по выражению:
Р3 = НРт/Д (6)
где Н — норма переходящего запаса данного вида материалов в днях;
Рт- потребность в данном материале на товарный выпуск продукции,
Д - количество дней в плановом периоде.
Потребность в электрической и тепловой энергии складывается из ее расхода на технологические цели (электросварку, гальванику и тп.), для приведения в движение оборудования и инструмента, на хозяйственные нужды (освещение и вентиляцию производственных, административных зданий, сооружений и т.д.) При этом учитывают повышение уровня эксплуатации и использования энергетического оборудования, устранение непроизводительных расходов и снижение внутризаводских потерь при передаче энергии, максимальное использование вторичных энергоресурсов, экономию электроэнергии, расходуемой на осветительные цели.
Электроэнергию на технологические нужды рассчитывают на основе планируемых объемов производства и прогрессивных норм ее расхода; потребность в двигательной энергии - на основе суммарной мощности всех действующих моторов, запланированного коэффициента сменности работы оборудования и продолжительности смены, коэффициента загрузки оборудования; электроэнергию для освещения - на основе мощности ламп, числа часов горения в сутки и продолжительности работы предприятия в плановом периоде.
Рассчитанную потребность в оборудовании сравнивают с его наличием на предприятии, и если потребность не намного превышает наличие, то изыскивают возможности его более рационального использования (например, за счет увеличения коэффициента сменности, использования на основных работах и др.). И только в случаях, когда использованы все возможности предприятия, оно должно принимать решение о приобретении (покупке) нового. Отрицательная разность между потребностью и наличием оборудования указывает на его излишки.
Потребность в машинах (оборудовании) в плановом периоде Пмможет быть укрупнено определена и по следующей формуле:
Пм = (Мр - Мн) Кр.п. + Мс (10)
где Мр, Мни Мс— среднесписочное количество машин данного вида, необходимое для выполнения установленного объема работ, наличие машин на начало планового периода (действующий парк плюс неустановленное оборудование в запасах) и количество машин, подлежащих списанию в связи с физическим и моральным износом;
Кр.п.— коэффициент, учитывающий равномерность поступления (поставки, покупки) машин в данном периоде. Потребность в запасных частях определенного наименования и назначения Рз.ч., если известна норма их расхода, можно установить по формуле:
Рз.ч = (НзчпКсмПм)/Кв (11)
где Нзч — норма расхода запасных частей на одну машину в плановом периоде при односменной работе;
п - количество запасных частей данного наименования,
устанавливаемое одновременно на машину;
Ксм — коэффициент сменности;
Пм— среднесписочное количество машин в плановом периоде;
Кв— коэффициент, учитывающий повторное использование запасных частей за счет их восстановления.
Плановая потребность в материалах к расходу покрывается за счет ожидаемых остатков на начало планового периода, внутренних ресурсов (которые образуются за счет экономии материалов) и величины завоза со стороны.
Величина ожидаемых остатков на начало планового периода определяется по формуле:
Оож = Оф + Вож - Рож, (13)
где Оож – ожидаемый остаток;
Оф – фактический остаток на первое число месяца, в котором разрабатывался план снабжения (отчетные данные);
Вож – ожидаемое поступление на предприятие за период от даты, на которую взят фактический остаток, и до начала планового периода;
Рож – ожидаемый расход за тот же период.
На этом этапе заключаются договора с поставщиками, которые регламентируют условия поставки: объем, качество, цену товара, форму расчетов, сроки доставки, ответственность за нарушение условий договора.
При расчете потребности в материальных ресурсах необходимо учитывать наличие средств для их покрытия. Источники покрытия могут быть собственными или заемными. Потребность в материальных ресурсах планируется по всей номенклатуре материалов в стоимостном и натуральном выражении. Объемы и сроки поставок материалов на предприятие обусловливаются режимом их производственного потребления, созданием и поддержанием необходимого уровня производственных запасов. Потребность в материальных ресурсах определяется на основе баланса МТО предприятия с учетом остатков и внутренних источников обеспечения.
Служба закупок в учреждении (или отдел МТО) в соответствии с концепцией логистики в процессе обеспечения предприятия предметами труда должны иметь место мероприятия по реализации системного подхода к управлению материальными потоками в пределах самой службы снабжения. Для обеспечения предприятия предметами труда необходимо решить задачи:
что закупить;
сколько закупить;
у кого закупить;
на каких условиях закупить.
Кроме того, необходимо выполнить следующие работы: заключить договор; проконтролировать исполнение договора; организовать доставку; организовать складирование.
Важность выбора поставщика объясняется не только функционированием на современном рынке большого количества поставщиков одинаковых материальных ресурсов, но и тем, что он должен быть, прежде всего, надежным партнером товаропроизводителя в реализации его стратегии организации производства.
Критерии выбора поставщика. Критерии оценки и отбора поставщиков материальных ресурсов зависят от требований потребителей логистической системы и могут быть различными. Обычно их три-четыре, в отдельных случаях их может быть больше, но это может зависеть от вида приобретаемого материала, сырья или оборудования. В то же время независимо от специфики отрасли, размера предприятия, особенностей производства важнейшими критериями в процессе оценки и отбора согласно требованиям закупочной логистики являются следующие:
1. Надежность снабжения.
2. Качество поставляемой продукции.
3. Приемлемая цена.
4. Удаленность генератора материальных потоков от потребляющей логистической системы.
5. Сроки выполнения текущих и экстренных заказов.
6. Способность обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставленного оборудования.
7. Психологический климат в трудовом коллективе поставщика.
8. Организация управления качеством продукции у поставщика.
9. Кредитоспособность и финансовое положение поставщика.
10. Репутация и роль в своей отрасли.
11. Имидж.
12. Оформление товара (упаковка).
13. Наличие резервных мощностей у источника поставки.
Заслуживает внимания шкала критериев выбора поставщика, предлагаемая Майклом Р. Линдерсом и Харольдом Е. Фироном (критерии расположены в порядке приоритета):
1. Качество продукции;
2. Своевременность доставки (авторы предлагают строить рейтинг поставщиков на основе фактов соблюдения или несоблюдения ими сроков поставок);
3. Цена (сравнение реальной цены с желаемой или с минимальной у других поставщиков);
4. Обслуживание (качество технической помощи, отношение поставщика и время ответа на просьбы о помощи, квалификация обслуживающего персонала и т.д.);
5. Повторные предложения по разработке продукции или услуги, по снижению цены; техническая, инженерная и производственная мощность;
6. Оценка дистрибьюторских возможностей (если поставщик выполняет функцию дистрибьютора);
7. Детальная оценка финансов и управления.