Вопрос №4.
Какие фильтры можно создавать для данных в пакете Excel?
Ответ:
С помощью автофильтра можно создать три типа фильтров: по значениям списка, по формату или по условиям. Все они являются взаимоисключающими в пределах диапазона ячеек или столбца таблицы. Например, можно выполнить отбор по цвету ячеек или по списку чисел, но нельзя использовать оба типа одновременно; точно так же необходимо выбрать один тип из двух, если требуется выполнить отбор по значкам или на основе фильтра, заданного пользователем.
Вопрос №5.
Как сортировать записи в базе данных?
Ответ:
Простая сортировка по полю.
Для обычной сортировки базы данных по одному полю (по возрастанию или по убыванию) необходимо воспользоваться пунктом меню Данные Сортировка или пиктограммами на графическом меню. Сортировка по возрастанию, Сортировка по убыванию.
При этом курсор должен быть установлен в поле, которое будем сортировать. Для сортировки по возрастанию по полю «Стаж» установим курсор на ячейку в этом поле и выберем направление сортировки «по возрастанию». Сортировка по нескольким полям.
Для проведения более сложной сортировки (по нескольким полям) откроем окно диалога «Сортировка диапазона». Для этого выполним команды меню Данные Сортировка. Чтобы сортировка выполнялась по двум или трем полям в окне диалога для каждого диапазона задаем направление сортировки. Наименование диапазонов выбираем в окне диалога, раскрывая список наименований (щелкаем последовательно по областям окна диалога «Сортировать по», «Затем по», «В последнюю очередь по»), и указываем направление сортировки по каждому полю (убывание/возрастание).
Вопрос №6.
Как фильтровать записи в базе данных?
Ответ:
Фильтрация данных в списке позволяет отобразить только те записи, которые соответствуют заданным условиям.
При применении автофильтра имена полей будут дополнены раскрывающимися списками, из которых можно выбрать нужное значение поля или задать пользовательский критерий.
Для вставки автофильтра необходимо:
Поместить указатель ячейки внутри списка.
В подменю Данные – Фильтр выбрать команду “Автофильтр”. Рядом с именами полей будут отображены кнопки со стрелками, нажав которые, можно открыть список.
Открыть список для поля, значение которого нужно использовать в качестве фильтра (критерия отбора). В списке будут приведены значения ячеек выбранного поля.
Выбрать из списка нужный элемент. На экране будут отображены только те записи, которые соответствуют заданному фильтру.
Выбрать при необходимости из списка другого поля нужный элемент. На экране будут отображены только те записи, которые соответствуют всем заданным условиям фильтрации (условия отдельных полей объединяются с помощью логической операции “И”).
Кнопки открытия автофильтров полей, для которых заданы условия фильтрации, окрашены синим цветом.
Если перед выполнением команды “Автофильтр” выделить один или несколько столбцов, то раскрывающиеся списки будут добавлены только соответствующим полям.
Чтобы снова отобразить на экране все записи списка, необходимо выполнить команду “Отобразить все” из подменю Данные – Фильтр.
Критерий фильтрации для отдельного поля можно убрать, выбрав в списке автофильтра этого поля элемент “Все”.
Чтобы деактивировать функцию автофильтра (удалить раскрывающиеся списки), нужно выберать повторно команду Данные – Фильтр – Автофильтр.