Лекция 3. Информационная база системы управления

1. Понятие об инфраструктуре менеджмента

Основным содержанием менеджмента является реализация процесса принятия и организации выполнения управленческих решений. Но для того, чтобы этот процесс состоялся, необходимо предварительно решить вопрос об обеспечении его необходимыми компонентами. К ним относятся предмет труда и средства труда, а также организация их взаимодействия и использования в интересах достижения целей управления. Весь этот набор инструментария менеджмента и приемов манипулирования им в совокупности представляет инфраструктуру менеджмента, или его технологическое обеспечение.

С технологической точки зрения система управления относится к категории информационных систем, так как предметом труда в них является информация. Соответственно информационный вид имеет и результат труда. Поэтому технологический аспект рассмотрения процессов управления сводится к применению в системах управления основных положений теории информации, информатики и соответствующих им технических дисциплин.

2. Информация

Информационной базой системы управления является совокупность данных, используемых при реализации процессов управления. Понятие «данные» обозначает совокупность наиболее распространенных видов информации. В то время как под информацией вообще понимаются сведения, устраняющие неопределенность в той области, к которой они относятся, данные – это такие виды информации, которые приспособлены для обработки человеком или специальной машиной.

В свете изложенного при рассмотрении технологической инфраструктуры менеджмента обычно используется понятие «система обработки данных».

Обработка данных в системах управления осуществляется дискретно, т.е. порционно. При этом обработке подвергаются «сообщения», представляющие собой некую совокупность данных, имеющую определенную целостность и ценность с точки зрения реализации процесса управления.

Понятие «ценность информационного сообщения» в зависимости от подхода к его использованию вариативно. В практике анализа и проектирования систем обработки данных применяются три основных подхода к определению ценности информационного сообщения: прагматический, семантический, синтактический.

Прагматическая ценность сообщения – это взгляд на него с позиции получателя информации. В этом случае ценной будет считаться только та информация, которая отвечает критериям новизны, своевременности и доступности. Поэтому не может иметь прагматической ценности информация, которую получатель уже знает из других источников, или информация типа программы телепередач на вчерашний день, а также информация на языке, не доступном для понимания получателем. Опыт свидетельствует, что в реальных системах управления не менее 25% информации, которую получают руководители, по тем или иным причинам прагматической ценностью не обладает, а следовательно, является балластом. Прагматическая ценность – это категория, зависящая от времени. В этой связи время, по истечении которого теряется прагматическая полезность данных, называется циклом жизни данных.

Семантическая ценность сообщения – это взгляд на него с позиции составителя и отправителя. В данном случае критерием ценности является наличие смыслового содержания и возможности правильного истолкования сообщения. Главная проблема в данном случае – это профилактика искажения смысла сообщения при его передаче, защита от шумов и помех, в том числе от опечаток в случае, если сообщение имеет вид печатного текста.

Синтактическая ценность сообщения – это категория, используемая для характеристики объемных и иных технологических аспектов обработки данных, никаким образом не связанных с их содержанием. Обычно синтактический подход к оценке сообщения осуществляется в натуральных единицах измерения: количество символов, условно печатных листов, время передачи информации и т.п. Весьма часто данный подход используется для установления тарифов и расценок. Примерами могут служить: стоимость одной минуты телефонного разговора, гонорар за авторский лист, стоимость переплета одной книги и т.п.

Для практических целей анализа и проектирования обработки данных используются различные подходы к их классификации. Основные – классификации по признакам, характеризующим назначение и содержание информации, а также по технологическим признакам обработки данных.

С позиции назначения информация подразделяется на следующие виды:

а) по роли в процессе принятия и реализации решений: плановая, нормативная, распорядительная, учетная;

б) по отношению к внешней среде: внутренняя; внешняя – входящая и исходящая;

в) по цикличности использования: переменная, условно – постоянная;

г) по стадиям образования: первичная; вторичная – промежуточная, результативная.

По технологическим признакам обработки данных выделяются следующие виды информации:

а) по форме выражения: нефиксированная; фиксированная – алфавитная, цифровая, графическая (непрерывные графики, сетевые графики, блок-схемы, чертежи), образная (рисунок, фото);

б) по цикличности обработки: однократного использования (оперативная, не подлежащая хранению), многократного использования (хранящаяся в «памяти системы»: информационно-справочном фонде, архиве и т.п.);

в) по роли в технологических операциях обработки данных: основная, вспомогательная (коды – набор знаков; шифры – условные обозначения кодами конкретных наименований ; контрольные суммы).