Вимоги до оформлення пояснювальної записки

Зміст пояснювальної записки визначається темою дипломної роботи (проекту) та оформляється відповідно до структури пояснювальної записки. Загальними вимогами є чіткість побудови, логічна послідовність, переконлива аргументація, точність у визначеннях, конкретність у викладенні результатів роботи, обґрунтування висновків та рекомендацій.

Обсяг пояснювальної записки повинен становити 35 – 40 сторінок для бакалаврської роботи, 50 – 65 сторінок для роботи спеціаліста з урахуванням ілюстрацій (не менше 20% обсягу текстової частини), списку використаної літератури та додатків.

Пояснювальна записка подається у трьох формах:

• у роздрукованому вигляді, переплетена у жорстку палітурку;

• в електронному вигляді на диску форматом CD-R із записом усієї текстової і графічної частин дипломної роботи;

• у вигляді презентації Microsoft Office PowerPoint.

Пояснювальна записка до дипломної роботи (проекту), завершена та належно оформлена, має бути підписана студентом і керівником не пізніше встановленого терміну.

Матеріал пояснювальної записки подається у такій послідовності:

• авантитул;

• титульний аркуш;

• завдання до кваліфікаційної роботи;

• зміст (із зазначенням сторінок);

• основний текст;

• список літератури;

• додатки.

Пояснювальна записка виконується на папері формату А4, через 1,5 міжрядкового інтервалу, шрифтом Times New Roman, 14 кеглем, з полями зверху і знизу – 2 см, праворуч – 1 см, ліворуч – 3 см.

42. Вимоги до оформлення доповідної записки.

Доповідна записка - це документ, адресований керівникові структурного підрозділу, установи, вищої організації, у якому викладається інформація про факти, події, ситуацію, що склалися, виконану роботу тощо, а також наводяться свої висновки й пропозиції.

    Укладається з власної ініціативи або ж за вказівкою керівника.

    Розрізняють внутрішнідоповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, ізовнішні, адресовані керівнику вищої організації.

    Доповідні записки бувають також інформаційного,звітногойініціативногохарактеру.

    Якщо доповідна записка містить відомості внутрішнього характеру, її оформлюють за допомогою ПК, машинописним або рукописним способом на чистому аркуші паперу формату А4. Підписує таку доповідну записку укладач.

    Якщо доповідна записка адресована в організацію вищого рівня від імені установи або структурного підрозділу, її оформлюють на ПК на загальному бланку. Підписує цю доповідну записку керівник підприємства.

    Доповідні записки по загальних питаннях діяльності підприємства зберігають 5 років. 

    Зміст доповідної записки повинен бути точним та лаконічним, поділеним на частини. У першій частині тексту викладають факти або події, які стали приводом до написання доповідної записки. Друга частина повинна містити висновки та пропозиції щодо конкретних дій, які, на думку укладача, необхідно виконати у зв'язку з викладеними фактами. 

    Основні реквізити:

1. Посада і ПІБ керівника на чиє ім’я адресується.

2. Посада і ПІБ автора доповідної записки.

3. Найменування документа.

4. Заголовок (не завжди).

5. Текст.

6. Перелік додатків, якщо є.

7. Дата укладання, номер (якщо доповідна записка зовнішня).

8. Підпис особи, яка склала записку.

   

43. Вимоги до оформлення заяви.

Заявление – простой трафаретный алгоритмичный констатирующий жанр официально-делового стиля.

Заявления обычно пишутся по следующим поводам: приём на работу, получение документов о работе, перевод на другое место работы, направление в служебную командировку, предоставление отпуска, увольнение.

Такое заявление представляет собой краткую письменную просьбу, содержащую служебную и основную части. В служебную часть входят:

1) сведения об адресате (должность, ФИО);

2) сведения о заявителе (ФИО, адрес местожительства – если это не-

обходимо);

3) название документа;

4) подпись,

5) дата.

Наименование адресата (лицо или организация, на имя которых подается заявление) указывается в правом верхнем углу листа. Если оно представляет собой название организации, то ставится в винительном падеже, например: В отдел кадров АО «Факел»; если это название должностного лица – в дательном падеже, например: Ректору ТулГУ.

В основную часть входят мотивы обращения, сущность просьбы, правовое обоснование. Текст заявления начинается с перформатива (действия, совпадающего с его названием) прошу: Прошу принять на работу…

44. Вимоги до оформлення заяви — забовязання

Під час виробничо-господарської діяльності у підприємств, організацій і об'єднань виникає потреба в додаткових оборотних коштах. Вона задовольняється за рахунок банківських

Зразок

Заява на відкриття рахунка в банку

(назва банку) Коди

(назва підприємства, організації

установи - повна і точна)

Просимо відкрити_

(розрахунковий, поточний,

бюджетний тощо рахунки) рахунок на підставі банківських інструкцій, з якими ми ознайомлені і які мають обов'язкову для нас силу.

Керівник (посада) (підпис) Розшифрування підпису

Головний бухгалтер (підпис) Розшифрування підпису

"_"_20_року

Відкрити_____

(розрахунковий, поточний, _рахунок

бюджетний та інші рахунки)

Дозволяю

Управитель _

(підпис)

" _20_року

Документи на оформлення відкриття рахунка та здійснення операцій за рахунком перевірив

Головний бухгалтер (підпис) Розшифрування підпису

Рахунок відкрито

№ банківського рахунка № особового рахунка кредитів. Підприємства і організації широко користуються позиками банку для оплати вартості товарів, відвантажених на адресу споживачів, на сезонні витрати, за надані послуги і т. ін. Надані банком короткотермінові позики враховуються на позикових рахунках.

Кредитування за спеціальними позиковими рахунками оформляється заявою-зобов'язанням, яка є різновидом термінового зобов'язання.

Зразок

Назва установи банку

Назва підприємства

ЗАЯВА-ЗОБОВ'ЯЗАННЯ

Просимо надати кредит з позикового рахунка під розрахункові документи в дорозі на відвантажені товари і послуги, надані нами іногороднім покупцям, а також на оплату чеків за послуги транспорту і підприємства зв'язку.

Для забезпечення заборгованості за позиками просимо приймати платіжні вимоги, що надаються на інкасо, реєстри рахунків для дрібних відвантажень, реєстри платіжних вимог за внутрішньоміськими рахунками і розрахунками, що проходять через Бюро взаємних розрахунків, а також довідки з розрахунків у порядку планових платежів.

Надаємо право банкові кожного окремого разу без особливого нашого розпорядження перераховувати на наш розрахунковий рахунок суми кредиту в разі перевищення забезпечення над заборгованістю за позиковим рахунком, а також списувати кошти з нашого розрахункового рахунка в разі перевищення боргу за позиковим розрахунком під розрахункові документи в дорозі понад суму наданого забезпечення.

З інструкцією про безготівкові розрахунки і кредитування операцій, пов'язаних з рахунками, ознайомлені і зобов'язуємося її виконувати.

Директор Печатка

Головний бухгалтер 06.05.98

СІ. Грищук Л.В. Калита

45. Вимоги до оформлення довідки.

Довідка - документ інформаційного характеру, який описує та встановлює факти та події. Довідки поділяються на службового та особистого характеру.

Службового характеру складаються за запитом чи за вказівкою керівної організації або посадової особи. Підписується: Довідка, що направляється до посадової особи в середині підприємства, підписується укладачем; та, яка направляється у вищестоящу організацію - керівником підприємства. Якщо довідка містить відомості фінансового характеру - то вона підписується керівником та головним бухгалтером.

Довідка, яка направляється за межі підприємства оформляється на бланку, внутрішня довідка оформляється на внутрішньому бланку або на чистих листах паперу.

Довідки особистого характеру оформляються на бланках або чистих листах.

Основні реквізити довідки:

1. Код підприємства, код форми документа.

2. Реквізити штампа загального бланку.

3. Назва виду документа.

4. Дата.

5. Індекс.

6. Заголовок до тексту.

7. Адресат.

8. Текст.

9. Відмітка про наявність додатків (якщо є).

10. Підпис.

11. Відмітка про направлення до справи.

В тексті довідки особистого характеру визначається назва організації, в яку подається довідка. Текст довідки особистого характеру оформляється на трафаретному бланку.

46. Вимоги до оформлення телефонограми.

ТЕЛЕФОНОГРАМА - термінове повідомлення, передане адресатові телефоном. Телефонограми використовують для документального оформлення усних телефонних переговорів. Це один з видів усної ділової кореспонденції.

Реквізити телефонограми:

1) назва документа - заголовок;

2) номер і дата телефонограми.

Слово Телефонограма, її номер і дату надходження пишуть у першому рядку. Дата телефонограми - дата її передачі;

3) назва організації і службової особи - відправника телефонограми;

4) назва організації і службової особи - одержувача телефонограми;

5) текст телефонограми має бути таким стислим, як і текст телеграми. Треба уникати слів, що важко вимовляються, і складних зворотів. Слова пишуть повністю без скорочень. У тексті телефонограми може бути не більше 50 слів;

6) підпис службової особи - керівника організації або його заступника (в окремих випадках - керівників відділів);

7) у графах передано і прийнято зазначають посаду, ініціали, прізвище того, хто передає, того, хто приймає, і номери їхніх телефонів.

На багатьох підприємствах використовуються спеціальні бланки, на яких занотовують телефонограми.

Зразок

Телефонограма №_від " "_20_р.

Від кого_ Телефон_Передав_

Кому_Прийняв_

год хв_

(текст) (підпис)

47. Вимоги до оформлення інструкції.