Реквізити листа та їх оформлювання

Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом такі:

1. Державний герб. Має бути розташований у центрі верхнього берега або над серединою рядка з назвою організації.

2. Емблема організації, установи чи підприємства (не відтворюють, якщо на бланку розміщено зображення Державного герба України).

3. Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку на рівні реквізитів 07,08.

4. Код організації, установи чи підприємства. Зазначається за ЄД-РПОУ після реквізиту довідкові відомості про організацію (09).

5. Повна назва установи, організації чи підприємства - автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомогою штампа або друкарським способом.

6. Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку.

7. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, номери телефону, факсу. Розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил. Для здійснення розрахунково-грошових операцій на бланках листів указують номер розрахункового рахунка у відділенні банку.

10. Будь-який службовий лист повинен мати заголовок до тексту, що містить короткий виклад його основного змісту. Він має бути стислим, точно передавати зміст листа і відповідати на питання "про що?", наприклад: Про постачання автомобілів.

Якщо в листі порушено кілька взаємопов'язаних питань, то заголовок може бути узагальненим, наприклад: Про взаємодопомогу і співпрацю.

Наявність заголовка значно полегшує роботу з листом на всіх етапах його проходження - від реєстрації в установі - адресанті до направлення його до справи після виконання в установі. - адресаті.

Запам'ятайте!

Заголовок до тексту службового листа оформлюють від межі лівого берега без відступу; максимальна довжина рядка -28 друкованих знаків. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

11. Текст листа складається з двох частин: опису фактів або подій, що послужили підставою для написання листа; висновків та пропозицій.

12. Позначення про наявність додатка роблять ліворуч під текстом з нового рядка. Є два способи оформлення цього реквізиту:

1) якщо лист містить додатки, про які згадувалося в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку оформлюють так: Додаток: на 2 арк. у 1 прим.

2) якщо лист містить додатки, не зазначені в тексті, то їх слід перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників:

Додатки:

1. Проект реконструкції школи: на 2 арк. в 1 прим.

2. Акт прийняття нових будівельних матеріалів: на 3 арк. у 1 прш. Якщо ж лист містить велику кількість додатків, то окремо складають

їх список, а в листі після тексту зазначають: Додаток: відповідно до списку на 7 арк.

13. Підписує службовий лист переважно керівник установи (організації, підприємства), його заступник чи керівник структурного підрозділу. Якщо лист написано на бланку установи, то зазначають лише посаду, ініціали та прізвище особи, яка підписує лист (назву установи не повторюють).

56. Класифікація листів.

Деловое письмо – основное средство переписки, осуществляемой между субъектами делового общения. Деловое письмо является линейным эвристичным текстом. По структуре может быть простым и сложным, соотноситься с любым типом речи.

Вопрос о классификации деловых писем остаётся открытым в связи с обилием их жанров.

Наиболее удобным классификационным признаком является функциональный критерий.

1. С точки зрения передачи информации обще-делового значения выделяют: письмо-сообщение, информационное письмо, сопроводительное письмо.

2. С точки зрения передачи информации целевого делового значения выделяют: письмо-просьбу, письмо-запрос, письмо-подтверждение, гарантийное письмо, письмо-предложение (оферту), письмо-заявление, письмо-заказ (акцепт), письмо-претензию (рекламацию).

3. С точки зрения передачи информации вспомогательного делового значения выделяют: уведомление, напоминание, предупреждение, извещение, имиджевое письмо, рекомендательное письмо.

4. С точки зрения передачи прочей информации выделяют: поздравление, приглашение, извинение, сожаление, письмо по случаю отъезда,

благодарность, отказ.

По количеству затрагиваемых проблем письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. В многоаспектных письмах затрагиваемые вопросы должны быть связанными друг с другом.

57. Структура ділового листа.

Текст письма должен иметь заголовок, который отвечает на вопрос о ком? о чём? О сроках поставки продукции. В заголовке не рекомендуется употреблять слова касательно, по делу. Если тему письма сформулировать сложно, заголовок может иметь следующую форму: Ваше письмо от 01.04. 2009.

Не следует начинать письмо с повтора содержания предыдущего документа. Указание на эту информацию даёт заголовок.

Излишне писать название предприятия рядом с должностью лица, которое подписывает письмо, поскольку в реквизитах организация уже указана.

Деловые письма могут быть написаны от первого лица единственного числа, первого лица множественного числа, от третьего лица единственного числа. Просим направить, прошу выделить, предприятие не возражает. Письмо не должно быть большим. Его объём не должен превышать двух страниц. Оптимальный объём делового письма – одна страница.

Каждое сложное синтаксическое целое в деловом письме должно бать отделено абзацем и для быстроты чтения и удобства работы с письмом – отбивкой. Иногда сложные синтаксические целые могут быть озаглавлены.

Как правило, письмо имеет следующую композицию: введение, аргументация, заключение. Во введении указываются причины и мотивы письма, делаются отсылки на предыдущие документы, говорится о сложившейся ситуации. В срединной части излагается основное содержание письма; если необходимо, точка зрения аргументируется. В заключении подводятся итоги, повторяются требования, делаются распоряжения, вносятся конкретные предложения, выражается благодарность, просьба и т.д.

58. Вимоги до оформлення листів, які не потребують відповіді.

59. Вимоги до оформлення листів, які потребують відповіді.

60. Вимоги до оформлення гарантійного листа.

Гарантійний лист – це службовий лист, якого пишуть для підтвердження певних умов, зобов’язань. Здебільшого гарантують оплату за певні послуги, виконану роботу, надану житлову площу, якісне виконання роботи. У гарантійних листах слід дотримуватися етичних норм спілкування – у ввічливій, тактовній формі висловлювати готовність до певних дій.

Такі листи адресують організації, установі, фірмі чи окремій філії.

Типові мовні звороти

1. Гарантуємо оплату рахунків.

2. Ми можемо надати Вам абсолютну гарантію якості …

3. Будь ласка, зверніть увагу на якість наших виробів, свідченням якої є додані до листа зразки.

Якщо постала потреба змінити або уточнити умови гарантії, то в пригоді стануть такі фрази:

1. Ми можемо погодитися на Вашу пропозицію від …(дата) лише за умови, що Ви надасте нам загальноприйняту гарантію. Будемо вдячні, якщо Ви письмово повідомите нам про своє рішення щодо цього питання.

2. У Вашій пропозиції від …(дата) не згадано про жодні гарантії.

3. На превеликий жаль, у нас є кілька зауважень до гарантійних зобов’язань, що перелічені у пропозиції від … (дата). Просимо Вас переглянути й уточнити їх.

4. Повідомте, будь ласка, про Ваші гарантійні зобов’язання щодо пропозиції від …(дата). Просимо зробити це якомога швидше.

Гарантійний лист оформлюють на бланку листа організації. Якщо в організації не передбачено бланка листа, то гарантійний лист можна оформити на загальному бланку формату А4 або А5 (залежно від обся­гу тексту).

Складаючи й оформлюючи гарантійного листа, зверніть увагу на такі моменти:

• у гарантійному листі дозволяється зазначати реквізит «Назва виду документа», а саме — ГАРАНТІЙНИЙ ЛИСТ;

• незважаючи на те, що банківські реквізити організації-адресанта ма­ють бути наведені на бланку листа, їх необхідно зазначити й у само­му тексті;

• гарантійний лист мають підписати керівник організації і головний бухгалтер;

• підписи посадових осіб на гарантійному листі засвідчують відбитком основної круглої печатки організації. Відбиток печатки має бути чіт­ким, добре читатися і не закривати собою підписи;

• прізвище виконавця і номер його телефону зазначають у разі по­треби.

61. Мовні штампи у офіційно-ділових паперах.

62. Вживання іншомовних слов у офіційно- ділових паперах.

63. Основні правила оформлення реквізитів у офіційно-ділових паперах.

64. Формуляр документу.