Лабораторная работа № 4.4 Работа со списками и базами данных

Цель работы: изучить способы ввода данных в списки; научиться создавать и вести списки, осуществлять проверку данных, сортировать и фильтровать данные, подводить итоги.

1. Методические указания

Создание и ведение списков. Списки Excel предоставляют средства, упрощающие управление и анализ групп связанных данных на листе Excel. Если объявить некоторый диапазон ячеек списком, то данными этого списка можно управлять и анализировать независимо от данных, не вошедших в список. Например, используя только данные из списка, можно фильтровать столбцы, добавлять строки итоговых значений и создавать отчет сводной таблицы.

На листе можно задать несколько списков, что позволяет гибко делить данные на отдельные хорошо управляемые наборы.

При создании списка Excel (табл.4.17) процесс распознавания и изменения содержимого списка можно упростить за счет средств списка и визуальных элементов, разработанных для улучшения этих средств.

Таблица 4.17

Функция

Действия

Создание списка

1. Выбрать диапазон данных, которые требуется преобразовать в список, или просто щелкнуть в одной из ячеек с данными, если необходимо использовать все данные. 2. В меню Данныенавести указатель на командуСписоки выбратьСоздать список. 3. Если данные содержат заголовки столбцов, убедиться, что установлен флажок Список с заголовками. 4. Нажать кнопку ОК. Если список не содержит заголовков, Excel автоматически создаст их. Будут созданы заголовки «Столбец1», «Столбец2» и т. д. Список ограничен темно-синей рамкой. При выборе ячейки, строки или столбца вне списка он становится неактивным, а цвет рамки меняется на светло-синий.

Строка со звездочкой называется строкой вставки. Ввод данных в это строку приводит к автоматическому добавлению данных в список и расширению рамки вокруг списка.

В список можно добавить строку итогов. При щелчке мышью по ячейке в строке итогов появляется раскрывающийся список обобщенных функций.

Изменить размер списка можно с помощью перемещения метки изменения размера, находящейся в нижнем углу рамки списка.

К каждому столбцу списка по умолчанию применяется Автофильтр, кнопки которого расположены в строке заголовков, что позволяет быстро фильтровать и сортировать данные.

Проверка данных. Для проверки данных следует выполнить следующие действия:

1. выделить ячейку, параметры проверки данных которой требуется изменить;

2. выбрать команду Проверка в меню Данные;

3. на каждой вкладке выбрать и изменить нужные параметры.

Чтобы внести те же изменения в другие ячейки листа, нужно установить флажок Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием на вкладке Параметры.

Способы ввода данных в список. Существует несколько способов ввода данных в список:

1. непосредственный ввод данных: набор данных вручную в строку таблицы;

2. ввод данных с помощью формы ввода: команда Форма меню Данные;

3. использование возможности автозавершения: автозавершение выполняется при вводе начального фрагмента, по которому можно однозначно выбрать значение для подстановки, при совпадении записи достаточно нажать Enter, иначе – продолжать ввод символов;

4. ввод данных с помощью команды контекстного меню Выбрать из списка.

Сортировка и фильтрация данных. Сортировка предназначена для более удобного представления данных. Excel представляет несколько средств сортировки:

1. работа с командой Сортировка меню Данные;

2. кнопки сортировки на панели инструментов;

Наиболее частыми операциями над базами данных (списками) является поиск и фильтрация. Для этого имеется набор средств:

1. форма данных для поиска и изменения записей списка (кнопка Критерии диалогового окна Исходные данные команды ДанныеФорма;

2. средство автофильтрации (команда ДанныеФильтрАвто-фильтр (табл.4.18));

3. расширенный фильтр (команда ДанныеФильтрРасширенный фильтр).

Таблица 4.18

Функция

Действия

Сортировка и фильтрация данных

Щелкнуть список, чтобы активировать стрелки автофильтра. Затем щелкнуть любую из стрелок и выбрать команду для сортировки или фильтрации данных в столбце. Создание собственного фильтра: щелкнуть стрелку автофильтра в столбце, который требуется фильтровать; выбрать команду Условие, чтобы открыть диалоговое окноПользовательский автофильтр. Затем выбрать необходимые параметры в диалоговом окне. Создание фильтра «Первые 10»: щелкнуть стрелку автофильтра в столбце, который необходимо фильтровать; выбрать команду Первые 10, чтобы открыть диалоговое окноНаложение условия по списку. Выбрать количество либо процент наибольших или наименьших значений.

Подведение итогов. Операция, часто применяемая к спискам после сортировки, – подведение итогов (ДанныеСписокСтрока итогов). Строка итогов отображается под строкой вставки, когда лист активен, и передвигается вверх на строку непосредственно под последней строкой с данными, когда лист неактивен. В крайней левой ячейке строки итогов отображается слово Итог, а в крайней правой ячейке указывается соответствующая формула промежуточных итогов.

С помощью строки итогов можно отображать итоги по каждому столбцу списка. Если щелкнуть любую ячейку строки итогов, справа от этой ячейки появляется кнопка со стрелкой. При нажатии на эту кнопку раскрывается список обобщенных функций. При выборе какой-либо из них в эту ячейку вставляется соответствующая функция промежуточных итогов.

Для создания структуры, связанной с промежуточными итогами следует выполнить следующие действия:

1. находясь в списке выполнить команду ДанныеСписок Преобразовать в диапазон;

2. выделить диапазон, подлежащий обработке, если необходимо выполнить сортировку по нужному полю;

3. выполнить команду ДанныеИтоги;

4. в открывшемся диалоговом окне Промежуточные итоги выбрать необходимые параметры;

5. нажать кнопку ОК.