Взаимосвязь целей и планов

Модель оптимизации целей управления включает такие элементы, как цели организации, ресурсы организации, жизненные цели сотруд­ников и критерии управления. Наиболее целесообразно планирование целей строить "сверху вниз" от целей и ресурсов организации и нахо­дить консенсус с жизненными целями сотрудников и сформированны­ми критериями управления. Интегральным критерием оптимизации может служить показатель качества трудовой жизни, который рас­сматривается в разделе 3.1. Логическая схема оптимизации целей ор­ганизации и сотрудников показана на рис. 2.4.3.

Рис. 2.4.3. Схема оптимизации целей организации и сотрудников

Техника личной работы

Календарь. Идея приспособить бытовой календарь для конторской работы возникла в прошлом веке и в совершенном виде материализова­лась в виде перекидного календаря в 1870 г. На каждый день отводилась одна страничка календаря, где указывалось число, день недели, месяц и год, а впоследствии добавились национальные и религиозные праздни­ки, дни рождения великих людей. Наличие свободного пространства давало возможность делать необходимые записи: переговоры, совеща­ния, расходы, встречи, мероприятия. Почти столетие перекидной кален­дарь был основным инструментом чиновника и менеджера.

Ежедневник - это перекидной безотрывной календарь в виде удобного блокнота разного формата (А4, А5 и А6) с прочной облож­кой. Ежедневник можно было брать с собой в командировки и на со­вещания, положив в портфель или дипломат. Сохранность информа­ции была уже выше, чем у перекидного отрывного календаря, и ее можно было архивировать по годам. Еще более удобным для руково­дителя оказался еженедельник, в котором имелась возможность пла­нирования рабочей недели и дня, контроля за выполнением записан­ных мероприятий, анализа израсходованного времени (т.к. появилась часовая разбивка рабочего дня), более быстрого поиска информации, которая группировалась по 52 неделям, а не 365 дням.

"Организатор" (от англ. organizer). Дизайнерская идея совместить в одном удобном инструменте календарь, блокнот и телефонную книжку удачно материализовалась в виде "организатора" (1921 г.). Действительно, эти три необходимых инструмента менеджера должны быть всегда под рукой. Последующее совершенствование инструмента осуществлялось за счет изменения формата, дизайна, качества бумаги и внешней отделки. Существует множество модификаций организаторов импортного и отече­ственного производства. Наиболее удобными оказались "организаторы" формата А4 и А5, т.к. позволяли делать записи на листах стандартного формата и хранить инструмент в дипломате или дамской сумке.

"Тайм менеджер" (от англ. Time-manager). Инструмент был создан в 1975 г. предприимчивыми супругами из Дании. Им удалось материализо­вать главную идею целевого планирования личных результатов на основе типового классификатора функций ("ключевых задач") и технологии ре­шения глобальных мероприятий ("слоновых задач"). ТМ стал инструмен­том третьего поколения и флагманом для достижения конечных результа­тов в отличие от рутинной фиксации выполнения мероприятий в календа­ре. Он позволяет менеджеру четко контролировать и распоряжаться своим временем исходя из поставленных целей, связать воедино "что" и "когда" Вы хотите делать. ТМ создает единую технологическую базу для приня­тия и исполнения решений (цели, функции, задачи, операции) на основе гибкого календаря (планы на год, месяц, неделю, день).

Электронная записная книжка. Развитие электронной техники не оставило без внимания управленческий персонал и привело к созданию универсального электронного "организатора". Электронные записные книжки (ЭЗК) были сконструированы в Японии. Они появились в 80-х гг. XX в. и сразу получили признание у широкого круга людей: бизнесменов, менеджеров, коммивояжеров, инженеров, студентов, туристов. В основ­ном благодаря многоцелевому использованию ЭЗК и малому габариту. В настоящее время на российском рынке предлагаются к продаже разные модели ЭЗК различных фирм-производителей. Предлагаемые модели от­личаются по характеристикам довольно значительно, поэтому сказать однозначно, ЭЗК какой фирмы предпочтительнее, нельзя. Все зависит от практической значимости возможностей каждой модели.

Компьютерные системы организации труда. Получили распростра­нение в начале 80-х гг. XX в. с бурным развитием персональных компью­теров, когда они стали неотъемлемой частью офиса и дома. Идея приспо­собить персональный компьютер в качестве инструмента личной эффек­тивности менеджера, программиста и специалиста любого профиля полу­чила "второе дыхание", когда в программное обеспечение были заложены главные идеи ТМ: целевое планирование, ключевые задачи, гибкий ка­лендарь, проблемно-ориентированные бланки. Из наиболее известных следует отметить программное обеспечение ТМ "Ключ к результатам" на базе компьютеров IBМ и Маcintosh и "Lotus" на базе 1ВМ.