источника изображения. Любое изменение данных этого файла с помощью OLE вызывает автоматическое обновление связанного объекта. При встраивании объекта (Embedding) он хранится непосредственно в составном документе вместе с информацией о приложении-источнике. Редактирование объекта происходит непосредственно из среды текстового процессора, для чего автоматически запускается программа, умеющая его редактировать.

Размещение графических фрагментов в текстовом документе производится с использованием кадров. Кадр – хранилище для размещения объектов в области страницы, не управляемой параметрами полей печатной страницы (например, между колонками текста или в области полей страницы). Кадр появляется как окно вокруг заключаемого объекта и обладает особыми свойствами. Одно из самых важных его свойств – возможность окружать объект текстом. Развитые системы компьютерной подготовки текстов позволяют использовать кадры как прямоугольной, так и неправильной формы. Другое их важное свойство – способность изменять размер и местоположение на странице.

Вопросы для самопроверки:

1.Типы и классы текстовых редакторов.

2.Функции и возможности редакторов текстов.

3.Принципы создания текстовых документов в ПП MSWord.

4.Создание шаблонов в ПП MSWord.

5.Способы форматирования абзаца (параметры абзаца, красная строка, межстрочный интервал).

6.Выбор параметров страницы в ПП MSWord.

7.Технология связи и внедрения объектов в ПП MSWord.

Тема 10. Работа с электронными таблицами Excel

Типы табличных редакторов. Возможности электронных таблиц

Электронная таблица – интерактивная система обработки информации, упорядоченной в виде таблицы с поименованными строками и столбцами. Прототипом современных электронных таблиц послужила разработанная в 1979 году специалистами США программа Visual Calc. Ныне наиболее часто используются электронные таблицы: Quatro Pro, MS Exсel и Lotus 1-2-3.

Термин «таблица» (лат. «tabula» – доска, таблица) имеет следующие значения:

1)перечень сведений, цифровых данных, запись их в известном порядке, по графам;

2)печатный материал, сгруппированный в виде нескольких столбцов (граф), имеющих самостоятельные заголовки и отделенных

185

друг от друга линейками.

Структура таблицы включает нумерационный и тематический заголовки, головку (шапку), боковик (первая графа таблицы, содержащая заголовки строк) и прографку (собственно данные таблицы). На пересечении столбца и строки устанавливается графическая смысловая связь между понятием, объединяющим материал в строку, и понятием, объединяющим материал в столбец, что позволяет выявить её без мысленного перевода в словесную форму и существенно облегчить усвоение и анализ организованных в таблицу данных.

С помощью электронных таблиц решаются задачи расчётов, поддержки принятия решений, моделирования и представления результатов практически во всех сферах деятельности. В большинстве случаев достаточно один раз отработать форму таблицы и установить характер необходимых расчётов (например, расчёт заработных плат и доплат, штатное расписание, статистический расчёт и др.). В дальнейшем технологический процесс сводится к вводу или корректировке данных и получении, в результате автоматического расчёта, окончательных (в том числе суммарных) значений и решений.

Современные табличные процессоры обладают широкими функциональными и вспомогательными возможностями, обеспечивающими удобную и эффективную работу пользователя. Основные инструменты, помогающие работать с единообразным интерфейсом программ, рассмотрены в теме 9. Приведём лишь некоторые особенности, связанные с табличными процессорами.

1.В нижней части электронной таблицы расположен алфавитный указатель (регистр), обеспечивающий доступ к рабочим листам. Пользователь может задавать названия листам в папке (вместо алфавитного указателя), что делает наглядным содержимое регистра, облегчает поиск и переход от документа к документу.

2.В режиме оформления и модификации экрана можно фиксировать заголовки строк, столбцов, оформлять рабочие листы и так далее.

3.Для оформления рабочих листов в табличном процессоре предусмотрены возможности: выравнивания данных внутри клетки, выбора цвета фона клетки и шрифта, изменения высоты строк и ширины колонок, черчения рамок различного вида, определения формата данных внутри клетки (например: числовой, текстовый, финансовый, дата и т. д.), а также обеспечения автоматического форматирования, когда в систему уже встроены различные варианты оформления таблиц, и пользователь может выбрать наиболее подходящий формат.

4.Для вывода таблиц на печать предусмотрены функции,

обеспечивающие: выбор размера страницы, разбивку на страницы, установку размера полей страниц, оформление колонтитулов, а также

186

предварительный просмотр получившейся страницы.

5.Связывание данных. Абсолютная и относительная адресации являются характерной чертой всех табличных процессоров. Они дают возможность работать одновременно с несколькими таблицами, которые могут быть тем или иным образом связаны друг с другом. Например, трёхмерные связи, позволяющие работать с несколькими листами, идущими подряд; консолидация рабочих листов, с её помощью можно обрабатывать суммы, средние значения и вести статистическую обработку, используя данные разных областей одного рабочего листа, нескольких рабочих листов и даже нескольких рабочих книг; связанная консолидация позволяет не только получить результат вычислений по нескольким таблицам, но и динамически его пересчитывать в зависимости от изменения исходных значений.

6.Вычисления. Для удобства вычисления в табличных процессорах имеются встроенные функции: математические, статистические, финансовые, даты и времени, логические и другие. Менеджер функций позволяет выбрать нужную и, проставив значения, получить результат.

7.Деловая графика. Возможность построения различного типа двумерных, трёхмерных и смешанных диаграмм (более 20 различных типов и подтипов), которые пользователь может строить самостоятельно. Многообразны и доступны возможности оформления диаграмм, например, вставка и оформление легенд, меток данных; оформление осей – возможность вставки линий сеток и другие.

8.Выполнение табличными процессорами функций баз данных –

обеспечивается заполнением таблиц аналогично заполнению БД, то есть через экранную форму; защитой данных, сортировкой по ключу или по нескольким ключам, обработкой запросов к БД, созданием сводных таблиц. Кроме этого осуществляется обработка внешних БД, позволяющая работать с файлами, созданными, например, в формате dBase, PARADOX или других форматах.

9.Программирование. В табличном процессоре также существует использования встроенного языка программирования макрокоманд. Разделяют макрокоманды и макрофункции. При использовании макрокоманд упрощается работа с табличным процессором и расширяется список его собственных команд. При помощи макрофункций определяют собственные формулы и функции, расширив, таким образом, набор функций, предоставляемый системой. Программы обработки электронных таблиц позволяют пользователю создавать на базе табличного процессора новые приложения со специализированными диалоговыми окнами, что делает работу с приложением максимально удобным. Для создания приложений табличные процессоры содержат в качестве дополнительной компоненты язык программирования высокого уровня (например, компоненты языка Visual Basic для составляющих Microsoft Office).

187

Технология работы с динамическими таблицами

Создание табличных документов. Рабочие листы

При загрузке табличного процессора обычно открывается рабочее окно, отображающее инструментальные панели, информационные поля и собственно электронную таблицу. Отображаемая электронная таблица, как правило, является одной из многих, объединённых в книгу или блокнот, являющихся объектом хранения в отдельном файле. В связи с этим отдельная таблица именуется рабочим листом.

Рабочий лист отображает электронную таблицу и разбит на ячейки, образующие прямоугольный массив, координаты которых определяются путём задания их позиции по вертикали (в столбцах) и по горизонтали (в строках) Лист может содержать до 256 столбцов (от A до IV) и до 65536 строк (от 1 до 65536).

Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита (A, B, C ... Z, AA, AB, AC ... AZ, BA, BB ...), а строки – числами натурального ряда. Так, D14 обозначает ячейку, находящуюся на пересечении столбца D и строки 14, а CD99 – ячейку, находящуюся на пересечении столбца CD и строки 99. Имена столбцов всегда отображаются в верхней строке рабочего листа, а номера строк – на его левой границе.

Если необходимо поменять имя листа, то это можно достичь двойным щелчком по корешку листа или в следующей последовательности через меню «Формат → Лист → Переименовать». В формулах в открытых книгах, ссылающихся на переименовываемый лист, имя меняется автоматически.

Добавить новый лист можно щёлкнув правой кнопкой мыши по корешку листа и выбрав команду «Добавить». При этом появиться запрос типа создаваемого листа (лист с таблицей, диаграмма, диалоговое окно, лист макросов или шаблон). Другой вариант – через меню «Вставка → Лист», но при этом не появляются запросы, а сразу

создаётся лист с таблицей перед текущим листом.

Перемещать листы (в пределах книги) можно мышью за корешок. При этом указатель меняется на белую стрелку с листочком. Место, куда будет перемещён лист, отмечается символом «τ» в конце листа. Если во время движения удерживать клавишу «Ctrl», то на листочке (на указателе) появится знак «+», что приведёт к появлению копии листа. Можно выполнять копирование и перемещение (в том

188

числе между книгами) вызвав контекстное меню ярлыков выделенного листа или через меню «Правка». Затем выбирают команду

«Переместить / Скопировать». В появившемся окне (Рис. 10-1)

выбираются необходимые параметры. Если требуется, выделенные листы, поместить в пустую таблицу, то при выборе книги можно указать строку «новая книга».

Основные приемы ввода и изменения данных. Операции с ячейками

Одна из ячеек таблицы всегда является текущей или активной. Она отображается указателем в виде утолщенной рамки или прямоугольника с иным цветом фона, а её адрес указывается в строке ввода и редактирования. Именно в неё вводят информацию. Для перемещения по ячейкам таблицы вправо по строке используется клавиша «Tab». Нажатие её после достижения последнего столбца созданной пользователем таблица, приводит к переходу на первый столбец одной строкой ниже.

При необходимости редактирования данных в процессе ввода (до нажатия клавиши «Enter») используют клавиши «Del» и «Backspace». Если возникает необходимость изменения данных, уже имеющихся в ячейке, или после нажатия клавиши «Enter» – необходимо перейти в режим редактирования. Это осуществляется двумя способами:

1)нажатием соответствующей функциональной клавиши (обычно

«F2»),

2)установкой и активизацией указателя мыши на строке ввода.

Операции с объектами электронной таблицы

Для объектов электронной таблицы определены следующие операции: редактирования, объединённые в одну группу: удаление, очистка, вставка, копирование. Операция перемещения фрагмента сводится к последовательному выполнению операций удаления и вставки. Перед выполнением конкретной операции редактирования необходимо определить объект, над которым выполняется действие. По умолчанию таким объектом является текущая ячейка. Остальные объекты должны быть выбраны (выделены) с помощью мыши или клавиатуры.

Операция очистки содержимого фрагмента электронной таблицы удаляет данные из его ячеек, оставляя на месте сами ячейки. Операция удаления, в отличие от очистки, приводит помимо очистки содержимого ячеек (в т.ч. строк и столбцов) фрагмента, к удалению самих ячеек (строк и столбцов) из таблицы. При этом для заполнения освободившегося места пользователь указывает направление сдвига соседних с удаляемым фрагментом ячеек. Обычно указываются направления влево и вверх.

Удаление строк и столбцов (равно как и их диапазонов) приводит

189

к смыканию соответствующих соседних строк и столбцов. При удалении фрагментов таблицы по результатам сдвига удаленных фрагментов происходит присвоение новых адресов ячейкам.

Операция вставки фрагмента предполагает указание места вставки (ячейки, определяющей начало фрагмента) и направление сдвига ячеек для освобождения места вставляемому компоненту электронной таблицы. Обычно указывают направления вправо и вниз.

Каждая ячейка таблицы характеризуется следующими параметрами: адрес; содержание; значение; формат.

Обычно при выполнении операций копирования фрагментов фрагменту-копии передаются все свойства соответствующих ячеек фрагмента-оригинала, но возможна передача только содержания, значения или формата.

Вкачестве содержания ячейки выступают числовые и текстовые константы, а также выражения (формулы).

Вкачестве значения ячейки рассматриваются выводимые на экран представления числовых и текстовых констант, а также результатов вычисления выражений (формул).

Под выражением понимается совокупность операндов, соединённых знаками операций. В качестве операндов используются числовые и текстовые константы, адреса ячеек и встроенные функции. При этом числовые и текстовые константы используются непосредственно, вместо адресов ячеек используются значения соответствующих клеток таблицы, а вместо встроенных функций используются возвращаемые ими значения.

Адреса ячеек в роли операндов и аргументов встроенных функций выступают в двух формах: относительной и абсолютной. Относительный адрес указывает на положение адресуемой ячейки относительно той ячейки, в содержании которой он используется и записывается как обычно (имя столбца и номер строки, например «F7»). Абсолютный адрес указывает на точное положение адресуемой ячейки в таблице и записывается со знаком «$» перед именем столбца и номером строки (например, «$F$7»). Возможна абсолютная адресация только столбца или строки («$F7» или «F$7»). При редактировании объектов таблицы относительные адреса соответствующим образом корректируются, а абсолютные адреса не изменяются.

Шаблоны таблиц

Можно, создав таблицу и выполнив в ней все необходимые процедуры форматирования, построить для неё типовые диаграммы, если они будут в дальнейшем использоваться. Для этого из меню «Файл» вызывают директиву «Сохранить как…». В открывшемся диалоговом окне указывают имя типового документа и выбирают директорию, где он будет храниться. Затем щёлкают по стрелке в поле

190

«Тип файла»: и в открывшемся списке выбирают элемент «Шаблон». Для окончания процедуры закрывают окно щелчком по командной кнопке «Сохранить».

Документ получает присваиваемое шаблонам расширение «.XLT». В дальнейшем его можно загружать как любой другой файл. В этом случае открывается не сам шаблон, а его копия, что позволяет многократно использовать исходный шаблон при построении других таблиц.

Для модификации шаблона из меню «Файл» вызывают директиву «Открыть». После выбора шаблона нажимают клавишу «Shift» и щёлкают по кнопке «Открыть». После редактирования шаблон сохраняют обычным образом.

Табличные вычисления

Важным свойством программы является возможность использования формул и функций.

Чтобы процессор мог отличить формулу от текста, ввод формулы в ячейку таблицы начинается со знака равенства (=). После этого знака в ячейку записывается математическое выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции. В формуле можно использовать числовые и текстовые константы (последние в двойных кавычках), ссылки на ячейки (диапазоны), имена диапазонов и полей, функции и простые арифметические действия.

В качества аргументов в формуле обычно используют числа и адреса ячеек. Для обозначения арифметических операций применяют символы: «+» – сложение, «–» – вычитание, «*» – умножение, «/» – деление, «^» – возведение в степень.

Формула может содержать ссылки на ячейки таблицы, расположенные, в том числе, на другом рабочем листе или в таблице другого файла. Для ссылки на другие листы и книги используются так называемые трёхмерные ссылки. Они отличаются от обычных наличием имени книги (в квадратных скобках) и листа, заканчивающегося восклицательным знаком. Например, формула «=[Otdel.xls]Заказы!H7» ссылается на ячейку H7 на листе «Заказы» в книге «Otdel». Для создания такой ссылки можно через меню «Окно» выбрать исходную (открытую) книгу, затем выбрать лист и щёлкнуть по ячейке левой кнопкой мыши.

Однажды введённую формулу можно модифицировать в любое время. Встроенный «Менеджер формул» помогает найти ошибку или неправильную ссылку в таблице.

Изменения в исходных данных влияют на результат в конечных данных. Табличный процессор автоматически пересчитывает результаты формул, но можно использовать и принудительную команду с помощью клавиши «F9».

Процессор позволяет работать со сложными формулами, 191

содержащими несколько операций. Для наглядности можно включить текстовый режим, тогда в ячейку будет введён не результат вычисления формулы, а собственно формула.

Ввод формул

Табличный процессор интерпретирует вводимые данные как текст, выравнивая их по левому краю, или как числовое значение с выравниванием по правому краю. Напомним, что для ввода формулы формируют алгебраическое выражение, которому предшествует знак равенства (=).

Приведём пример вычислений. В ячейке «B2» таблицы находится число 75, а в ячейке «D7» – число 25. Нужно, чтобы результат деления значения первой ячейки на значение второй отобразился в ячейке «F3». Для этого в ячейку «F3» вводят формулу (=B2/D7) и нажимают клавишу «Enter». В результате в ячейке «F3» появится число «3».

Можно существенно упростить ввод формул. После ввода знака равенства щёлкают мышью по первой ячейке, затем вводят операцию деления и щёлкают по второй ячейке.

Ввод сложных формул

Рассмотрим использование сложных формул в таблицах редактора Excel на примере. Пример применения сложных формул демонстрируется в табл. 10-1.

Таблица 10-1

Пример применения сложных формул в Excel

В десятую строку приведённой в примере таблицы внесены заголовки столбцов: «В» – наименование видов работ; «С» – время в часах, затраченное на выполнение одного вида работы; «D» – стоимость одного часа работы; «Е» – суммарная стоимость каждого вида работ, выполненных за определённый период времени, указанный в столбце

192

«D». В ячейке «Е16» формируется результат вычисления общей стоимости всех работ без учёта налога на добавленную стоимость (НДС). Для этого в неё вводят следующую формулу: «=Е11+Е12+Е13». Суммарное значение НДС рассчитывается в ячейке «Е17», для чего полученный в ячейке «Е16» результат умножают на коэффициент «0,15». В ячейку «Е17» вводят следующую формулу: «Е16*0,15».

Для вычисления конечной суммы, подлежащей оплате (например,

вячейке «Е87») сначала складывают все промежуточные суммы, и полученный результат умножают на коэффициент «0,15». В ячейке «Е87» должна быть следующая формула: «=(Е11+Е12+Е13)*0,15».

Эту же процедуру можно осуществить другим способом – в ячейку «Е87» включить формулу, представляющую сумму значений ячеек «Е16» и «Е17»: «=(Е16+Е17).

Для сложения чисел используют функцию суммы SUM(). Её удобно применять при сложении значений последовательно расположенных в одной стоке или одном столбце. В данном примере,

формула в ячейке «Е87» примет вид: «=Sum(E11:E13)*0,15».

Для вычисления суммы маркирую ячейку, где она должна располагаться, и щёлкают мышью по кнопке панели инструментов с изображением пиктограммы сложения («Σ»). В наборной строке появляется знак равенства и слово «SUM». За ним в скобках обычно следует адрес области таблицы, предлагаемой программой в качестве области суммирования после анализа близлежащих ячеек. Если Excel правильно определил нужную для суммирования область таблицы, щёлкают по этой же кнопке «Σ».

Впротивном случае маркируют группу ячеек подлежащих сложению и щёлкают по кнопке «Σ». Используя клавишу «Ctrl» можно промаркировать несколько несмежных групп ячеек. Эту клавишу удерживают в нажатом состоянии до тех пор, пока все группы не будут промаркированы.

Адреса групп можно вводить с клавиатуры. В этом случае нужно помнить, что адреса начальной и конечной ячеек группы разделяются двоеточием, а адреса различных групп – запятой (или точкой с запятой,

взависимости от установки опций). В ОС WindowsXP эти опции визуализируются после открытия пункта «Язык и региональные стандарты» в меню «Панели управления». Напомним, что «Панели управления» появляется в открывающемся меню после нажатия на кнопку «Пуск» (Старт) в левом нижнем углу экрана.

Вформулу можно добавлять другие числовые слагаемые. По окончании её формирования щёлкают мышью по кнопке «Σ» или нажимают на клавишу «Enter». При этом в ячейке, куда вводилась формула (в данном случае в ячейке «Е87»), производится автоматическое вычисление и отображается полученный результат.

Порой используемые для табличных вычислений формулы и их комбинации повторяются. Excel предлагает более 200

193

Чтобы задать аргумент функции, нужно ввести с клавиатуры адрес ячейки, или промаркировать в таблице область, где он расположен. Тогда адрес аргумента функции появится в соответствующем поле диалогового окна «Мастера…». В результате вычисленное значение заданной функции отобразится в предварительно выбранной (активизированной) ячейке таблицы. В строке формул отражается выбранная функция вместе с соответствующими аргументами.

Для редактирования формулы в ячейке, нужно сначала её промаркировать – выделить с помощью указателя ячеек в виде креста. Для маркировки указателем заданной ячейки, находясь на ней, нажимают левую клавишу мыши или используют клавиши управления курсором. Для маркировки нескольких ячеек щёлкают мышью в начале маркируемой области (левый верхний угол) и, удерживая её клавишу нажатой, перемещают мышь в конец области (правый нижний угол). С помощью клавиатуры несколько ячеек маркируется путём установки указателя ячеек в начальную ячейку области, затем, удерживая клавишу «Shift» нажатой, с помощью клавиш управления курсором распространения маркировки на всю выделяемую область.

Одна строка или столбец таблицы маркируются щелчком по номеру (адресу), расположенному в заголовке строки или столбца. Для маркирования нескольких строк или столбцов щёлкают по номеру первой строки (столбца), затем, удерживая клавишу мыши нажатой, перемещают мышь в нужную сторону.

Отменить маркировку области, можно нажав на любую клавишу мыши в любой немаркированной ячейке таблицы.

Режим редактирования маркированной ячейки или области ячеек включают нажатием клавиши «F2» или двойным щелчком мыши в выделенной области редактирования. При этом на панели инструментов активизируется строка формул, отображающая саму формулу, а не результат её вычисления.

Построение и вывод графиков и диаграмм

Табличные процессоры предлагают различные виды иллюстраций деловой графики (диаграмм), причём их построение облегчено за счёт использования «Мастера диаграмм» – встроенных автоматизированных пошаговых процедур, позволяющих выбрать тип диаграммы и для него выполнить все необходимые операции, в том числе оформления различными компонентами.

Выбор конкретного вида диаграмм осуществляется на основе анализа табличных данных и преимущественной ориентации конкретного вида диаграмм на отображение определённых явлений и процессов, причём в процессе построения конкретной диаграммы можно провести уточнение за счёт использования предлагаемых разновидностей в рамках отдельного вида. Рассмотрим их.

Гистограмма показывает изменение данных за определённый

195

период времени и иллюстрирует соотношение отдельных их значений. Категории располагаются по горизонтали, а значения по вертикали. Она ориентирована на изменения во времени.

Гистограмма с накоплением демонстрирует вклад отдельных элементов в общую сумму.

Линейчатая диаграмма отражает соотношение отдельных компонентов. Категории расположены по горизонтали, а значения по вертикали. Она ориентирована на сопоставление значений и меньшее – изменения во времени.

Линейчатая диаграмма с накоплением показывает вклад отдельных элементов в общую сумму.

График представляет варианты отображения изменений данных за равные промежутки времени.

Круговая диаграмма отражает как абсолютную величину каждого элемента ряда данных, так и его вклад в общую сумму. На круговой диаграмме может быть представлен только один ряд данных. Такую диаграмму рекомендуется использовать, когда необходимо подчеркнуть какой-либо значительный элемент.

Точечная диаграмма показывает взаимосвязь между числовыми значениями в нескольких рядах и представляет две группы чисел в виде одного ряда точек в координатах «x» и «y». Она отображает нечётные интервалы (или кластеры) данных и часто используется для представления данных научного характера. При подготовке данных следует расположить в одной строке или столбце все значения переменной «x», а соответствующие значения «y» – в смежных строках или столбцах.

Диаграмма с областями подчеркивает величину изменения в течение определенного периода времени, показывая сумму введённых значений, а также вклад отдельных значений в общую сумму.

Кольцевая диаграмма, как и круговая диаграмма, показывает вклад каждого элемента в общую сумму, но в отличие от круговой диаграммы может содержать несколько рядов данных. Каждое кольцо в кольцевой диаграмме представляет отдельный ряд данных.

В лепестковой диаграмме каждая категория имеет собственную ось координат, исходящую из начала координат. Линиями соединяются все значения из определенной серии. Лепестковая диаграмма позволяет сравнить общие значения из нескольких наборов данных.

Поверхностная диаграмма используется для поиска наилучшего сочетания двух наборов данных. Как на топографической карте, области с одним значением выделяются одинаковым узором и цветом.

Пузырьковая диаграмма является разновидностью точечной диаграммы. Размер маркера данных указывает значение третьей переменной. При подготовке данных в одной строке или столбце располагают все значения переменной «x», а соответствующие значения «y» – в смежных строках или столбцах.

196

Биржевая диаграмма часто используется для демонстрации цен на акции; применяется для отображения научных данных, например, с целью определения изменения температуры. Для построения этой и других биржевых диаграмм необходимо правильно организовать данные. Биржевая диаграмма для наборов из трёх и пяти значений может иметь две оси: одна для столбцов, представляющих интервал колебаний, другая для цен на акции.

Маркеры данных в виде конуса, цилиндра и пирамиды могут придавать впечатляющий вид объёмным гистограммам и объёмным линейчатым диаграммам. Прежде чем начинать строить диаграмму, необходимо закончить все работы в таблице, включая её форматирование. Затем можно воспользоваться «Мастером диаграмм»

(«ChartWizard»).

С помощью указателя мыши на свободном месте рабочего листа или на новом рабочем листе создаётся прямоугольник, и в нём размещается созданная диаграмма. Для этого щёлкают левой клавишей мыши и, не отпуская её, «буксируют» (перетаскивают) образовавшуюся после щелчка пунктирную рамку из верхнего левого угла прямоугольной области в правый нижний угол. Если диаграмма строится на отдельном листе, то в меню «Вставка» открывают подменю «Лист» и нажимают левую клавишу мыши.

Выбирают область таблицы, данные которой будут использованы для построения диаграммы. В неё можно включать заголовки строк и столбцов. Отмаркировав мышью эту область таблицы, в строке панелей инструментов нажимают на кнопку-команду с изображением диаграммы

. При этом открывается окно «Мастера диаграмм».

Выбирают один из предложенных и рассмотренных выше образцов и в окне «Мастера диаграмм» нажимают на кнопку «Далее». В новом открывшемся при этом окне «Мастера…» для построения диаграммы выбирают источник данных (диапазон и ряды в стоках или столбцах). При этом в этом же окне можно увидеть вариант получающейся диаграммы.

Нажав кнопку «Далее», попадают в следующее окно «Мастера…» для установки параметров диаграммы: названия, подписей данных, надписей на осях, легенды и др. На этом этапе диаграмма фактически сформирована.

После нажатия в этом окне на кнопку «Далее» «Мастер…» открывает ещё одно окно и предлагает выбрать вариант размещения диаграммы на имеющемся или отдельном листе таблицы. Это последнее действие пользователя, после которого в результате нажатия кнопки «Готово» диаграмма появляется в указанном месте.

Если при работе с «Мастером…» не были созданы заголовок диаграммы и надписи на осях, то их можно ввести и потом следующим образом. Для этого диаграмму активизируют: перемещают курсор мыши

197

в любую область диаграммы и нажимают правую клавишу мыши. Из выпадающего меню вызывают директиву «Параметры диаграммы». В открывшемся диалоговом окне появляются рамки для ввода заголовков и установки других параметров, влияющих на варианты отображения диаграммы. Введя необходимые данные и установив нужные варианты, нажимают кнопку «OK».

Заголовки диаграммы можно отредактировать обычным для текстового редактора образом: щёлкнуть любой клавишей мыши в области текста и внутри образовавшейся вокруг текста рамки отредактировать его.

обращения к значению ячейки, расположенной на другом рабочем листе, указывают имя этого листа вместе с адресом соответствующей ячейки. Например, для обращения к ячейке «F7» на рабочем листе «Akt3» вводится формула: «=Akt3!А7». Если в названии листа есть пробелы, то название заключается в кавычки. Адреса ячеек указывают латинскими буквами. Информационное связывание двух ячеек можно упростить, если скопировать значение исходной ячейки в буфер (с помощью комбинации клавиш «Ctrl-C») и промаркировать ячейку, в которой должен появиться результат. Затем из меню «Правка» выполняется директива «Специальная вставка». В диалоговом окне с таким же названием (Рис. 10-4) выбирают вариант вставки и нажимают мышью на кнопку «OK».

Обмен данными

Функция обмена данными позволяет пользователю Excel импортировать в свои таблицы объекты из других прикладных программ и передавать (экспортировать) собственные таблицы для встраивания их в другие объекты.

Концепция обмена данными является одной из основных в среде Windows. Табличный редактор «Excel» поддерживает общий для

198

большинства приложений Windows стандарт обмена данными OLE 2.0 (Object Linking and Embedding – связь и внедрение объектов).

Между объектами, обрабатываемыми различными прикладными программами, создаются информационные связи, например, между таблицами и текстами. Это динамические информационные связи, например, копия таблицы, встроенная в текст, будет обновляться (актуализироваться) всякий раз, когда в её оригинал вносятся изменения.

Обработка списков

Списки позволяют эффективно работать с большими однородными наборами данных.

Списком называют упорядоченный набор данных, имеющих одинаковую структуру. Например, списком является телефонный справочник, в котором приведены фамилии абонентов и номера их телефонов. Каждый элемент списка занимает одну строку, в которой данные распределяются по нескольким полям (столбцам). В программе списки являются специальным видом таблиц с набором операций по их обработке. Они могут рассматриваться как внутренние БД, в которых записями являются строки таблицы, а полями – столбцы.

Перед созданием списков необходимо подготовить перечень названий формируемых полей. Например, в качестве полей для списка телефонных номеров можно выбрать следующие: телефонный номер абонента – «Номер», имя абонента – «Абонент», адрес абонента – «Адрес» и другие. Названия полей используются программой для поиска элементов в списке и его обработки. Они соответствуют названиям столбцов в создаваемой таблице.

Создание списков

Первое (предварительное) действие при создании списков заключается в воде названий полей списка в первую строку рабочего листа будущей таблицы. Каждое название вводится в отдельный столбец. Между столбцами с названиями

не должно быть свободных столбцов. Эта строка таблицы используется в

качестве строки заголовков списка. Начиная со следующей строки, вводят данные. Для этого из меню «Данные» вызывают директиву «Форма». В результате открывается диалоговое окно для ввода данных, в котором каждому названию поля списка соответствует поле для ввода в него данных (Рис. 10-5). По окончании ввода данных в

соответствующие поля этого окна-формы,

Рис. 10-5. Форма для

щёлкают по кнопке «Добавить» и данные автоматически переносятся в таблицу. Таким же образом можно продолжать вводить данные до тех пор, пока не будет сформирован список. Для завершения работы щёлкают по кнопке «Закрыть».

Каждый новый список создают на отдельном рабочем листе, т.к. программа может обрабатывать на одном рабочем листе только один список.

Поиск в списке

Для проведения поиска в созданном списке вновь из меню «Форма» программы Excel вызывают директиву «Данные». В открывшемся диалоговом окне-форме отражается первый элемент списка. Щёлкнув в форме по командной кнопке «Критерии», входят в режим поиска.

Для осуществления поиска вводят в одно или несколько соответствующих полей формы списков значения искомых элементов. Введенные значения служат критериями поиска. Можно заполнить не все поля ввода, тогда будет производиться поиск элементов только в заполненных для поиска полях списка.

Для проведения поиска по введённым значениям, щёлкают по кнопке «Далее». Чтобы найти элемент, удовлетворяющий критерию поиска, программа просматривает весь список, начиная с первого элемента. Если находится соответствующий элемент, он появляется в соответствующем поле. Если нужно найти в этом же поле следующий элемент, удовлетворяющий условию поиска (продолжить поиск), снова щёлкают по кнопке «Далее».

При поиске текста для маскирования текстовых позиций можно использовать символы «?» и «*». Вопросительный знак позволяет игнорировать одну занимаемую им текстовую позицию. Например, строке поиска «М???ер» будут удовлетворять слова «Мюллер», «Мастер» и т.п. Звёздочка позволяет игнорировать все следующие после неё символы. Например, строке поиска «Тек*» будут удовлетворять любые слова, которые начинаются с сочетания «Тек» (текст, текущий и др.).

Вчисловых критериях поиска можно использовать логические операторы. Например, условие «>30» означает, что нужно найти все элементы списка, содержимое которых в поле поиска больше 30.

Если не найден ни один элемент, удовлетворяющий критерию поиска, выдаётся звуковой сигнал. При использовании нескольких критериев поиска, программа находит только те элементы, которые удовлетворяют всем указанным условиям одновременно.

Взаключение отметим, что в комплект поставки «Excel» входит программа обработки внешних баз данных «MS Query». Программа «Query» (Запрос) может работать с текстовыми файлами и данными,

200

подготовленными следующими СУБД: Ms Access, dBASE, FoxPro, Oracle, Paradox, SQL Server. Набор данных, хранящийся на диске в формате одной из перечисленных БД, называют внешней БД. Если в процессе работы с таблицей возникает необходимость обратиться к внешней БД, запускают программу «Query», что позволяет импортировать данные из базы и обрабатывать их как обычные табличные данные в «Excel». В некоторых случаях внешние данные можно обработать непосредственно программой «Query».

201