Заключение

Обобщая основные тезисы работы, можно сделать следующие выводы:

1. Главное назначение СЭД — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации — от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему. Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами.

Основными пользователями СЭД являются крупные государственные организации, предприятия, банки, крупные промышленные предприятия и все прочие структуры, чья деятельность сопровождается большим объёмом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.

2. Основные функции, предлагаемые СЭД своим пользователям, можно разделить на такие категории:

* хранение и поиск документов;

* поддержка канцелярии;

* маршрутизация и контроль исполнения документов;

* аналитические отчеты;

* информационная безопасность;

* дополнительные (специфические) функции.

3. В настоящее время на рынке программного обеспечения России, Казахстана и других постсоветских стран широко представлены системы для автоматизации делопроизводства, документооборота и других бизнес-процессов предприятий и учреждений.

Для выбора СЭД для внедрения на конкретном предприятии, рекомендуется предпринять ряд следующих шагов:

* Сделать сравнительный анализ функциональности СЭД, наиболее полно соответствующим требованиям предприятия;

* Оценить совокупную стоимость владения выбранных систем, обратив внимание на стоимость программного обеспечения сторонних разработчиков, необходимого для работы СЭД.

* Изучить схемы лицензирования, предлагаемые поставщиками СЭД, и выбрать наиболее оптимальные для предприятия варианты.

* Ознакомиться с комплексом услуг по оказанию технической поддержки, оценить самого поставщика СЭД по заявленным им внедрениям.

* Если есть возможность – установить демо-версию системы, изучить демонстрационные материалы (видеоролики), предлагаемые поставщиками СЭД.

* Выделить функциональные возможности анализируемых систем, которые являются критически важными с точки зрения законодательства, совместимости с установленным ПО, удобства работы сотрудников и т.п.

Окончательное решение в пользу выбора той или иной системы документооборота может быть получено, например, путем средневзвешенного анализа оценок, которые были выставлены избранным СЭД за соответствие перечисленным критериям.