Вопрос №1. Понятие автоматизации библиотек
Однозначной трактовки понятия «автоматизация» не существует. Обычно под ним понимают:
использование средств автоматизации для управления определенными процессами или для выполнения определенных функций;
замена ручного труда или механических устройств в том или ином технологическом процессе средствами автоматизации;
комплекс мероприятий, направленных на повышение производительности труда человека путем замены рутинных ручных операций средствами автоматизации.
Сегодня в качестве средств автоматизации используются современные компьютерные системы и телекоммуникационные сети.
Часто синонимами понятия «автоматизация библиотек» рассматривают такие понятия как «компьютеризация библиотек», «информатизация библиотек», «внедрение информационных технологий», «автоматизация библиотечно-библиографических процессов» и др., хотя некоторые специалисты отмечают и имеющиеся, на их взгляд, различия. Так с «компьютеризацией библиотек» связывают установку компьютерной техники на рабочих местах работников библиотеки и читателей, что позволяет постепенно освободить сотрудников библиотеки от рутинных ручных операций (например, заполнение каталожных карточек вручную или их печать на пишущей машинке), а для читателей библиотеки более комфортные условия библиотечно-информационного обслуживания. «Автоматизация библиотек» предполагает помимо применения компьютерной техники использование машинных алгоритмов сбора, обработки, хранения и передачи информации. «Информатизация библиотек» рассматривается в более широком контексте, включающем помимо автоматизации процессы создания конечных электронных информационных ресурсов, таких как электронные каталоги, библиографические и фактографические базы данных, полнотекстовые электронные библиотеки. В широком смысле под «информатизацией» понимают комплекс мероприятий по внедрению в любой вид человеческой деятельности информационных технологий, базирующихся на применении компьютерной техники и телекоммуникационных сетей.
Л.И.Алешин (Московский университет культуры и искусств) считает, что более правильным было бы использовать вместо термина «автоматизация библиотек» термин «автоматизация библиотечно-библиографических процессов», чтобы не создалось неверное представление, что речь идет о создании библиотек-автоматов.
В «Законе об информатизации», принятом в Республике Беларусь в 1995г., информатизация трактуется как «организационный, социально-экономический и научно-технический процесс обеспечения органов государственной власти, юридических и физических лиц сведениями о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах на базе информационных систем и сетей, которые осуществляют формирование и обработку информационных ресурсов и выдачу пользователям информации в виде документов».
Целью автоматизации библиотек является повышение продуктивности и эффективности функционирования библиотечно-информационных учреждений, работа библиотечных кадров по улучшению качества создаваемых собственных информационных продуктов и услуг и обеспечение доступа к мировым информационным ресурсам, улучшение сервиса и повышение оперативности обслуживания пользователей с помощью современных информационных технологий.
Задачами библиотечной автоматизации являются:
ликвидация рутинных библиотечных процессов;
реализация принципа одноразовой обработки информации и ее многоразового и многоаспектного использования;
повышение качества и комфортности обслуживания читателей в библиотеке и за ее пределами;
обеспечение оперативного (интерактивного в масштабе реального времени) свободного (корпоративного) доступа к национальным и мировым информационным ресурсам.
С точки зрения масштабности автоматизации она может быть трех видов:
комплексная (максимальная), свойственна большим и очень большим библиотекам, обеспечивает доступ к внешним информационным ресурсам;
частичная (применяется в средних библиотеках, ею охвачены основные библиотечно-информационные направления деятельности библиотеки – учет и обработка фонда, обслуживание читателей и т.п.);
минимальная (применяется в небольших библиотеках, основным ее содержанием является предоставление доступа к внешним информационным ресурсам).
Если раньше автоматизация начиналась, как правило, с формирования базы данных (электронного каталога), то в последнее время в основном с подключения к глобальной сети Интернет и внешним базам данных.
Конечным результатом автоматизации информационно-библиотечных процессов является автоматизированная библиотечно-информационная система (АБИС).
Таким образом, под автоматизацией будем понимать комплекс мероприятий по созданию (внедрению) в работу АБИС определенного масштаба и назначения.
Достоинства и недостатки процесса автоматизации
|
Достоинства |
Недостатки |
|
1. Оперативность обслуживания пользователей |
1. Дороговизна |
|
2. Доступ к внешним информационным ресурсам |
2. Труднопрогнозируемый экономический эффект |
|
3. Возможность информационного взаимодействия |
3. Возможное сокращение рабочих мест |
|
4. Ликвидация рутинных операций |
4. Угроза здоровью при несоблюдении требований техники безопасности |
|
5. Одноразовая обработка информации и ее многократное и многоаспектное использование |
5. Опасность вирусного заражения системы |
|
6. Повышение производительности труда |
6. Угроза стать придатком машины |
|
7. Привлечение новых категорий пользователей |
7. Требуется более высокая степенб информационной культуры пользователя |
|
8. Новое качество обслуживания |
|
Вопрос №2. АБИС. Определение и виды.
Конечным результатом автоматизации информационно-библиотечных процессов является автоматизированная библиотечно-информационная система (АБИС).
Таким образом, под автоматизацией будем понимать комплекс мероприятий по созданию (внедрению) в работу АБИС определенного масштаба и назначения.
То, какие характерные особенности присущи АБИС, можно определить исходя из анализа самого этого термина.
Система может быть определена как совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов, формирующих единое целое. Например, в качестве систем можно рассматривать солнце и вращающиеся вокруг него планеты; организм человека, промышленное предприятие, общество.
Признаки системы:
Имеет структуру (взаимосвязи между компонентами) вертикальную (иерархическую) и/или горизонтальную.
Состоит из подсистем, которые, в свою очередь, могут быть системами, состоящими из более мелких элементов.
Устойчивость системы обеспечивается ее постоянным развитием.
Информационная система (ИС) – это совокупность людей, процедур и ресурсов, которая собирает, обрабатывает и распространяет информацию в той организации, к которой она относится.
ИС как всякая динамическая система имеет 3 основные взаимодействующие компоненты или функции:
Ввод (сбор и накопление данных)
Обработка (конвертирование входных данных в выходные данные, информационные продукты)
Вывод (передача результатов, полученных после завершения процесса обработки входных данных, по назначению)
Важную роль в концепции системы играют два ее дополнительных компонента: обратная связь и управление. Система с компонентами обратной связи и управления называется кибернетической системой, т.е. самоуправляемой и саморегулируемой.
Обратная связь – это данные о функционировании системы.
Управление включает в себя мониторинг и оценку данных обратной связи для определения степени соответствия функционирования системы поставленным целям. Обратная связь часто рассматривается как необходимая часть функции управления. В случае корректного функционирования системы формируется позитивная обратная связь, в случае некооректного функционирования – негативная. В реальном мире функционирование большинства систем со временем порождает негативную обратную связь, что объясняется такой системной характеристикой как энтропия – тенденцией системы терять относительно стабильное состояние равновесия.
Для понимания информационной системы важен также учет некоторых других системных характеристик, например, учет того, что система функционирует не в вакууме, а существует и функционирует окруженная другими системами, составляющими внешнюю среду.
Если система является частью большей системы, она называется подсистемой, а большая система является для нее средой, от которой она отделена границей системы. Некоторые системы действуют в одной и той же среде и связаны общей границей, называемой интерфейсом. Система, функционирующая с другими системами в одной среде, называется открытой системой. Она обменивается с ними данными, связана с ними интерфейсами ввода/вывода. Если система способна изменяться или изменять внешнюю среду, в которой она функционирует, то такая система называется адаптивной.
Существуют множество ИС различных типов, например, письменная (бумага-и-карандаш) или неформальная (устная). Различают также информационные системы компьютеризированные и некомпьютеризированные. Автоматизированная ИС (АИС) использует компьютерное оборудование, программное обеспечение, телекоммуникации и другие виды информационных технологий (ИТ) для того, чтобы преобразовать ресурсыданных в информационные продукты. Всякий, кто пользуется ИС или информацией, которую она производит, называется конечным пользователем.
Информационные системы играют жизненно важную роль во всех видах человеческой деятельности, поскольку сегодня информация - один из ключевых ресурсов развития общества. Они предоставляют информацию для эффективного выполнения операций и управления организацией в целом. АИС, применяемая в библиотечной сфере, называется автоматизированной библиотечно-информационной системой (АБИС).
На рис. 2 представлена модель автоматизированной информационной системы (АИС), содержащей четыре главные ее компоненты:
(1) Люди (конечные пользователи и ИТ специалисты), (2) техническое обеспечение (компьютеры и носители информации), (3) программное обеспечение (программы и процедуры), (4) данные (данные , модели и базы знаний)
Ресурсы данных после их обработки трансформируются в информационные продукты для конечного пользователя
Процес обработки информации состоит из ее ввода, обработки, вывода, хранения и управления системой.
Конечные пользователи (пользователи, клиенты) – это люди, использующие АИС или производимые ей информационные продукты. В случае АБИС к ним относятся читатели, пользователи и сотрудники библиотеки, люди, курирующие деятельность библиотек.
ИТ специалисты – это люди которые разрабатывают и сопровождают АИС. К ним относятся системные аналитики (разрабатывают системы исходя из требований конечных пользователей), программисты (пишут программы на основе спецификаций системы, разработанных системными аналитиками), операторы (вводят в систему данные и управляют системой), технический персонал (обслуживают компьютерную технику).
Под компьютерами здесь понимаются:
Компьютерные системы, которые состоят из центрального процессора (ЦП) и компьютерной периферии, т.е. связанных с ЦП различного вида периферийных устройств, таких как клавиатура и электронная мышь для ввода данных и команд, видеоэкран и принтер для вывода информации, магнитные и оптические диски для хранения информации, компьютерное и сетевое оборудование (компьютеры, сканеры, принтеры, видеомониторы, концентраторы, репиторы, кабельная система и т.п.).
Телекоммуникационное оборудование, которое состоит из кабельной системы, различного рода коннекторов, концентраторов, монтажных стоек, трансиверов, репитеров и т.п.
Носители информации – это гибкие и жесткие магнитные диски, магнитные ленты, CD/DVD-ROM-ы, распечатанные выходные документы.
Программы – это операционные системы, универсальное (MS Word, MS Excel и др.) и специализированное (программы MARK-SQL, ИРБИС, LIBER-MEDIA, бухгалтерские программы) программное обеспечение.
Процедуры – инструкции использования ПО, ввода данных, корректировки ошибок, распространения выходных результатов работы системы и т.п.
Ресурсы данных – библиографические записи и базы данных, записи о пользователях библиотеки, информация о сотрудниках библиотеки и т.п. Данные могут быть представлены в различной форме: в виде текста (алфавитно-цифровых символов), графических изображений (графиков, схем), аудио- и видео записей. Обычно ресурсы данных организованы в
Базы данных, содержащие как правило, структурированную информацию в виде записей.
Базы моделей, которые содержат концептуальные, математические, логические, организационные модели, выражающие производственные отношения и взаимосвязи, маршруты движения людей, продуктов и информации о них.
Базы знаний, которые содержат знание во множестве форм, таких как факты и правила из различных областей знания. Базы знаний, как правило, связаны с экспертными системами.
Информационные продукты – это записи инвентарной книги, статистические отчеты, выходные формы и т.п.
Существует определенное различие между данными и информацией. Данные – это собранные, но необработанные факты, наблюдения, количественные показатели, даты и т.п. Более точно данные определоляют как объективные измерения атрибутов (характеристик) реально существующих объектов или процессов. Информация – это данные, подвергшиеся смысловой обработке с заранее заданной определенной целью.
Таким образом, в состав всякой АИС входят 4 подситемы: (1) технического обеспечения (ТО), (2) программного обеспечения (ПО), (3) информационного обеспечения (ИО) и (4) организационного обеспечения.
АБИС представляет собой сложный организационно-технологический комплекс, который включает:
информационное обеспечение – совокупность различных информационных ресурсов, которые обрабатываются системой, средств кодирования информации, методов ее организации, хранения и контроля.
лингвистическое обеспечение, которое представляет собой широкий спектр информационно-поисковых языков и методов, необходимых для обработки документов и запросов, а также средств для их использования и поддержки.
программное обеспечение – совокупность машиночитаемых алгоритмов для управления работой ЭВМ, пакетов прикладных программ (для АБИС), документация, необходимая для эксплуатации системы.
техническое (аппаратное) обеспечение, к которому относят компьютерные периферийные устройства, средства связи, оргтехнику и т.п.
сетевые технологии реализации системы (локальные, распределенные, глобальные).
организационно-технологическое обеспечение, которое состоит из организационно-технологической документации, средств контроля и управления, что обусловливает принятие решений для эффективной эксплуатации системы.
кадровый персонал (библиотечные работники, инженерно-технические работники, администраторы баз данных, программисты и др.).
эргономическое – организационные мероприятия по обеспечению соответствующих условий работы на компьютере, требуемых нормативных параметров освещения рабочих мест, температурно-влажностного режима в помещениях библиотеки и т.п.
Классификация АБИС является сложной научной проблемой, что объясняется тем, что при классификации возможны различные подходы к формированию родо-видовых соотношений и понятий, а также их сложностью и масштабностью. Наиболее предпочтительной для классификации АБИС является фасетная классификация, в основу которой положено выделение различных групп признаков АБИС. Например, АБИС можно подразделять на:
по виду и характеру вводимой и обрабатываемой информации
библиографические
фактографические
полнотекстовые
справочные
смешанные
(современные АБИС – это смешанные системы, хотя в АБИС, эксплуатируемых в библиотеках Беларуси, в основном используются библиографические базы данных. В то же время заметна тенденция к увеличению доли полнотекстовых баз данных. Часто в системе полный текст документа связан с библиографической записью о нем)
по профилю комплектования информационных массивов документов (зависит от профиля комплектования библиотеки)
универсальные
многоотраслевые
узкотематические
в зависимости от состава подсистем и задач АБИС и характера их реализации в системе
интегрированные
неинтегрированные
(в первом случае АБИС охватывает все основные процессы библиотечно-информационной деятельности и все ее компоненты находятся в теснейшей взаимосвязи и взаимодействии друг с другом (например, используется в различных подсистемах АБИС одни и те же базы данных)
по функциональному назначению
однопользовательские
сетевые
по архитектуре используемых сетевых технологий
файл-серверные
клиент-серверные
по масштабам функционирования
автономные (локальные)
распределенные (корпоративные)
с использованием технологий глобальных информационных систем (интернет-технологий)
по адаптируемости (способности к изменению)
открытые
закрытые
гибкие
Вопрос №3. Состояние автоматизации библиотек Беларуси
Вопрос №4. Библиотека как объект автоматизации
Библиотека является сложным объектом с точки зрения ее автоматизации, что объясняется ее полифункциональностью, множеством стоящих перед ней задач и многовариантностью их решения. Кроме того, в библиотеке существуют процессы, не поддающиеся формализации (т.е. их нельзя представить единообразно, алгоритмизировать), а следовательно, и автоматизации вообще или частично. (Алгоритм – запланированная изначально последовательность шагов в осуществлении какой-либо операции.)
Автоматизация библиотеки начинается с определения всех ее основных функций, операций, процессов и т.д. Обычно эту работу в библиотеке осуществляет специально сформированная для этой цели рабочая группа, состоящая из ведущих специалистов различных структурных подразделений библиотеки, а также экспертов, привлеченных из сторонних библиотек и организаций. Рабочая группа ставит задачу по автоматизации библиотеки перед разработчиками (или поставщиками) АБИС, и качество проектирования системы во многом определяется качеством предпроектного обследования библиотеки как объекта автоматизации и качеством постановочных задач на автоматизацию, сформулированных рабочей группой, осуществлявшей обследование. При определении постановочных задач они должны быть в достаточной степени детализированы (так, например, при проектировании АБИС для библиотеки Конгресса США перед автоматизаторами было поставлено около 300 задач).
Формализация библиотечно-информационных процессов заключается в их расмотрении от общего к частному (такой подход называется нисходящим проектированием системы) и в представлении их в порядке их соподчиненности и последовательности. В целом же в библиотеке обычно выделяют следующие основные направления ее деятельности:
комплектование и учет фонда
обработка фонда
библиотечное обслуживание
управление
каждое из которых детализируется в виде функциональных задач.
Каждая из задач, в свою очередь, разбивается на подзадачи:
Результаты представления задач в виде иерархического древа оформляются в виде технологических карт по соответствующим отделам библиотеки. Затем устанавливаются взаимосвязи между задачами:
Формализация библиотечно-информационных процессов (БИП) заключается в однозначном и единообразном представлении всех БИП как единого целого.
Вопрос №5. Жизненный цикл АБИС
Под жизненным циклом АБИС понимается комплекс организационно-технологических операций (стадий), которые связаны с проектным вводом в действие и эксплуатацией системы. Жизненный цикл систем определяется соответствующим государственным стандартом, который распространяется также и на АБИС – ГОСТ 34.601.90 "Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания" (данный стандарт был переиздан в 1997г.)
Каждая из стадий в определенном в этом стандарте жизненном цикле системы делится на следующие этапы:
|
Стадии |
Этапы (содержание работы) |
|
1. Формирование требований к автоматизированной системе |
|
|
2. Разработка концепции АБИС |
2.1. Изучение объекта, всех библиотечных и информационных процессов библиотеки, а также структуры и функционирования подразделений, их осуществляющих и целью оптимизации этих процессов 2.2. Проведение необходимой научно-исследовательской работы, которая в первую очередь связана с подготовкой технологических карт на процессы, определение дублирования и общих мест в работе различных подразделений библиотеки по одному и тому же процессу. 2.3. Разработка концептуальной модели варианта АБИС, которая удовлетворила бы информационные потребности пользователей библиотеки |
|
3. Разработка технического задания |
3.1. Разработка и утверждение заданий на создание АБИС |
|
4. Эскизное проектирование |
4.1. Разработка предварительных проектных решений по системе и ее составляющим 4.2. Разработка документации АБИС по всем ее частям |
|
5. Техническое проектирование |
5.1. Разработка проектных решений по системе и ее частям. 5.2. Разработка и оформление документации на поставку системы и (или) требований (технических заданий) на ее разработку |
|
6. Разработка рабочей документации |
6.1. Разработка рабочей документации на систему и ее части 6.2. Разработка или адаптация программ |
|
7. Введение системы в эксплуатацию |
7.1. Подготовка объекта автоматизации кдо ввода в действие системы 7.2. Подготовка персонала 7.3. Комплектация АБИС 7.4. Строительно-монтажные работы 7.5. Пусконаладочные работы 7.6. Проведение предварительных испытаний системы 7.7 Проведение опытной эксплуатации системы (0,5 года) |
|
8. Сопровождение АБИС |
8.1. Выполнение работ в соответствии с гарантийными обязательствами 8.2. Послегарантийное обслуживание |
В стандартах оговорено, что допускается перечень стандартных уточнений в соответствующем соглашении участвующих в создании системы сторон, а также объединение этапов различных стадий.
Существующая практика проектирования, внедрения АБИС в реальных условиях часто свидетельствует о бессистемности этой работы:
приобретается определенное количество ЭВМ без учета их конфигурации, их соответствия автоматизируемым функциональным задачам, без учета их стоимости;
субъективно, без научно-технического обоснования, приобретается определенная версия программного обеспечения;
без должной научно-технологической проработки определяются функции и подразделения библиотеки, которые в первую очередь подлежат автоматизации и т.п.
Вопрос №6. Принципы построения АБИС
Принципы построения АБИС должны применяться уже на самой первой стадии ее проектирования.
Проектирование – процесс построения образа объекта, который используется для осуществления конкретных целей, задач.
Для АБИС процесс проектирования заканчивается созданием реальной АБИС. Построение АБИС базируется на системном подходе к анализу структуры и деятельности самой библиотеки.
Опыт разработки АБИС свидетельствует о том, что эта работа должна выполняться с соответствии с определенными базовыми принципами, которые различные специалисты формулируют зачастую по-разному, но можно определить в них и общее для них всех. Так Я.Л. Шрайберг в своей монографии определяет 10 таких принципов, Л. Алешин – 7, Н.А. Яцевич – 6. Такие принципы построения АБИС можно разделить на 2 группы:
Методологические (базовые) принципы
принцип идентичности
Разработка новых, внедрение существующих или усовершенствованных систем является сходной научно-практической и прикладной проблемами. Принцип основан на большом количестве общих признаков, которые кладутся в основу построения и проектирования АБИС. Эти признаки отличаются один от другого только содержанием этапов и параметрами. Принцип идентичности обеспечивает одинаковость этапов проектирования и одинаковость подходов к разработке и усовершенствованию системы. Позволяет использовать все ценное, что уже было наработано при создании различных систем (АИС, АСНТИ и др.). Идентичность наиболее ярко проявляется в типизации проектных решений. При разработке разнообразных технологических средств обеспечения АБИС. Происходит унификация этих решений с целью распространения их на другие библиотеки.
Одним из основных моментов типизации решений является учет особенностей отечественных и зарубежных библиотечных технологий, международных стандартов, форматов и протоколов обмена данными при разработке АБИС.
Типизация позволяет осуществлять эффективное информационное взаимодействие по всему миру, с другой стороны, такой подход содействует ликвидации унифицированного дорогостоящего дублетного оборудования.
Реализация принципа идентичности нашла свое отражение в действующих библиотечных стандартах.
принцип преемственности
Должен соблюдаться при проектировании новых функциональных возможностей АБИС и средств, обеспечивающих их реализацию. Заключается в обязательном учете в новых проектных решениях ранее накопленного опыта, а также сохранения всех полезных для дальнейшего использования средств и ресурсов (электронные каталоги, средства лингвистического обеспечения, имеющиеся в наличии технические средства). Благодаря преемственности достигаются такие качества АБИС как:
масштабируемость (обеспечение возможности развития системы с минимальными дополнительными затратами);
управляемость (стабильность и устойчивость системы);
открытость (возможность внесения изменений в систему)
Эти принципы создают потенциальные условия для обеспечения взаимодействия АБИС.
принцип интегрированности
Разработка прикладного программного обеспечения АБИС осуществляется в виде интегрированных взаимосвязанных модулей в среде наиболее распространенной операционной системы и систем управления БД.
В интегрированных АБИС вся информация обрабатывается по единой схеме, на основе единых исходных правил, но для решения различных библиотечных задач. Это позволяет оптимизировать как библиотечно-информационные процессы, так и использование их результатов.
Интеграция обеспечивает концентрацию в системе ресурсов и средств системы. Использование модульного принципа интегрированности систем имеет свои преимущества и недостатки:
позволяет поэтапное внедрение пакетов прикладных программ (ППП);
повышает способность системы к адаптации;
ускоряет внедрение системы в библиотечную практику;
относительно большое количество и раздробленность входящих в систему ППП часто усложняет эксплуатацию АБИС.
Частными принципами интегрированности АБИС являются организационно-технологические принципы:
принцип одноразовости
состоит в том, что информация, которая вводится в систему, обрабатывается и характеризуется один раз на одном из АРМов системы, а использоваться может на других АРМах многоразово с использованием сетевых технологий и интегрированной БД
принцип корпоративности
позволяет совместными усилиями формировать, создавать и использовать информационные ресурсы. Такие ресурсы называются распределенными и могут храниться в различных частях АБИС. Этот принцип позволяет на практике осуществить межбиблиотечную кооперацию и взаимодействовать с помощью сетевых технологий. Позволяет строить корпоративные сети различного масштаба (городские, региональные, ведомственные)
принцип сетевой интеграции
(предусматривает построение и функционирование различных технологически обновленных информационных ресурсов и обслуживают пользователей в локальных, распределенных и глобальных компьютерных сетях).
С развитием Интернет интегрированные АБИС приобрели новую функциональность:
поиск электронных документов, которых нет в фонде, но которые доступны в Интернет на бесплатной основе или на основе лицензии.
Новые функции в комплектовании, каталогизации
принцип совместимости
Заключается в возможности поддержки многоплатформенных систем и их интегрированности (способности к взаимодействию с другими системами) Выполнение принципа совместимости (на уровне аппаратных и программных средств) позволяет создавать корпоративные системы. Различают уровни аппаратной, программной и информационной совместимости АБИС:
аппаратная совместимость проявляется в возможности работы одной ЭВМ с узлами и устройствами другой ЭВМ, а также с другими периферийными устройствами
программная совместимость – возможность выполнения одних и тех же программ на различных ЭВМ с получением одинаковых результатов
информационная совместимость – способность 2-х и более АБИС адекватно воспринимать одинаково представленные данные, которая достигается путем использования системах совместимых коммуникативных форматов данных.
АБИС не может быть изначально спроектировано в своем конечном варианте – она находится в непрерывном развитии.
принцип адаптивности
Составляющие АБИС должны обладать свойствами, обеспечивающими быструю адаптацию этих составляющих к изменениям внешней среды и новым средствам. Этот принцип обеспечивает:
расширение системы с добавлением функциональных задач или изменения отдельных их них, которые уже есть в наличии при неизменности ее остальных функциональных частей; при этом обеспечивается возможность переноса программных средств и данных с одной операционной среды в другую с возможностью работы в различных СУБД;
введение необходимых дополнительных средств обеспечивает новые возможности системы.
Адаптация АБИС должна быть заранее предусмотрена как на организационном, так и на технологическом уровнях.
принцип управления и мониторинга
Позволяет проводить постоянный контроль параметров функционирования системы, достигнуть высокой точности данных, используемых в системе. Для этого на этапах ввода и обработки информации в систему необходимо использовать различные формы контроля за работой системы, что достигается благодаря наличию в современных АБИС так называемого интеллектуального модуля статистики. Во многих АБИС ведутся специальные БД "Стат".
Вопрос №7. Принцип идентичности
Разработка новых, внедрение существующих или усовершенствованных систем является сходной научно-практической и прикладной проблемами. Принцип основан на большом количестве общих признаков, которые кладутся в основу построения и проектирования АБИС. Эти признаки отличаются один от другого только содержанием этапов и параметрами. Принцип идентичности обеспечивает одинаковость этапов проектирования и одинаковость подходов к разработке и усовершенствованию системы. Позволяет использовать все ценное, что уже было наработано при создании различных систем (АИС, АСНТИ и др.). Идентичность наиболее ярко проявляется в типизации проектных решений. При разработке разнообразных технологических средств обеспечения АБИС. Происходит унификация этих решений с целью распространения их на другие библиотеки.
Одним из основных моментов типизации решений является учет особенностей отечественных и зарубежных библиотечных технологий, международных стандартов, форматов и протоколов обмена данными при разработке АБИС.
Типизация позволяет осуществлять эффективное информационное взаимодействие по всему миру, с другой стороны, такой подход содействует ликвидации унифицированного дорогостоящего дублетного оборудования.
Реализация принципа идентичности нашла свое отражение в действующих библиотечных стандартах.
Вопрос №8. Принцип преемственности
Должен соблюдаться при проектировании новых функциональных возможностей АБИС и средств, обеспечивающих их реализацию. Заключается в обязательном учете в новых проектных решениях ранее накопленного опыта, а также сохранения всех полезных для дальнейшего использования средств и ресурсов (электронные каталоги, средства лингвистического обеспечения, имеющиеся в наличии технические средства). Благодаря преемственности достигаются такие качества АБИС как:
масштабируемость (обеспечение возможности развития системы с минимальными дополнительными затратами);
управляемость (стабильность и устойчивость системы);
открытость (возможность внесения изменений в систему)
Вопрос №9. Принцип интегрированности
Разработка прикладного программного обеспечения АБИС осуществляется в виде интегрированных взаимосвязанных модулей в среде наиболее распространенной операционной системы и систем управления БД.
В интегрированных АБИС вся информация обрабатывается по единой схеме, на основе единых исходных правил, но для решения различных библиотечных задач. Это позволяет оптимизировать как библиотечно-информационные процессы, так и использование их результатов.
Интеграция обеспечивает концентрацию в системе ресурсов и средств системы. Использование модульного принципа интегрированности систем имеет свои преимущества и недостатки:
позволяет поэтапное внедрение пакетов прикладных программ (ППП);
повышает способность системы к адаптации;
ускоряет внедрение системы в библиотечную практику;
- относительно большое количество и раздробленность входящих в систему ППП часто усложняет эксплуатацию АБИС.
Вопрос №10. Принцип совместимости
Заключается в возможности поддержки многоплатформенных систем и их интегрированности (способности к взаимодействию с другими системами) Выполнение принципа совместимости (на уровне аппаратных и программных средств) позволяет создавать корпоративные системы. Различают уровни аппаратной, программной и информационной совместимости АБИС:
аппаратная совместимость проявляется в возможности работы одной ЭВМ с узлами и устройствами другой ЭВМ, а также с другими периферийными устройствами
программная совместимость – возможность выполнения одних и тех же программ на различных ЭВМ с получением одинаковых результатов
информационная совместимость – способность 2-х и более АБИС адекватно воспринимать одинаково представленные данные, которая достигается путем использования системах совместимых коммуникативных форматов данных.
АБИС не может быть изначально спроектировано в своем конечном варианте – она находится в непрерывном развитии.
Вопрос №11. Принцип адаптивности
Составляющие АБИС должны обладать свойствами, обеспечивающими быструю адаптацию этих составляющих к изменениям внешней среды и новым средствам. Этот принцип обеспечивает:
расширение системы с добавлением функциональных задач или изменения отдельных их них, которые уже есть в наличии при неизменности ее остальных функциональных частей; при этом обеспечивается возможность переноса программных средств и данных с одной операционной среды в другую с возможностью работы в различных СУБД;
введение необходимых дополнительных средств обеспечивает новые возможности системы.
Адаптация АБИС должна быть заранее предусмотрена как на организационном, так и на технологическом уровнях.
Вопрос №12. Принцип управления и мониторинга системы
Позволяет проводить постоянный контроль параметров функционирования системы, достигнуть высокой точности данных, используемых в системе. Для этого на этапах ввода и обработки информации в систему необходимо использовать различные формы контроля за работой системы, что достигается благодаря наличию в современных АБИС так называемого интеллектуального модуля статистики. Во многих АБИС ведутся специальные БД "Стат".
Вопрос №13. Организационно-функциональная структура АБИС
Успешное функционирование любой АБИС требует такой ее организациии, при которой поставленные перед системой задачи выполняются качественно и при наименьших усилиях и расходах. В основе построения любой АБИС лежит системный подход, который предусматривает взаимосвязь составляющих ее подсистем, разделение функций между составными частями системы, типизацию всех ее параметров, возможность наращивания и модификации системы. В этом смысле можно говорить об архитектуре и организационно-функциональной структуре системы, которые тесно взаимосвязаны.
Архитектура (организация) – принцип построения и работы системы, которая состоит из (1) аппаратных средств, (2) функциональных узлов, (3) программных модулей, а также структуры управления и информационных связей между ними, которые обеспечивают реализацию автоматизации БИП.
Относительно технологий компьютерных сетей понятие "архитектура" включает такие понятия как "протоколы", "интерфейсы", "форматы данных", которые необходимы для реализации связей всех элементов сети между собой и передачи информации по сети.
Функциональная структура АБИС представляет собой множество объектов и связей между ними. В качестве таких объектов в АБИС выступают ее подсистемы. В общенаучном плане, подсистема – это часть любой системы, выделенная из нее по родовидовому признаку, назначению, условиям жизнедеятельности, взаимодействия и функционирования.
Подсистема может осуществлять одну или несколько основных или дополнительных функций системы. По своим основным признакам она может также являться системой, которая включается в состав (охватывается) другой более сложной системой. АБИС состоит из определенных функциональных подсистем как составных частей системы, которая реализует одну или несколько близких библиотечным технологиям функций:
комплектование
обработка
хранение
доставка документов
учет
менеджмент.
Функциональные подсистемы действуют независимо друг от друга, но имеют связи между собой, которые их объединяют в единое целое – АБИС, что достигается с помощью одного из основных принципов построения АБИС – принципа интегрированности, который трактуется на различных уровня взаимосвязи и взаимодействия как
функциональный – как возможность взаимосвязанного функционирования всех основных БИП и представления библиотеки как системы, функционирующей в среде других систем;
технологический – как возможность осуществления одноразовой обработки информации и многоразового и многоаспектного ее использования в других автоматизированных рабочих местах (АРМ);
управленческий – как возможность осуществить и проследить в системе 2 основных пути в библиотеке: (1) путь документа, (2) путь запроса;
корпоративный – как возможность участия в работе, доступе к другим системам и сетям.
Количество функциональных подсистем в зависимости от степени детализации библиотечных функций может быть разным в различных АБИС. Например, в АБИС "БИТ-2000", таких функциональных подсистем шесть:
комплектование и учет фонда;
каталогизация и ведение каталога;
сводный ЭК;
библиотечное обслуживание;
справочно-библиографическое и информационное обслуживание;
управление библиотечной деятельностью;
администрирование системы.
АБИС ИРБИС (избирательная расширяемая информационная система) имеет 5 функциональных подсистем:
комплектование;
каталогизация;
читатели;
обслуживание;
администрирование.
В состав АБИС NATLIS (Национальной информационной системы) входит 14 функциональных подсистем.
Подсистемы в АБИС реализованы в виде функциональных задач, которые непосредственно связаны с соответствующими подсистемами и являются ее основной единицей. Задачи можно подразделить на:
служебные (ориентированы на выполнение внутрибиблиотечных технологических функций);
системные (связаны с поддержкой жизнедеятельности системы, с ее программными решениями, обеспечивающими сохранность информации, управление системой и т.п.);
пользовательские (связаны с обслуживанием пользователей библиотеки).
Реализация в АБИС большого количества функциональных подсистем свидетельствует о ее качестве (в некоторых системах могут отсутствовать расчеты с бухгалтерией, оформление бланков-заказов и т.д.) В свою очередь, функциональные подсистемы реализованы в виде соответствующих АРМ-ов.
Вопрос №14. Автоматизированное рабочее место. Требования к разработке
Реализация в АБИС большого количества функциональных подсистем свидетельствует о ее качестве (в некоторых системах могут отсутствовать расчеты с бухгалтерией, оформление бланков-заказов и т.д.) В свою очередь, функциональные подсистемы реализованы в виде соответствующих АРМ-ов.
АРМ (автоматизированное рабочее место) – комплекс программно-технических средств, которые обеспечивают автоматизацию работы библиотеки. Функционирование АРМ-ов обеспечивается соответсвующими программными модулями АБИС, при этом количество имеющихся в АБИС программных модулей может превышать количество АРМ-ов, т.е. некоторые АРМ-ы могут поддерживаться несколькими программными модулями. Например, АРМ "Каталогизатор" может поддерживаться модулями: "Систематизатор", "Поиск", "Ретроимпорт", "Ретроэкспорт".
В АБИС, которые поддерживают сетевые технологии, есть такой, например, АРМ как WWW-шлюз, который обеспечивает выход из любого режима АБИС в Интернет для осуществления экспорта/импорта информации.
АРМ-ы отличаются друг от друга по таким признакам, как
функциональное назначение
место использования.
Состав АРМ зависит от конкретной библиотеки как объекта автоматизации, степени детализации функциональных подсистем и задач. И в отечественных и в зарубежных АБИС можно выделить следующие 5 классических АРМ-ов:
комплектатор;
каталогизатор;
читатель;
книговыдача;
администратор.
Кроме перечисленных, в некоторых АБИС также есть АРМ-ы:
книгохранение;
периодика
поиск
МБА
домашний абонемент и др.
Вопрос №15. Виды АРМ
По месту использования АРМ-ы подразделяются на
локальные (представляют собой комплекс, функционирующий в той же локальной компьютерной сети, где работает и сервер используемых в АРМ баз данных);
удаленные (обеспечивают работу территориально распределенных отделов библиотеки, а также ее филиалов);
с доступом в сеть Интернет (функционируют с использованием иетернет-приложений для доступа к определенному АРМу и системе во всемирном масштабе).
АРМ "Комплектатор" предназначен для формирования и оформления заказов книг и периодических изданий, контроля их выполнения, первичного учета поступлений и редактирования в БД ранее введенных записей. Позволяет в автоматизированном режиме оформлять подписку на периодические издания, заказы на книги, создавать библиографические описания на полученные издания и распределять литературу по подразделениям библиотеки, поддерживать статистический и бухгалтерский учет, осуществлять поиск, просмотр, копирование записей из удаленных БД (например, из сводного ЭК с помощью протокола Z39.50).
АРМ "Каталогизатор" предназначен для формирования (пополнения) и корректировки БД ЭК с выполнением лингвистической обработки документов (используются различные ИПЯ), сверки на дублетность, копирование данных с операцией повторного ввода, получения разнообразных выходных форм статистических данных. Позволяет осуществлять создание библиографических записей в MARC-формате, онлайновый импорт записей из сводого каталога и экспорт в сводный каталог, редактирование записей, онлайновое создание и редактирование авторитетных записей, печать выходных форм: каталожных карточек. Списков новых поступлений и т.д. Используется для формирования и ведения авторитеных файлов, ведения библиографического поиска с возможностью просмотра, копирования, распечатки найденного документа.
АРМ "Читатель" предназначен для формирования баз данных о читателях, поиска информации в них. Основные данные о читателе примерно те же, что и в читательском формуляре. Автоматически формирует списки читательской задолженности, поддерживает хранение фотографий читателей и т.д.
АРМ "Книговыдача" предназначен для автоматизации функции выдачи, возврата и статистической отчетности в режиме реального времени с использованием технологии штрих-кодирования читательских билетов и экземпляров изданий. (Заказы, сформированные на АРМ "Читатель" автоматически передаются на АРМ "Книговыдача"). Поддерживает ведение очереди читательских заказов на то или иное издание, хранящееся в фонде библиотеки, с фиксацией выполнения заказа и сроков возврата издания в библиотеку; оформление выдачи изданий и учет количества изданий, занятых одним читателем; просмотр списка выданных и просроченных изданий; оформление возврата документа в фонд библиотеки; получение сведений о свободных экземплярах заказанной литературы; получение сведений о выданной литературе и читателях, у которых она в настоящий момент на руках; получение разнообразной статистической информации о должниках, количестве книговыдач и т.д.
АРМ "Администратор" является необходимой структурной частью АБИС и предназначен для выполнений системных операций над БД системы в целом, для поддержки их в постоянно обновляемом состоянии, целостности, обеспечения конвертирования БД, для оптимизации работы системы, настройки и установления паролей доступа к различным режимам работы системы.
Вопрос №16. Понятие информационного обеспечения АБИС
Информационное обеспечение – это совокупность разнообразной информации, которая обрабатывается в системе, а также средств её кодировки, целей организации, сохранения и контроля.
Содержание и количественные характеристики информационного обеспечения изменяются с течением времени. Информация, которая циркулирует в АБИС обычно подразделяется на входящую, исходящую и внутреннюю. В каждом их этих видов выделяется служебная и рабочая информация.
Входящая рабочая информация – предназначена для дальнейшей обработки, сохранения и использования пользователями системы. Сохранённая информация состоит из поисковых образов документов – ПОД (копий), которые содержат описание содержания документа на одном или нескольких поисковых языках.
Служебная входящая информация – обеспечивает определённые режимы работы системы. К ней можно отнести новые элементы ИПЯ, которыми пополняется обеспечение системы, сведения о новых пользователях или читателях.
Исходящая рабочая информация – выводится на экран ПК или печатается, отправляется по электронной почте или по библиотечной компьютерной сети. Она выдаётся пользователю системы в виде библиографической информации, библиографического описания, аннотации, полного текста, адресных сведений и т.д.
Служебная исходящая информация необходима для контроля качества работы системы, для ведения соответствующих протоколов.
Внутренняя рабочая информация – это машинные массивы поисковых образов документов (ПОД) и самих документов.
Служебная внутренняя информация – вспомогательные массивы, такие как таблицы, словари, тезаурусы, справочники.
Для обработки всей информации в системе её предварительно кодируют. Таким образом, кодирование – это процесс преобразования данных из одной системы символов в другую (как правило цифровую).
Чтобы не дублировать процесс кодирования, создаются специальные классификаторы:
1) отраслей народного хозяйства,
2) объектов административно-территориального деления,
3) профессий,
4) государственных стандартов,
5) территорий,
6) языков и т.д.
Они считаются общегосударственными.
Кроме того, в локальных АБИС создаются свои локальные классификаторы.
В АБИС Albbela (Президентская библиотека) используются классификаторы мест работы, отраслей деятельности, отделов предприятий и т.д.
В АБИС «Библиотека» (БГУ): источников комплектования, издательств, подразделений, сигл хранения, научных дисциплин, кафедр, факультетов, стран, типов сотрудничества и т.д.
Применение классификаторов значительно облегчает работу библиотечных сотрудников.
Вопрос №17. Понятие формата
Вся информация в АБИС записывается и сохраняется на жёстких дисках в соответствии с определёнными форматами.
Формат имеет несколько значений:
1) способ размещения и предоставления данных в памяти ЭВМ, БД или на внешнем носителе;
2) определённая структура определённого объекта, в которой подвергаются обработке записи на магнитный или оптический носитель информация, которая отражается на экране ПК или распечатана на бумаге;
3) элемент языка, который в символическом виде описывает предоставленные информационные объекты;
4) способ разбиения носителя на отдельные элементы (дорожки и сектора).
В АБИС обрабатывается и хранится самая разнообразная информация (библиотечная, библиографическая, фактографическая, справочная, полнотекстовая, графическая, мультимедийная и т.д.).
В связи с этим под форматом АБИС понимается совокупность правил записи и структура предоставления данных в БД для её сохранения, переработки и передачи.
Структура предоставления данных в формате – это множество элементов: данные, поля, записи, файлы, БД и БнД.
Под данными обычно понимают информацию, которая содержит сведения, факты, показатели.
Компонентами данных являются цифры и символы естественного языка или их кодированное представление в виде, пригодном для обработки на ЭВМ.
Основной структурной единицей формата является элемент данных (наименьшая самостоятельная единица).
Примерами элементов данных могут служить год, имя автора и т.д.
Данные в форматах объединяются в поля.
Вопрос №18. Понятие поля данных и смежные понятия
Данные в форматах объединяются в поля.
Полем называется область пространства на электронном носителе информации, выделенная для записи определённого вида данных, атрибутов объекта.
Существует имя поля для отличия его от других полей. Когда некоторые поля имеют значения, которые указывают на другие записи, то они называются полями связи.
Существуют внешние и внутренние имена полей данных.
Внешнее имя предназначено для наименования типа данных. Оно является средством идентификации поля для пользователей АБИС.
Внутреннее имя поля данных – это короткий символический код, с которого начинается запись в поле и который сохраняется вместе с данными, которые он идентифицирует.
Поле данных имеет свою длину, которая зависит от количества символов (байтов). Определённые поля данных могут быть фиксированной, переменной и неопределённой длины.
В современных АБИС используются поля переменной длины с произвольным количеством символов.
Каждое поле имеет свою структуру, т.е. принцип упорядочения в нём записи.
По этому признаку в формате АБИС могут использоваться текстовые, нормированные, форматированные и цифровые поля данных.
Текстовые поля характерны тем, что записи в них ограничиваются только длиной. Они не регламентируются порядком или правилами набора буквенных и цифровых символов, которые составляют его содержание.
Нормированные поля содержат только позволенные термины, которые контролируются специальными машиночитаемыми словарями. К таким полям данных предъявляются требования, чтобы они включали в себя сведения наиболее важные для идентификации.
Форматируемые поля отличаются определённой последовательностью записи буквенных и цифровых символов.
Для решения некоторых задач возможно принятие форматированных полей в качестве нормированных.
Цифровые поля содержат только цифровые значения. Это значит, что над ними можно осуществлять арифметические действия и операции, но сюда не относятся индексы ББК, цены, тираж и т.п.
По признаку взаимосвязи в АБИС выделяются множественные, групповые и повторяющиеся поля.
Множественные поля используются в фактографических БД и содержат в себе несколько элементов полей (подполей) с записями однотипных данных. Они используются для записи взаимосвязанных значений (например, длина и ширина объекта) в соответствующих подполях (габариты объекта).
Групповые поля включают в себя 2 и более других, групповых и/или множественных полей. Их можно выявить с помощью имени группового поля данных соответствующего иерархического уровня. Примером является поле библиографического описания документа.
Повторяющиеся поля данных имеют кратность повторения более 1. К ним могут относиться элементы (без содержания в своём составе других полей), множественные и групповые поля.
Совокупность полей, которые относятся к одному объекту, называют записью.
Запись идентифицируется ключом, т.е. полем, которому присваивается учётное значение соответствующего атрибута.
Атрибут – элемент данных, который содержит часть информации об объекте (имя, год, тип и т.д.).
В АБИС используются логические и физические записи.
Логические записи описывают определённый акт, отдельный объект, класс или группу объектов как единое целое. Одна логическая запись может состоять из некоторого количества физических или же быть её частью.
Физическая запись – это некоторая порция данных на электронном носителе информации.
Носитель может содержать 1 логическую запись, её часть или несколько логических записей. Тип записи может быть фиксированной, переменной и неопределённой длины.
Несколько последовательных логических записей, объединённых в одну физическую – блок данных.
Благодаря блоку данных обеспечивается последовательная передача данных по компьютерной сети как единого целого, в зависимости от канала связи будут действовать единые протоколы.
Размер блока данных может быть фиксированной или переменной длины.
Вопрос №19. Понятие файлов, баз данных
Совокупность логических записей – файл.
В АБИС файл может содержать файлы со множеством библиографических описаний, каждый из которых является логической записью, которая объединяется со всеми другими по какой-либо единой примете.
Содержанием записи в файле могут быть отдельные документы – текстовый файл, а также последовательные операции или их части, которые используются вычислительной техникой – программные файлы.
Применительно ко многим автоматизированным программам можно использовать понятие массив, например при обработке библиографических данных.
Каждой записи или группе записей присваивается имя.
АБИС представляет собой совокупность файловых структур, построенных по определённой концепции, которая соответствует требованиям прикладного программного обеспечения.
В АБИС существует зависимость между способом использования данных (в прикладных программах) и непосредственной организацией файла. Эта зависимость является нерушимой.
Используются следующие способы организации файлов: с прямым доступом, индексный, индексно-последовательный.
Файлы объединены в БД.
Применительно к АБИС, БД – это организованная совокупность взаимосвязанных данных, которые относятся к определённой проблемной области, представляются в определённом формате при возможности дальнейшего использования данных и пополнения их количества.
БД АБИС должны соответствовать требованиям:
1) должны содержать определённое количество данных необходимых для решения каких-либо задач пользователя и удовлетворения их информационных потребностей;
2) данные должны быть структурированы и связаны между собой;
3) данные должны быть зафиксированы в электронной форме, пригодны для их накопления, обновления с учётом модификации компьютерной техники.
Совокупность данных, которые не соответствуют этим требованиям, не являются БД. Нельзя назвать БД библиотечный фонд, архивы документов.
Организация ведения БД требует определённой схемы их автоматизации. В качестве такой схемы выступают таблицы, в которых данные выступают в строгой лаконической форме, они строго упорядочены, их легко найти, исправить.
Множество взаимосвязанных таблиц составляет информационно-логическую модель определённой тематики. При этом необходимо учитывать ресурсы и объём памяти ЭВМ, требования открытости, скорость получения и использования данных, частота пополнения и обновления.
Унификация доступа и манипулирования БД зависит от системы управления базами данных (СУБД).
Такая система предназначена для того, чтобы одну и ту же совокупность данных можно было использовать для решения различных задач. При том, что средства обращения к БД останутся неизменными.
БД входят в БнД.
БнД – совокупность БД и СУБД. В БнД также включаются технические, программные и организационные средства.
БД является важной составной частью АБИС, содержит большое количество информации, обеспечивает доступ пользователей к ней, что становится возможным благодаря наличию клиент-серверной системы.
Вопрос №20. Виды форматов
Условно форматы можно разделить на внутренние и коммуникативные. В современных АБИС некоторые коммуникативные форматы используются в качестве внутренних.
Внутренние форматы – структурированная совокупность записей для решения производственных задач библиотеки.
В разных АБИС используются различные форматы, наиболее распространены: предмашинный, предсистемный, рабочий, формат поиска, формат выхода и издательский.
В некоторых АБИС форматы могут совмещаться.
Предмашинный формат – используется для представления итогов аналитико-синтетической обработки документов и фактов и обеспечения ввода данных в АБИС. Предусматривает стандартную содержательную структуру и кодирование информации для машинной обработки.
В БИС форматам соответствуют определённые правила и схемы описания документов (по ГОСТу).
При переводе библиографического описания в электронную форму вопрос о первоочерёдности размещения элементов теряет своё первостепенное значение.
Для этого формата важно, чтобы не нарушались установленные правила, так как это нарушает вывод информации на дисплей или на печать.
Предмашинный формат реализуется в виде рабочих листов, которые представляют собой анкету для записи и дальнейшей обработки структурированных файлов. Рабочий лист должен соответствовать виду обрабатываемого документа.
Рабочий лист – это специально разграниченное поле на экране, предназначенное для удобства клавиатурного ввода.
Структура предмашинного формата соответствует основным элементам библиографической записи, каждое из которых соответствует полю с тем же названием.
Помимо этих рабочих полей существуют и служебные поля (поле подписи, поле даты создания, поле редактирования и т.д.).
Поле клавиатурного заполнения и редактирования библиографической записи вводится в память ЭВМ.
Предсистемный формат – используется для выполнения операций коррекции формально-логической записи, а также последующего её использования в других форматах.
Формат сохранения обеспечивает сохранность данных в БД и удобный переход в рабочий формат.
Рабочий формат обеспечивает высокую скорость доступа ко всем элементам данных при использовании разнообразных видов в машинной обработке и переработке данных.
Формат поиска – используется для выдачи данных в диалоговом режиме и связан с форматом вывода.
Издательский формат – выполняет требования, предъявляемые к издательской продукции.
Коммуникативные форматы используются для совместимости АБИС с целью их взаимодействия. Его основной плюс в гибкости при обработке информации, в возможности выбора при обработке информации, возможности выбора при использовании и обработке.
Коммуникативные форматы являются средством согласования структуры массивов БД, которые являются объектами передачи, обмена и приёма между взаимодействующими системами.
Коммуникативные форматы должны соответствовать международным требованиям и при заполнении должны также учитываться международные требования.
Бывают международные и национальные форматы.
Вопрос №21. MARC
Версиями формата MARC являются UNIMARC, MARC21, USMARC.
MARC был разработан Библиотекой Конгресса США (1965-66гг.). Основной целью было поддержание автоматизированной обработки данных. В Великобритании велась работа в том же направлении.
С 70-х гг. появляется много версий национальных форматов на базе MARC, направленных на учёт правил каталогизации конкретной страны.
Во второй половине 90-х гг. появляется ряд форматов в странах бывшего СССР: RUSMARC, BELMARC, UKMARC. Эти национальные форматы были созданы на основе UNIMARC.
Национальные форматы представления библиографических данных являются несовместимыми между собой, поэтому ИФЛА разработала специальную версию UNIMARC. Он создан для международного обмена информацией между национальными библиографическими службами. Этот формат стал посредником между национальными версиями MARC-формата.
Вышло пособие по применению UNIMARCа в 1987г. В нём были представлены правила заполнения полей, а также правила работы с форматами в целом. В нём была отражена возможность использования форматов в качестве моделей для обработки файлов. В 1991г. применительно к нему был разработан соответствующий формат UNIMARC AUTHORITIES. Начиная с 80-х гг. большинство стран Западной Европы разработали свои национальные форматы на основе MARC и дополнили их своими специфическими элементами.
Вопрос №22. BELMARC
BELMARC-формат начал разрабатываться с 1997г. в рамках создания новой информационной компьютерной сети и по заданию фонда информатизации.
Была собрана группа специалистов из крупнейших библиотек страны и Бел. гос. университета культуры. Группу возглавляла Ильина.
BELMARC версии 2003г. распространился на документы (книги, брошюры, сериальные издания, диссертации, ноты, аудиоматериалы, стандарты, патенты, электронные ресурсы), были созданы соответствующие руководства на все виды документов.
BELMARC выступает в качестве средства:
1) создания эталона электронного описания национального документа с учётом международных требований и условий, при которых допускается отклонение от этого эталона;
2) отражения в электронной форме сведений о крупнейших библиотеках Беларуси – сохранения этих сведений в сводном электронном каталоге и предоставление возможности многоаспектного поиска;
3) организация единой технологии национальной корпоративной каталогизации, создание электронных библиографических записей по принципу единовременной обработки и многоразового использования;
4) подготовка качественных национальных библиографических продуктов, а также продвижение их на международный рынок;
5) информационное взаимодействие библиотек и информационных учреждений Беларуси, а также для взаимодействия в рамках мирового информационного пространства.
BELMARC содержит не все поля UNIMARC.
Вопрос №23. Структурные элементы формата
Вопрос №24. Лингвистическое обеспечение АБИС
Хохлова. Информатика. – Минск, 2003.
Лингвистическое обеспечение – представляет собой широкий комплекс языковых средств, которые необходимы для обработки и поддержки в рамках действия информационно-поискового языка (ИПЯ).
При помощи этого обеспечения документы и запросы обрабатываются, а информационно-поисковые языки используются и поддерживаются при помощи определённых средств.
Лингвистическое обеспечение является основой функционирования АБИС.
С помощью лингвистического обеспечения решаются следующие задачи:
1) обработка всех видов вводимых в систему документов и запросов с необходимой полнотой и точностью;
2) систематизация документального потока и формирование информационных массивов;
3) документально-фактографический поиск в соответствующих БД;
4) обеспечение совместимости АБИС;
5) содействие подготовке разнообразных библиографических и информационных изданий с их автоматической рубрикацией, орфографическим контролем, переводом и т.д.;
6) автоматическая обработка документов и записей, автоматическое ведение отдельных видов лингвистической обработки.
Виды ИПЯ, которые выступают в качестве средств лингвистического обеспечения АБИС:
– язык обработки библиотечно-библиографических данных;
– классификационные языки;
– дескрипторные языки;
– язык авторитетных файлов;
– объектно-признаковые языки;
– язык орфографического контроля и транслитерации;
– языки запросов и манипуляции данными.
Вывод по Лингвистическому обеспечению (ЛО)
АБИС будет успешно функционировать, если будут иметься в наличии следующие средства ЛО:
1) Методики индексирования документов, вводимых в системы запросов при помощи всех ИПЯ, которые входят в комплекс ЛО.
2) Лингвистические процессоры – машинные программы для осуществления автоматической обработки данных. Они осуществляю транслитерацию данных с природного языка на ИПЯ.
3) Лингвистические банки данных (БнД) – совокупность массивов словарей для контроля за лексикой языков и средства их поддержки.
Лексика классификационных языков представлена в таблицах и словарях, а дескрипторных языков – в информационных тезаурусах.
Лингвистические БнД включают также списки специальной лингвистической информации (основ словоформ, грамматики, окончаний и т.д.), а также конвертеры для перевода.
4) Документация по ЛО, которая регламентирует процесс создания, ведения и использования языковых средств и средств поддержки.
5) Служба создания и ведения языковых средств как на уровне небольших библиотек, так и на национальном уровне.
Вопрос №25. Информационно-поисковый язык
ИПЯ – это искусственный язык, предназначенный для формализованного описания документов, данных, отдельных понятий и терминов и для осуществления их поиска в информационных массивах АБИС.
ИПЯ – формализованная лексика природного языка, предназначенная для:
1) ликвидации излишеств и недостатков природного языка;
2) для осуществления информационного поиска;
3) для ликвидации синонимии и омонимии;
4) для достижения однозначности информационного поиска.
Виды ИПЯ, которые выступают в качестве средств лингвистического обеспечения АБИС:
– язык обработки библиотечно-библиографических данных;
– классификационные языки;
– дескрипторные языки;
– язык авторитетных файлов;
– объектно-признаковые языки;
– язык орфографического контроля и транслитерации;
– языки запросов и манипуляции данными.
Вопрос №26. Язык обработки библиотечно-библиографических данных
Используется для автоматического ввода-вывода, сохранения и поиска библиографической информации.
Представляет собой набор средств для построения и использования библиографического описания документа, которое является одним из компонентов библиографической записи.
В разных АБИС используются разные языки обработки библиотечно-библиографических данных, что связано с принятой в конкретной стране или библиотеке системой или набором элементов библиографического описания.
При осуществлении информационного обмена необходимо поэтому придерживаться международных стандартов. В частности ИСБД и дополнений к нему.
Вопрос №27. Классификационный язык
Этот язык основывается на принципе предкоординации. Это значит, что словарный состав ИПЯ предназначен для проведения процесса индексирования.
Такие ИПЯ содержат классификацию отраслей знаний и могут быть перечислительными (например, алфавитно-предметные и иерархические).
В современных АБИС наиболее распространены следующие классификационные ИПЯ:
1) ГРНТИ (Государственный российский классификатор научно-технической информации);
2) Предметный рубрикатор Библиотеки Конгресса США;
3) УДК, ББК, ДКД.
Лучшие АБИС поддерживают одновременно несколько ИПЯ.
ГРНТИ – один из наиболее важных классификационных языков, который поддерживает и обеспечивает совместимость АБИС.
При помощи ГРНТИ можно определить тематический охват, который соответствует определённой библиотеке или службе НТИ. Можно осуществить формирование информационных массивов, систематизацию материалов.
Важнейшей функцией ГРНТИ является совмещение АБИС и АИС.
Основной частью ГРНТИ является классификационная таблица, которая содержит перечисление кодов, наименование рубрик в порядке возрастания кодов, а также справочно-ссылочный аппарат.
Существует АПУ для входа в рубрикатор.
Организация и ведение ГРНТИ предусматривает наличие государственного машиночитаемого эталона-рубрикатора.
ГРНТИ постоянно обновляется и корректируется.
УДК широко распространена по всему миру, в т.ч. и в Беларуси. Очень удобен для АБИС, потому что существует его электронная версия, которая готовится и обновляется Государственной научно-технической библиотекой России.
Существует и машиночитаемый вариант ББК, разработанный Государственной библиотекой России, которая и поставляет этот вариант на информационный рынок.
Электронный вариант ББК включает текстовый файл, который состоит из записей в формате RUSMARC, а также текстовый файл в формате USMARC.
Файл для делений таблиц ББК загружен в АРМ систематизатор Российской государственной библиотеки.
Десятичная классификация Дьюи – самая распространённая в мире, является международной и используется во всех АБИС США, Канады и т.д.
До 1929г. использовалась в бывшем СССР.
Сейчас активно переводится на русский язык для распространения в России.
Классификация является средством информационного обеспечения и совместимости АБИС.
Существует рынок унифицированных информационных систем, которые можно приобрести у поставщиков с условием последующего платного обновления:
- УДК с АПУ;
- Справочник по УДК;
- ГРНТИ с АПУ;
- Классификатор Библиотеки Конгресса США;
- Десятичная классификация Дьюи с АПУ;
- Таблицы соответствия УДК и классификации Дьюи.
Вопрос №28. Предметные рубрики Конгресса США
Предметный рубрикатор Библиотеки Конгресса США ведётся с 1914г., постоянно пополняется, имеет печатную и электронную формы.
В Беларуси в НББ ведётся работа по объединению рубрикаторов НББ, отраслевых библиотек и Библиотеки Конгресса США.
Многие АБИС поддерживают как русскоязычную, так и англоязычную формы этого рубрикатора.
Вопрос №29. Дескрипторные языки
Дескрипторные языки предназначены для представления предметного содержания документов и запросов для ввода в систему.
Лексической единицей дескрипторного ИПЯ является дескриптор.
При индексировании дескриптор выбирается не из обрабатываемых текстов, а из словаря.
Дескриптор отличается от ключевых слов тем, что его значение однозначно.
При помощи дескрипторного языка можно осуществлять углубленное индексирование и многоаспектный тематический поиск.
Дескрипторный язык является одним из самых эффективных средств АБИС.
Совокупность дескрипторных статей по определённой отрасли знаний или теме составляет информационно-поисковый тезаурус.
Тезаурус – перечисление дескрипторов, между которыми установлены определённые отношения, которые могут быть сильными или слабыми.
Составление дескрипторных тезаурусов очень сложный и финансово затратный процесс. Именно поэтому вместо того, чтобы составлять национальные дескрипторные тезаурусы в Беларуси пользуются зарубежными. Например Российский научно-медицинский рубрикатор и ИРБИС используются в Беларуси.
Российский научно-медицинский рубрикатор пользуется рубрикатором, созданным на базе американского тезауруса по медицине MECH. MECH состоит из следующих языковых средств: заглавие, географическое заглавие, основные характеристики, вторичные дескрипторы, термины вне тезауруса и входящие термины.
Заголовок – главный предметный заголовок и используется в качестве рубрикатора при библиографическом поиске.
Географический заголовок включает термины, которые используются в специальных библиографических указателях.
Термины вне тезауруса введены в словарь для удобного построения классификационных схем, они не используются при индексировании и выполнении запросов.
Вторичные предметные рубрики используются при автоматизированном поиске.
Обязательные характеристики представляют собой фиксированные значения на наличие или отсутствие которых проверяется каждый документ.
Подзаголовки служат для уточнения смысла дескрипторов при помощи указания области его использования.
Входящие термины ссылаются на соответствующие им дескрипторы и обеспечивают эффективный поиск при замене дескрипторов.
Тезаурус MECH имеет сложную иерархическую структуру, постоянно развивается и уточняется, поиск на русском и английском языках.
В БелСХБ используется тезаурус “AGROVOG”, также встроены ИРБИС. Электронная версия используется в БД «Агрис».
Вопрос №30. Язык авторитетных файлов
Широко используются в современных АБИС для унификации элементов библиографических записей. Изначально разработкой авторитетных файлов занимались ЮНЕСКО и ИФЛА. В 1977 г. они поручили библиографическим организациям и библиографам мира вести национально-нормативные файлы актов. С 1979 г. действовала группа, которая разрабатывала соответствующий формат UNIMARC / AUTHORITIES.
Нормативный файл представляет собой описание исходных элементов документа, среди которых: заголовок, включает имя наименования организации, темы предмета, названия произведения и т.д.
Кроме этого из этих данных можно получить все варианты заголовка, сведения об изданиях, международный стандартный номер. Авторитетные файлы создаются в разных странах обычно централизованным путем. Создание авторитетных файлов, предназначенных для:
каталогизации как источник формирования заголовка и классификационных индексов при обработке документов и создания библиографической записи. Эта система является необходимой частью создания и поддержки электронного каталога. Для каталогизатора авторитетный контроль означает поддержку единой формы, представляет заголовок с помощью справочно-ссылочного аппарата. Этот аппарат устанавливает связь с вариативными параллельными формами заголовка. В условиях иерархии библиотек и национальных библиографических центров, при создании сводного электронного каталога авторитетный контроль, становится необходимым элементом для управления процессом интеграции записей, которые получены из разных источников.
Управления и поддержки библиографического файла в системе авторитетных файлов, функционируют как средства определения коллекции, ошибочных моментов в заголовках и классификационных индексах.
Система позволяет осуществить корректировку всех уровней данных, обмен ими и их создание. Создание авторитетных файлов может стать основой для формирования общенациональной системы авторитетных файлов, которые может быть в печатной форме.
Помощь при поиске в электронном каталоге. Предполагает точность поиска, его полноту.
В нормативных записях об индивидуальном авторе, даже фиксируются формы его имени, годы его жизни и варианты написания. Система нормативных файлов поддерживается соответствующими коммуникационными форматами. Система авторитетных файлов включает в себя следующие наиболее распространенные файлы:
Файл заголовка включающий в себя имя индивидуального автора и унификацию основного заглавия. Касается индивидуального автора, его имени, его вариантов. Включает авторский заголовок, его вариативная форма, историческая справка, примечание может присутствовать при написании автора на разных языках. Работа по созданию такого файла может быть текущей или ретроспективной.
Файл заголовка включает коллективного автора. Включает в себя название организаций, объединений со всеми их вариантами. В данной записи содержится авторское заглавие, его формы, историческая справка, ссылки и т.д.
Файл предметных рубрик. Создается на базе предметных рубрик традиционного карточного каталога.
Файл таблиц классификации. Включает индексы рабочих таблиц, которые используются в той или иной библиотеке (Для ББК задаются следующие данные: наименование делений, индексы, связи с выше стоящими делениями, ссылки методического указания, рекомендации по поиску, названия делений для специальных вариантов ББК.
Вопрос №31. Национальная система авторитетных файлов
Создание национальной системы авторитетных данных требует совместных усилий на национальном и международных уровнях.
В государственной программе «Электронная Беларусь» есть специальная запись относительно создания авторитетных файлов с соответствующим бюджетом финансирования. Существуют также международные проекты по совместным разработкам авторитетных файлов. Существует англо-американский проект AUTHOR (Библиотеки Конгресса США и Британской национальной библиотеки)
Совместный проект библиотеки Конгресса и Российской национальной библиотеки по установленным соответственным между предметными рубрикаторами этих библиотек, что даст возможность создать соответственный интерфейс системы для поиска по предметным рубрикам на различных языках.
Существует международная программа «COBRA» этот проект объединяет 5 национальных библиотек (Бельгия, Испания, Португалия, Франция, Великобритания).
Целью программы является создание общеевропейского электронного каталога. Идея создания международной БД авторитетных файлов заключается в том, что каждое национальное библиографическое агентство создает доступные через интернет авторитетные файлы. Для этого используются сервер ИФЛА.
Для этих файлов ИФЛА предлагает международный стандартный номер нормативных данных (ISADN).
К международным проектам помимо стран их организовавших могут со временем присоединиться и другие страны.
Вопрос №32. Банк авторитетных файлов. Задачи службы ведения банка авторитетных файлов
Мировой опыт показывает, что система авторитетных файлов должна создаваться на базе национальной библиотеки, путем создания служб ведения Национального банка авторитетных файлов.
Помимо Национальных библиотек в этом процессе должны принимать участие и крупные библиотеки страны.
В задаче службы ведения банка авторитетных данных входит:
Координация всей работы по созданию файлов для электронного каталога.
Формирование нормативных записей отечественных авторов, унифицирующих названия в качестве примера для написания в нормативных файлах других стран.
Создание или приобретение путем покупки или обмена зарубежных авторитетных файлов.
Согласование между библиотеками участниками планов работы по созданию банка авторитетных файлов организации экспертизы, обсуждение и принятие решения по включению в банк соответственного файла.
Организация системы регистрации файлов, создание национальной организации в помощь работе с авторитетными файлами. Тиражирование, распространение файлов на различных носителях, согласованы с учреждением, которые занимаются подготовкой авторитетных файлов.
Обслуживание пользователей в режиме теледоступа для использования ими информацией из электронного каталога или БД.
Участие в международных проектах по созданию авторитетных файлов.
Разработка методической документации по проблемам создания, использования и научной разработки файлов в помощь библиотекам и информационным службам.
Основным способом создания файлов в рамках текущей каталогизации является получение файлов из других стран мира на определенных условиях. При сборе данных могут использоваться 2 способа: верхний и нижний.
Верхний способ: за основу берется файл службы библиотеки, в который включен наиболее полный электронный массив данных, этот массив дополняется, исправляется организацией участника в записи проставляются собственные сиглы и потом файл предается в режиме теледоступа или путем передачи данных в обменном формате.
При нижнем способе записи предоставляются, организациям участника в определенных для них базовую организацию. Эта организация передает данные выше стоящую организацию и полученные данные идут по адресу запроса.
Вопрос №33. Объектно-признаковый язык (ОПЯ)
Объектно-признаковый язык предназначен для представления информации в фактографических БД АБИС.
К основным компонентам относится лексика, которая отражается в фактографических словарях, и синтаксис (т.е. набор форматов).
Фактографический словарь – это набор лексики по категориям с иерархическими отношениями между ними. В лексике таких словарей выделяются имена классов объектов, которые имеют схожий набор свойств и характеристик.
Помимо лексики ОПЯ содержит имена определённых объектов – марки, которые используются в описании данных и в запросах непосредственно без контроля по словарю.
Синтаксическая структура такого языка представлена следующими элементами данных:
- тип объекта;
- название характеристики;
- значение характеристики;
- название условий характеристики;
- источник факта;
- служебные данные.
Вопрос №34. Языки орфографического контроля и транслитерации
К ним относятся специальные лингвистические словари для контроля полей библиографической записи (орфографический контроль).
Для обеспечения поиска в АБИС используются таблицы транслитерации, которые позволяют передавать тексты или элементы библиографической записи с помощью одного алфавита средствами другого. Эти таблицы строятся на основе соответствия терминов на разных языках. Это происходит благодаря стандарту UNICOD – это 16-разрядная система кодирования, которая охватывает символы всех языков.
Стандарт является совместимым с американским стандартом международного уровня для обмена информацией с помощью стандартных кодов – ASC2. Он позволяет получать и обрабатывать информацию на 90 языках.
Для обмена информацией в Интернет на кириллице используется 8-разрядный код (КОИ – код обмена информацией).
Современные АБИС могут поддерживать 10-15 языков благодаря тому, что являются совместимыми.
Вопрос №35. Языки запросов и манипулирования данными
Представляют собой языковые средства операционного типа.
Основная функция – обращение к БД, поиск, создание, чтение, модификация или уничтожение записей.
Языки запросов задают алгоритмическую процедуру поиска по запросу пользователя с использованием тех операторов, которые предусмотрены в АБИС действующими пакетами прикладных программ.
С помощью такого языка описываются информационные потребности пользователей, задаётся стратегия поиска, формируются критерии выдачи.
Операторы таких языков реализуют функции управления режимом поиска, санкционируют доступ к информации, управляют списком допуска, управляют формой вывода результатов поиска.
Любой формализованный запрос – совокупность логических операторов И, ИЛИ, НЕ.
В том случае, когда для описания информационной потребности используется дескрипторный язык, тогда язык запросов должен быть обеспечен системой средств для автоматического подключения к тезаурусам.
Вопрос №36. Программное обеспечение (ПО) АБИС
ПО – это совокупность программных средств для управления работой ЭВМ и АБИС, а также документация, необходимая для эксплуатации этих средств.
Под программной документацией понимают комплекс документов, которые содержат полное описание программы и необходимые сведения для её распространения и использования.
Основу ПО составляют: алгоритмы, т.е. последовательность шагов, операций или команд и правила их выполнения, предназначенные для решения библиотечно-информационных задач, т.е. выполнение запросов.
Программа описывает на языке программирования или при помощи машинного кода действия, последовательность операций, которые должна выполнять ЭВМ в соответствии с алгоритмом конкретного запроса.
Структура программы – общая схема построения программы, которая состоит из 2-х основных частей: программных блоков и взаимосвязей между ними.
ПО в АБИС подразделяется на общее (или стандартное) и прикладное (представленное пакетами прикладных программ).
Общее ПО – совокупность программ, предназначенных для управления работой ЭВМ, планирования и организации вычислительного процесса, автоматизации программирования, адаптация программ, выполнение заданий пользователей.
За функциональное обеспечение в общем ПО отвечают операционные системы (ОС) и сервисные программы, которые предназначены для реализации технического обслуживания систем.
ОС – посредник между компьютером и пользователем. Она представляет собой программу или совокупность программ в виде машинных кодов, которые управляют всеми основными действиями компьютера, его периферическими устройствами, обеспечивают запуск остальных программ и взаимодействие с оператором.
ОС позволяют управлять памятью ЭВМ, вводом-выводом данных, учётом используемых средств.
ОС управляют деятельностью пакетов прикладных программ. Могут создаваться для конкретного компьютера или для большого их количества.
Одной из известных ОС является Windows.
ОС, которые используются в АБИС по функциональному назначению подразделяются на 2 основные группы:
1) ОС, рассчитанные на многих пользователей (сетевые ОС). Они позволяют осуществлять коллективный доступ к системе.
2) ОС, рассчитанные на 1-го пользователя. Встречаются реже и постепенно исчезают (MS DOS).
Вопрос №37. Сервисные программы. Прикладное специальное обеспечение
Сервисные программы предназначены для решения специальных типовых задач по диагностике, управлению памятью, борьбой с компьютерными вирусами, архивацией файлов, форматированием дисков.
К наиболее распространённым относятся драйвера – программы, которые позволяют управлять устройствами ввода-вывода данных и подключения ЭВМ к внешним устройствам.
Прикладное и специальное обеспечение.
Состоит из отдельных прикладных программ и пакетов прикладных программ. Они предназначены для решения различных прикладных задач. Пакеты прикладных программ – это набор специализированных программ и связанных с ними документации (лицензионное свидетельствование, руководство и т.д.). Они предназначены для решения конкретных задач в определенной области, в том числе для автоматизации библиотечно-информационных запросов. Пакеты прикладных программ функционируют под управлением операционных систем. Современные пакеты прикладных программ для автоматизации библиотек отличаются друг от друга, различными используемыми операционными система и СУБД, а также автоматизированными библиотечными формами, которые характеризуются объемом поддерживаемых БД, способов построения интерфейса, наличие интегрированных подсистеме, модулей, АРМов, средств доступа, глобальная компьютерные сети, существует рынок прикладных программ, часто используются синонимично с рынком АБИС.