Создание шаблона формы

Шаблон формы ничем не отличается от шаблона обычного документа Word, поэтому для его создания используется стандартная последовательность действий.

Задание 1.Создайте новый шаблон на основе пользовательского шаблонаСправка_1.dotx, расположенного в разделеМои шаблоны…Для этого:

1. Выполните команду Создать.

2. В появившемся диалоговом окне Созданиедокументавыберите категориюМои шаблоны…

3. Откройте вкладку Справки.

4. Выберите шаблон Справка_1.dotx.

5. В поле Создатьдиалогового окнаСоздатьвыберите селекторную кнопкушаблон.

6. Нажмите на кнопку ОК.

7. Выделите весь текст и преобразуйте его в таблицу с одним столбцом и 15 строками, как показано на рис. 1.

Рис. 1. Разработанная структура шаблона формы.

8. Удалите обрамление таблицы, оставив нижнюю границу только у трех ячеек (см. рис. 1).

Вставка полей в форму

Данный этап создания электронной формы является наиболее важным, так как именно наличие полей отличает форму от обычного документа Word. Применение специальных полей в документе формы значительно ускоряет и облегчает процесс заполнения формы.

В форме можно использовать следующие виды полей:

• текстовое поле, т.е. поле для ввода данных;

• поле со спискомдля выбора вариантов из предлагаемого списка значений;

• флажокдля указания ответов типаДаилиНет.

При создании и работе с формами, как правило, должна быть нажата кнопка Затенение полей формы. Если она нажата, то поля формы отображаются в виде затененных прямоугольников. Затенение полей формы позволяет легко находить на экране поля, которые требуется заполнить, однако это затенение не выводится при печати.

Любое поле можно вставить, используя группу команд Элементы управления (рис. 2), расположенную на вкладке Разработчик.

Рис. 2. Группа Элементы управлениявкладкаРазработчик

Каждое вставленное поле имеет свойства, которые можно настраивать. Для этого в группе Элементы управления (см. рис. 2) есть команда Свойства . С помощью этой команды можно установить необходимые параметры для любого поля.

Текстовые поля

Текстовые поля предназначены для ввода данных в форму с использованием клавиатуры или вставкой из буфера обмена. Текстовое поле можно вставить в документ, если нажать на кнопку Инструменты из предыдущих версийи выбрать элементПоле(рис. 3).

Рис. 3.  Выпадающее меню Инструменты из предыдущих версий

В раскрывающемся спискеТип(рис. 4) можно выбрать тип данных, которые будут вводиться в поле. Текстовое поле может содержать разные типы данных. Выбор правильного типа данных, с одной стороны, облегчит последующее заполнение формы, а с другой стороны, воспрепятствует неправильному заполнению.

Рис. 4.  Список типов текстового поля

Если в поле ТипвыбратьОбычный текст, то в это текстовое поле можно будет вводить различную информацию: как текст, так и числа, даты и т.д.

В поле Текст по умолчаниюможно ввести текст, который первоначально будет отображен в поле формы. Например, если в поле надо указать название города и в большинстве случаев это будет Москва, то этот текст можно назначить используемым по умолчанию

В счетчике Максимальная длинаможно установить ограничение на количество вводимых символов от 1 до без ограничений (фактически максимальное количество символов 32676).

В раскрывающемся списке Формат текстаможно выбрать принудительную установку регистра вводимого текста (Прописные буквы, Строчные буквы, Первая прописная, Первые прописные).

Если в поле Типвыбрать Число, то в такое поле допускается вводить только числовые данные. При заполнении формы в поле можно ввести и текст, но при переходе к следующему полю введенный текст автоматически уничтожается. Если в поле ввести число и текст, то останется только введенное число. Если ввести только текст, то вместо текста в поле будет отображен 0 (ноль) или число, установленное по умолчанию.

В поле Число по умолчаниюможно ввести число, которое первоначально будет отображено в поле формы. Например, если в поле надо указать количество дней проживания и в большинстве случаев это будет 5, то это число можно назначить используемым по умолчанию

В счетчике Максимальная длинаможно установить ограничение на количество вводимых цифр от 1 до без ограничений (фактически максимальное количество цифр 32676).

В раскрывающемся списке Формат числаможно выбрать числовой формат отображаемого числа. Например, при установке формата 0 число в поле будет отображена только целая часть числа, независимо от введенного количества знаков после запятой. При формате 0,00 в поле будет отображено число с двумя знаками после запятой, независимо от введенного количества цифр десятичных разрядов; при отсутствии дробной части будут отображены нули.

Если в поле ТипвыбратьДата, то в это поле можно будет вводить только даты и/или время.

В поле Дата по умолчаниюможно ввести дату, которая первоначально будет отображена в поле формы.

В счетчике Максимальная длинаможно установить ограничение на количество вводимых знаков от 1 до без ограничений (фактически максимальное количество цифр 32676).

В раскрывающемся списке Формат датыможно выбрать числовой формат отображаемой даты/времени, который будет использован независимо от введенных значений (при условии правильности вводимой инфоромации). Например, если для поля установить формат dddd, d MMMM yyyy 'г.', то при вводе даты в кратком формате 1.12.09 она будет отображена как суббота, 1 декабря 2009 г.

Если в поле ТипвыбратьТекущая дата, то в этом поле будет отображена текущая дата. Ввод данных в это поле невозможен, но можно установить числовой формат отображаемой даты, в том числе с отображением текущего времени.

Если в поле ТипвыбратьТекущее время, то в таком поле будет отображаться текущее время. Ввод данных в это поле невозможен, но можно установить числовой формат отображаемой времени, в том числе с отображением текущей даты.

Если в поле ТипвыбратьВычисление, то в поле Выражение можно ввести формулу и выполнить вычисления. Заполнение или изменение этого поля невозможно, например, вычислить сумму чисел, расположенных в ячейках слева (рис. 5).

Рис. 5. Параметры текстового поля ТипВычисление

Задание 2. Вставить в шаблон формы текстовые поля разного назначения: для ввода обычного текста, для ввода числовых значений, для ввода даты. Для этого выполните следующее:

1. Установите курсор в первой строке в ячейке после слова «№».

2. Установите следующие элементы форматирования:

• выравнивание – По центру;

• размер шрифта – 16 пт;

• начертание – Полужирный.

3. На вкладке Разработчикв группеЭлементы управления(см. рис. 2) нажмите кнопкуИнструменты из предыдущих версий(см.рис. 3) и выберите элементПоле.

4. Для настройки параметров поля нажмите кнопкуСвойства, расположенную на вкладкеРазработчикв группе командЭлементы управления(см.рис. 2) или дважды щелкните по нему мышью.

5. В диалоговом окне Параметры текстового поля(рис. 6) установите требуемые параметры:

• В поле Тип:выберите –Число.

• В поле Максимальная длина:–3.

Рис. 6.  Настройка параметров текстового поля ТипЧисло

9. Нажмите на клавишу ОК. Поле отобразится как серый прямоугольник. Если этого не произошло, откройте выпадающее менюИнструменты из предыдущих версийи нажмите на кнопкуЗатенение полей формы.

10. Установите курсор в третьей строке в ячейке после слова «Дана» и вставьте элемент Поле.

11. Выполните команду Свойства.

12. В диалоговом окне Параметры текстового поля(рис. 7) установите следующие параметры:

• в поле Тип:– Обычный текст;

• в поле Максимальная длина:–60;

• в поле Формат текста:–Начинать с прописных.

13. Нажмите кнопку ОК.

Рис. 7. Настройка параметров текстового поля ТипОбычный текст

14. Установите курсор в последней ячейке таблицы.

15. Примените выравнивание – По правому краю.

16. Вставьте элемент Поле.

17. Выполните команду Свойства.

18. В диалоговом окне Параметры текстового поля(рис. 8) установите следующие параметры:

• в поле Тип:– Текущая дата;

• в поле Формат даты:–dd.MM.yyyy H:mm.

19. Нажмите кнопку ОК.

Рис. 8. Параметры текстового поля ТипТекущая дата