Функции убф.

• Прогнозирование.

Предметом прогнозирования является НБФ в целом, а также, на низовом уровне, профиль фонда конкретной библиотеки, объем исключения документов из фонда, финансовые затраты, тенденции обновления средств обработки и хранения БФ, площади фондохранения и др.

• Прогнозирование

1. дальнесрочное (более 50 лет);

2. долгосрочное (15-20 лет);

3. среднесрочное (10-15 лет);

4. краткосрочное (5-10 лет)

Для предопределения данных на 5-летний срок необходимо изучить динамику развития фонда за предыдущие 15 лет.

• Планирование

Планы имеют директивный характер и обязательны для исполнения. Напр., модель фонда имеет силу плана.

Составляются перспективные и текущие планы работы библиотеки, отдела, сектора, отдельного сотрудника.

Норма – показатель расхода трудовых, материальных, финансовых или временных ресурсов на планируемый параметр. Используются Типовые нормы времени на работы, выполняемые в библиотеках (1997 г.).

• Организация – совокупность процессов и операций, ведущих к превращению набора документов в упорядоченное целое.

В результате организации обеспечивается готовность фонда к использованию как его важнейший признак. Фонд постоянно приводится в соответствие с меняющимися к нему требованиями.

• Регулирование – измерение выходных параметров функционирования БФ, сравнение результатов с эталоном (моделью фонда) и последующее управляющее воздействие с целью корректировки.

Эту функцию выполняют процессы первичного и вторичного отбора, перемещение и перестановка БФ, перевод документов на другой уровень хранения. Эти процессы сопровождаются рекомплектованием, переучетом фонда, реорганизацией, уточнением модели фонда.

Регулирование состоит в определении дальнейшей участи документов БФ:

1. технологически статичные меры – статус-кво – все остается без изменений;

2. технологически поступательные меры – уточнение модели фонда, внесение корректив в первичный отбор, уменьшение экземплярности, сокращение или прекращение комплектования по неактуальным темам;

3. технологически возвратно-поступательные меры – износившиеся и другие документы направляют в ремонт, переплет, реставрацию, затем возвращают на место;

4. технологически возвратные меры – реформирование БФ. Непрофильные, излишне дублетные и другие документы переводят на пассивный уровень хранения, в ОРФ, депозитарий. Исключаются ветхие и устаревшие документы.

• Учет – отражение количественных и качественных результатов труда на всех производственных участках ФБФ.

• Контроль – сопоставление полученных результатов с намеченными целями. Примеры: статистика документовыдачи и отказов, контроль за работой сотрудников, правильностью пользования библиотечными документами.

• Анализ информации, поступающей от всех структурных звеньев системы УБФ. Анализ объекта УБФ – изучение задач библиотеки, состава и интересов ее пользователей, состояния и использования БФ. Анализ действий субъектов УБФ позволяет выявить слабые места в УБФ.

Ежедневного наблюдения за фондом недостаточно для управления его формированием. Нужен целый комплекс специальных методов изучения фонда: статистические, библиографические, социологические методы, математическое моделирование, графические методы, корреляционный и факторный анализы и т.д.

Базисной, информационной основой для первого этапа изучения фонда является статистика.

Для удобства проведения статистического изучения фонда целесообразно показателям присвоить соответствующие обозначения и дать формулы для расчета отдельных показателей:

1. Ф — величина документного фонда;

2. Ф_н — объем новых поступлений (в абсолютных цифрах и процен­тах);

3. Ф_в — объем выбытия (в абсолютных цифрах и процентах);

4. В — книговыдача;

5. А — число читателей;

6. О — обращаемость;

7. К — книгообеспеченность;

8. Ч — читаемость;

9. К_с — коэффициент соответствия;

10. Т_р —темп роста.

Формулы для расчета отдельных показателей:

^{В=АхЧ; Ч=В:А; О=В:Ф=Ч:К}

^{К=Ф:А; Ф=КхА; Кс=В%:Ф%}

Т_Р = значение показателя за последующий год

значение показателя за предшествующий год

В ходе статистического изучения применяются различные приемы и методы: группировка, ранжирование, анализ по отклонениям показателей, динамический анализ.

Наиболее распространенным приемом анализа является сравнение, которое позволяет выявить отклонение показателей.

Показа-тель	По данным анализируемой ЦБС			Отклонение показателей анализируемой ЦБС
	За предшес-твующий период	За отчетный период		За предшес-твующий период	От плана
		Плановые показатели	Отчетные показатели
Обраща-емость	1,7	2	1,9	+0,2	-0,1

При динамическом анализе строится определенный динамический ряд. Выявляются устойчивые темпы изменения анализируемого показателя. Особое место в динамическом методе занимают темповые ряды. Изучение объекта в динамике позволяет выявить тенденции его развития, основные наметившиеся изменения.

Для анализа динамики книжного фонда, книговыдачи и числа читателей рассчитывается темп роста: а) фонда; б) книговыдачи; в) читателей. Образуется соответствующий динамический ряд.

Годы Книжный фонд		Читатели	Книговыдача
Предшествующий год Анализируемый год	506251 525614	50602 51966	1127858 1162729

Коэффициент роста книжного фонда составляет:

Тр_ф = 525614:506251=1,01

Коэффициент роста читателей составляет:

Тра=51966:50602=1,02

Коэффициент роста книговыдачи составляет:

Трв=1162729:1127858=1,02

Необходимо выявить разницу в темпах роста.

При современном увеличении объема фондов и читательского спроса книговыдача может расти, а действительное использование фондов и степень удовлетворения читательского спроса — оставаться на одном уровне и даже уменьшаться.

Темпом ростаназывается отношение уровней последующего и предшествующего периодов. Темпы роста, выраженные в виде простых отношений, называются коэффициентами роста. Коэффициент роста выражает общую степень роста показателя за определенный период.

В данной ситуации темпы роста читателей и книговыдачи не отстают от темпов роста книжного фонда: это может быть расценено лишь как положительное явление. Темпы роста читателей и книговыдачи находятся на одном уровне, следовательно, можно сделать вывод, что увеличение книговыдачи произошло в основном за счет увеличения числа читателей. Таким образом, о росте интенсивности использования книжного фонда в данном случае говорить не приходится. Могут сложиться и другие ситуации и соответствующие им управленческие решения.

Описание и объяснение данных	Прогнозируемое следствие	Управленческие решения
	I вариант
Трв<ТРа>ТРф Трв=0,8; Тра=1.4; Трф=1,1. Такое соотношение темпов роста показателей свидетельствует, что нет интенсификации использования фонда, так как темпы роста книговыдачи отстают от темпов роста читателей. Число читателей растет быстрее, чем объем фонда и книговыдача.	Сохранение таких темпов может привести к недостаточной книгообеспеченности, росту неудовлетворенных запросов, снижению читаемости, к дальнейшему падению интенсификации использования фонда библиотеки.	Увеличение объема фонда за счет увеличения ежегодных поступлений в библиотеку, поднятие темпов роста фонда. Значительная активизация пропаганды литературы для увеличения темпов роста книговыдачи, активизация внутрисистемного книгообмена (ВСО).
	II вариант
Трв>ТРа<ТРф ТРв=1,3; ТрА=1,2; Трф=2,1. Такое соот­ношение говорит об эффективном использовании фонда. Однако книжный фонд растет значительно быстрее, чем число читателей и книговыдача. В этом варианте наиболее приемлемой является ситуация, когда темпы роста фонда незначительно опережают темпы роста читателей. ТРв=1.1; ТРа=1,08; -Трф=1.1. Фонд используется интенсивно. Такое соотношение коэффициентов оценивает­ся как положительное явление, объем фонда соответствует росту числа читателей.	Сохранение таких темпов может привести к увеличению неиспользуемой части фонда, к снижению обращаемости фонда. Сохранение таких темпов приведет к дальнейшей интенсивности использования фонда.	Расширение сферы действия библиотеки, увеличение числа читателей, принятие мер по формированию имиджа библиотеки, усиление работы по продвижению книги путем проведения мероприятий вне стен библио­теки, совершенствование информационной работы, активизация ВСО. Своевременное освобождение фонда от устаревших изданий, улучшение качественного состава фонда. Поддержание данного соотношения темпов роста показателей. Резервы повышения эффективности использования фонда — совершенствование состава фонда и его пропаганды.
	III вариант
Трв=Тра<Трф Трв=1,1; Тра=1,1; Трф=1,2. Такое соотношение говорит о неэффективном использова- нии фонда, так как уве­личение книговыдачи произошло только за счет роста числа читателей. Темпы роста фонда незначительно опережают темпы роста читателей - это явление положительное, так как позволяет обеспечить надежность фонда для читателей.	Сохранение таких темпов может привести к дальнейшему падению интенсивности использования фонда.	Совершенствование пропаганды литературы, улучшение как индивидуальной, так и массовой работы с читателями. Совершенствование форм и методов раскрытия библиотечного фонда, улучшение информации о фонде библиотеки. Совершенствование качественного состава фонда, активизация ВСО.
	IV вариант
Трв>Тра<Трф Трв=1,1; Тра=1,1; Трф=1,1. Интенсификация фонда отсутствует, так как увеличение выдачи, как и в 3-м варианте, произошло только за счет роста числа читателей, что ограничивает диапазон представляемых изданий.	Данная ситуация может привести к дальнейшему падению эффективности использования фонда, в будущем может произойти снижение книгообеспеченности, надежность фонда может упасть.	Количественное и качественное совершенствование фонда, активизация ВСО, совершенствование раскрытия фонда, увеличение числа читателей.
	V вариант
Трв<ТРа<Трф Трв=0,9; Тра=1,1; ТРФ=1,3. В данном варианте сочетаются ситуации 1-го и 2-го вариантов, то есть можно говорить об отсутствии интенсификации фонда, объем фонда соответствует росту читателей.	Данная ситуация может привести к снижению использования фонда, л падению его обращаемости.	Совершенствование пропаганды фонда, информации о нем, активизация ВСО, увеличение числа читателей. Своевременное освобождение фонда от устаревших изданий, улучшение качественного состава фонда.

Следующим этапом анализа фонда является изучение его обновляемости, рассчитывается процент поступлений и выбытий из фонда, проводится сравнение с предыдущим периодом. Надежность фонда может быть обеспечена только в том случае, когда имеется стойкая тенденция к преобладанию объема ввода изданий над объемом вывода. Сокращение новых поступлений, конечно, не может способствовать удовлетворению читательских потребностей. Это крайне нежелательное явление. В то же время искусственное сдерживание вывода из фонда изданий, переставших пользоваться спросом, приводит к увеличению пассивной части фонда, к падению эффективности использования фонда. По рекомендации ИФЛА фонд общедоступной библиотеки должен обновляться в течение 10 лет и в нем должны присутствовать 10% книг, изданных за последние 2 года, и 30-40% книг, изданных за последние 5 лет. Таким образом, желательно, чтобы в фонд ежегодно попадало не менее 5% изданий текущего года.

Важное место в статистическом анализе занимает изучение в едином комплексе таких показателей, как книгобеспеченность, читаемость, обращаемость. Основанием для формирования данного комплекса послужило то, что между его элементами имеется тесная корреляционная связь, сущность которой выражается в том, что изменение одного составляющего неизбежно ведет к изменению других. Поэтому показатели, составляющие комплекс, нельзя анализировать отдельно, они характеризуют качество фонда только во взаимосвязи и взаимовлиянии. Так, например, высокая обращаемость фонда сама по себе еще не говорит о таком же высоком уровне обслуживания читателей.

В библиотечной практике нередко возникают ситуации, когда, оценивая показатели, необходимо определить, высокое или низкое значение они имеют. Такая необходимость возникает часто, ибо сравнение со средними по стране или с лучшими по стране не всегда является правомерным, так как не сравнимыми оказываются факторы, влияющие на формирование фондов в различных регионах страны. Наиболее правильным в таких случаях будет выбор лучших показателей по региону и ориентация на их достижение. Такой подход является в определенных информационных ситуациях более реальным и показывает отстающим путь к уровню передовых в регионе, то есть достигается принцип выравнивания показателей.

Определение высоких и низких границ данных показателей по региону или по филиалам конкретной ЦБС позволит сгруппировать библиотеки по значениям данных показателей и разработать стандартные управленческие решения, направленные на поиск резервов повышения эффективности использования фонда.

Группа значений показателей	Оценка ситуации	Управленческие решения
1) Обращаемость (О) — Высокая (В) Читаемость (Ч) — Высокая(В) Книгообеспеченность (К)- Высокая (В)	Достаточно эффективное использование фонда.	Совершенствование рекламы фонда, рост обращаемости должен сочетаться с пропорциональным ростом книгообеспеченности и читаемости, так как сверхактивная читаемость без роста книгообеспеченности приведет к быстрой изнашиваемости фонда.
2) О —В Ч — Низкая (Н) К-Н	Такое сочетание показа­телей не является опти­мальным, что не позволя­ет говорить об эффектив­ном использовании фонда.	Повышение книгообеспеченности и усиление пропаганды из­даний.
3) 0-В Ч-В К-Н	Довольно интенсивное использование фонда.	Необходимо увеличение объема фонда, чтобы предоставить читателям более широкий круг изданий, что в свою очередь приведет и к дальнейшему повышению читаемости.
4) 0-Н Ч-Н К-В	Состав фонда не соответ­ствует потребностям чи­тателей, реклама фонда не ведется на должном уровне.	Изучение состава и использования фонда, освобождение его от устаревшей, непрофильной литературы, пополнение фонда новыми изданиями. Усиление пропаганды фонда.
5) 0-Н Ч-В К-В	Фонд перенасыщен изда- ниями, имеет значитель- ную хронологическую глубину.	Изучение фонда. Если высокая книгообеспеченность объясняется наличием в фонде значительной ценной части фонда, то снижать книгообеспеченность нецелесообразно. В противном случае при отсутствии резерва для увеличения числа читателей целесообразно часть изданий передать другим библиотекам или списать.
6) О — Н Ч — Н К—Н	В качественном и количественном отношении фонд не соответствует потребностям читателей, пропаганда изданий ведется не на должном уровне.	Изменение коренным образом политики комплектования и использования фонда, пополнение его изданиями, соответствующими задачам библиотеки и потребностям читателей. Освобождение фонда от устаревшей литературы, совершенствование методов рекламы фонда.

Качественную сторону состава и использования фонда позволяет представить изучение отраслевой структуры фонда и книговыдачи (в %).

Рассчитываются коэффициенты соответствия по отраслевым отделам и составляется таблица.

Отделы фонда	Значение Кс	Вывод об использовании
Общественно-полити­ческая литература и т. д.	0,9	Активно используется

Активно используемыми отделами считаются отделы, К. которых ко­леблется от 0,8 до 1,3, пассивно используемыми при К_с ниже 0,8, сверхактивными — К_с которых выше 1,3. Даются рекомендации для совер­шенствования комплектования.

Особо изучаются пассивно используемые отделы. Выявляются причины образования пассивной части фонда. Пассивно используемые отделы требуют детального изучения использования книг непосредственно у полки по книжным формулярам, где регистрируется каждая выдача издания. Составляется следующая таблица.

Название отдела	Всего названий по каталогу	Просмот­рено книг у полки	Из них выдавались
			ни разу	1-2 раза	3-5 раз	6-10 раз	Свыше 10 раз
Бухгалтер­ский учет	60	40	10	12	10	8	—

Распределение единиц хранения по числу их выдач позволяет дифференцировать фонд отдела на активную его часть (книги выдавались 6-10 раз), сверхактивную (свыше 10 раз), малоиспользуемую (3-5 раз) и пассивную часть (0-2 раза). Целесообразно не ограничиваться простым подсчетом выдач, а установить обращаемость каждого отдельного документа, разделив число выдач документа на срок его нахождения в фонде (в годах). В качестве экспертов для изучения пассивной части отраслевого фонда привлекаются все сотрудники библиотеки и читатели-специалисты в этой области знания. Результаты коллективной экспертизы заносятся в таблицу и принимаются управленческие решения по ликвидации причин образования пассивной части фонда.

Название отдела		По причинам неиспользования
	Пассивная часть	Незасл. забытые	Непрофильные	Дублеты	Устаревшие по содержанию	Ветхие	Недочеты и изложения неудовл. полигр. исполнения	Книги узкого спроса	Книги, не вызвавшие интереса читателей
Бухгалтер-
ский учет	22	8	4	2	6	—	1	1	—

Стандартизированные управленческие решения по ликвидации при­чин образования пассивной части фонда представлены в таблице.

Перечень причин образования пассивной части фонда	Обстоятельства, вызыва­ющие образование пассив­ной части фонда	Управленческие решения
Незаслуженно забытые	Недостаточная пропаганда изданий, плохо поставленная информационная работа о но­вых поступлениях, слабая организация ИРИ, недостаточное знание фонда, текучесть кадров, невысокий профессиональный уровень работников.	Усиленная пропаганда выявленных незаслуженно забытых изданий (на выставках, обзорах, индивидуальных беседах и т.д.). Организация изучения фонда библиотекарями, постоянные для сотрудников библиотеки.
Устаревшие по содержанию	Несвоевременное выявление и изъятие этой литературы из фонда, нерегулярность проведения списания этих изданий, плохо организованное изучение фонда.	Регулярное изучение фонда, оценка его специалистами-отраслевиками, своевременность изъятия изданий.
Непрофильные	Плохое знание профиля фонда, состава читателей и их потребностей, ошибочная засылка незаказанных изданий.	Изучение профиля фонда, потребностей читателей, возврат незаказанных изданий.
Ветхие	Повышенный спрос на издание, плохой переплет, небрежное обращение с книгами.	Срочный переплет, реставрация изданий. Если издание не принимается в переплет, то списывается. Организация комплекса мероприятий по пропаганде бережного отношения к книге. Доукомплектование.
Дублетные	Недостатки текущего комплектования, неправильное определение экземплярности в предваритель­ном заказе.	Усилить пропаганду этих изданий. При значительной дублетности - передача части изданий в другие библиотеки. Научно обоснованное определение экземплярности в предварительном заказе.
Узкого спроса	Незначительное число читателей данного издания, недостатки предварительного заказа.	Передача изданий на другой уровень хранения.

Библиотека может провести изучение тех книг, которые не нашли своего читателя, поместив эти издания на выставки, например, с такими названиями: «Эти книги экспонируются в библиотеке в последний раз» или «Ваше мнение, читатель, об этих книгах». В этом случае читателям предлагается карточка обратной связи со следующими оценочными критериями:

1. Не было информации о книге;

2. Книга незаслуженно забыта;

3. Книга узкого спроса;

4. Тема книги не вызвала интереса;

5. Тема важна, но материал изложен примитивно, неинтересно;

6. Тема потеряла актуальность;

7. Издание устарело по содержанию;

8. Книга не привлекла внимания из-за плохого полиграфического оформления;

9. Содержит сложный, трудный для восприятия материал.

Анализ карточек обратной связи с отмеченными читателями оценочными номерами позволит принять обоснованные решения о дальнейшей судьбе книги в библиотеке.

Кроме карточек обратной связи посмотреть на фонд глазами читателей позволяют и другие социологические методы его изучения (беседы, анкетирование, интервьюирование, отзывы читателей о книгах, анализ читательских формуляров и т. д.). Особое место в изучении состава читателей и их потребностей в целях научно обоснованного комплектования занимают картотека читательского профиля и картотека отказов. Картотека читательского профиля позволяет сегментировать состав читателей по такому признаку, как профессия. Подробно о признаках сегментирования и изучении потребительского спроса можно узнать из пособия И. В. Эйдемиллер. Анализ читательских формуляров дает картину читательских предпочтений различных групп пользователей библиотеки, что позволяет корректировать текущее комплектование библиотеки. В целях выявления соответствия фонда библиотеки потребностям читателей рекомендуется также проводить дни сплошного учета спроса (3-4 раза в год). Такое изучение в режиме «запрос—ответ» позволяет выявить пробелы в комплектовании, скорректировать тематику в структурной модели фонда, уточнить цели чтения, более четко определить и типологию изданий. Выявить лучшие конкретные издания по наиболее спрашиваемым темам позволяет библиографический метод изучения фонда, то естьсверка информационно-библиографических пособий, учебных программ и т. д. с каталогами библиотеки.

Особое значение для совершенствования комплектования имеет изу­чение отказов. Основное требование к учету отказов — непрерывность, так как только в этом случае можно получить полную и достоверную информацию, необходимую для управления качеством комплектования.

Всестороннее изучение фонда требует применения в едином комплек­се всех перечисленных выше методов его изучения: статистических, социо­логических, библиографических. Автоматизированное изучение фонда биб­лиотеки позволяет получать управленческую информацию по самым разным аспектам, в том числе — в графической форме (представить соотно­шение объема фонда, книговыдачи, числа читателей и т. д.), легко выявить состав и использование фонда по типам, видам и жанрам, сериям, издатель­ствам, выявить наиболее читаемых авторов, четко представить неудовлет­воренный спрос.

В повышении эффективности фонда значительную роль играет его рек­лама, выполняющая в деятельности библиотек ряд важнейших функций.

Прежде всего следует назвать информационную функцию рекламы. Реклама обеспечивает читателей направленным потоком информации о документах, имеющихся не только в самой библиотеке, но и вне ее. Формируя читательский спрос и стимулируя книговыдачу, повышая обращаемость фонда, реклама выполняет также экономическую функцию. Являясь частью системы маркетинга, реклама берет на себя еще и функцию коммуникационную. С помощью карточек обратной связи, книжных формуляров и других способов, используемых в рекламной деятельности, поддерживается постоянная обратная связь с читателями. Это позволяет контролировать продвижение документов на читательском рынке, созда­вать и закреплять у читателей систему предпочтений к определенным документам, в случае необходимости корректировать процесс использования документов. Таким образом реализуется контролирующая и корректирующая функция рекламы. Опыт показывает, что эстетически выдержанная реклама не раздражает и не утомляет читателей, а рассматривается ими как необходимая и полезная часть деятельности библиотеки.

20