Куринин И.Н., Нардюжев В.И., Нардюжев И.В. Информационное общество, персональный компьютер и работа в Интернете. Учебное пособие по курсу "Информатика". М.: Изд-во РУДН, 2011. 384 с.
Лекция 8 "Работа с электронными таблицами в программе ms Excel 2010"
План лекции
Электронная таблица и модель ячейки
Интерфейс программы MS Excel 2010
Операции с ячейками, ссылки
Формулы и функции
Диаграммы
Термины и определения
Типовые тестовые задания
1. Электронная таблица и модель ячейки
Электронная таблица (ЭТ) это интерактивная система обработки данных, представляющая собой прямоугольную таблицу, ячейки которой могут содержать числа, строки и формулы, задающие зависимость значения ячейки от других ячеек. При этом изменение содержимого ячейки приводит к изменению содержимого зависящих от нее ячеек с немедленным отображением на экране дисплея. ЭТ предназначены для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме. С помощью ЭТ можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, строить разного рода диаграммы, проводить экономический анализ, моделировать и оптимизировать различные ситуации и т.д.
Модель ячейки в ЭТ имеет пять следующих уровней. Изображение на экране – это отформатированные значения - числа, текст, результат вычисления формул. Скрытое форматирование – это форматы чисел (показаны ниже на рис. 25), тип шрифта, вид рамки, уровень защиты ячейки. Формула, которая состоит из чисел, значков и математических выражений. Имя ячейки, однозначно идентифицирующее каждую конкретную ячейку. Комментарий (примечание) - это текст, который через дополнительное окно связывается с ячейкой. При этом в правом верхнем углу ячейки показывается красная точка. Зеленая точка в левом верхнем углу появится при некоторых проблемах с использованием формул (по итогам их аудита).
Программа MS Excel 2010 является одной из наиболее распростаненной в мире для работы с ЭТ на персональных компьютерах. Она имеет все самые современные компоненты и режимы, работает как самостоятельная программа или в составе пакета MS Office 2010.
С помощью Excel можно создавать и форматировать электронные книги (наборы листов Excel) для анализа данных и принятия деловых решений1. Например, с помощью Excel можно отслеживать данные, разрабатывать модели анализа данных, применять формулы для вычислений с этими данными, сводить данные множеством способов, а также отображать их на профессионально выглядящих диаграммах различных видов. Среди областей применения Excel следующие: 1) Учет (работа в Excel с различными финансовыми документами, отчетами о движении денежных средств, отчетами о доходах или отчетами о прибылях и убытках). 2) Разработка бюджета (личного или для компании, для мероприятия и т.д.). 3) Подготовка счетов и накладных (Excel можно применять для управления данными о продажах, создавать нужные формы, счета и накладные). 4) Создание отчетов различных типов, в которых анализируются или обобщаются данные о ходе выполнения проекта, о расхождениях между предполагаемыми и фактическими результатами, выполняется прогнозирование данных. 5) Планирование (создание профессиональных планов типа расписание занятий на неделю, план маркетинговых исследований, план налогообложения, планы отпусков). 6) Отслеживание (с помощью Excel можно отслеживать данные в листах учета рабочего времени, либо товарных списках для складского учета). 7) Работа с календарями (Excel позволяет создавать календари различных видов — например, учебный календарь для отслеживания различных видов деятельности в течение учебного года, либо календарь финансового года для отслеживания бизнес-событий и этапов) и т.д. и т.п.
Среди основных задач Excel:
1) Создание книги (Книгу можно создать на основе шаблона пустой книги или другого существующего шаблона, уже содержащего некоторые данные, макет и форматирование. Для этого нужно открыть вкладку Файл. Откроется Представление Microsoft Office Backstage. Нажмите кнопку Создать. В области Доступные шаблоны выберите нужный шаблон книги).
2) Ввод данных на листе (Щелкните ячейку и введите в нее данные. Нажмите клавишу ВВОД или TAB, чтобы перейти к следующей ячейке. Чтобы ввести набор данных, например дни, месяцы или порядковые номера, введите в ячейку начальное значение, а затем в следующую ячейку введите значение, определяющее шаблон. Выделите ячейки с начальными значениями и перетащите маркер заполнения (Небольшой черный квадрат в правом нижнем углу выделенного блока. При наведении на маркер заполнения указатель принимает вид черного креста) по диапазону, который необходимо заполнить).
3) Настройка параметров (Чтобы ширина столбцов и высота строк автоматически изменялись в соответствии с содержимым ячейки, выделите столбцы или строки, которые необходимо изменить, а затем на вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат. В меню Размер ячейки выберите команду Автоподбор ширины столбца или Автоподбор высоты строки).
4) Форматирование данных (Чтобы применить форматирование к числам, выделите нужную ячейку с числами, а затем на вкладке Главная в группе Число щелкните стрелку рядом со списком Общий и выберите нужный формат (рис. 26).
5) Форматирование листа (Чтобы облегчить чтение данных на листе, можно применить к нему различные типы форматирования. Например, можно применить границы и заливку для выделения определенных ячеек на листе. Можно создать границы вокруг ячеек (Выделите ячейку или диапазон ячеек, для которых требуется создать границы. На вкладке Главная в группе Шрифт щелкните стрелку возле кнопки рамки и выберите в списке стиль границы). Можно изменить цвет текста и выравнивание (Выделите ячейку или диапазон ячеек, которые содержат (или будут содержать текст), подлежащий форматированию. На вкладке Главная в группе Шрифт щелкните стрелку рядом с кнопкой Цвет текста, а затем выберите нужный цвет в группе Цвета темы или Стандартные цвета). Можно сделать заливку ячеек (Выделите ячейку или диапазон ячеек, к которым требуется применить заливку. На вкладке Главная в группе Шрифт щелкните стрелку возле кнопки Цвет заливки и выберите в списке Цвета темы или Стандартные цвета нужный цвет) и т.д.
В справочной системе Microsoft Excel 20102 детально описаны методики выполнения следующих задач: форматирование чисел на листе, печать листа, создание таблицы Excel, фильтрация данных с помощью автофильтра, сортировка данных с помощью автофильтра, применение условного форматирования, применение проверки данных, создание формулы, использование функций в формулах, отображение данных на диаграмме, создание макроса, создание отчета сводной таблицы, активация и использование надстроек.
Рис. 25. Форматирование ячеек