Поиск презентации

Вместо того чтобы создавать новую, можно открыть существующую презентацию (разработанную, например, вашими коллегами) и работать над ней точно так же, как и над новой. Чтобы открыть презентацию, нужно указать ее имя и положение.

Если вы забыли точное имя или расположение презентации, можно воспользоваться панелью Обычный поиск (Basic Search), чтобы найти файл по любым известным данным, например, по части имени презентации или фрагменту ее содержания. Для более углубленного поиска используется панель Расширенный поиск (Advanced Search), позволяющая задать критерий, включающий свойство файла (например, имя, тему, дату создания или количество слайдов), условие (больше чем, до или после, равно и другие) и значение. Например, критерий "Имя файла включает сад" позволяет найти все файлы, имя которых содержит слово "сад". В данном случае "имя файла" является свойством, "включает" - условием, а "сад" - значением. Если на вашем компьютере установлена функция быстрого поиска, PowerPoint может организовать информацию таким образом, чтобы ускорить поиск. Если эта функция не установлена, щелкните на кнопке Установить (Install) на панели задачи Обычный поиск (Basic Search).

Можно ввести свойства презентации в любой момент, открыв диалоговое окно Свойства презентации (Presentation Properties). Эти значения могут пригодиться в дальнейшем при использовании функций поиска.

Завершающие этапы работы над презентацией

Прежде чем печатать презентацию, можно вставить в нее верхний и нижний колонтитулы, которые отображаются на каждом слайде, странице заметок или выдаче. Обычно колонтитулы содержат полезные сведения, такие как, например, имя автора презентации, название компании, текущую дату или номер страницы. Поскольку PowerPoint позволяет добавить несколько верхних и нижних колонтитулов, можно задать различные колонтитулы для слайдов, раздаточных материалов и заметок докладчика. Добавление колонтитулов осуществляется с помощью команды Колонтитулы (Header and Footer) в меню Вид (View).

Прежде чем печатать презентацию, следует просмотреть установки, заданные в диалоговых окнах Параметры страницы (Page Setup) и Печать (Print). Диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup) позволяет указать формат и ориентацию слайдов, страниц заметок, выдач и структуры, которые будут использоваться при печати. При создании презентации PowerPoint по умолчанию задает для слайдов следующие установки: экранный формат, альбомная ориентация и нумерация слайдов, начиная с единицы. Заметки, выдачи и структура печатаются с использованием книжной ориентации. Все эти установки можно в любой момент изменить.

PowerPoint предлагает одиннадцать форматов слайдов, представленных в диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup).

Режим предварительного просмотра позволяет отобразить презентацию в том виде, в каком она будет напечатана. Находясь в этом режиме, можно переключаться на просмотр слайдов, заметок, структуры или выдач, а также между альбомной и книжной ориентацией. Если для печати цветной презентации используется черно-белый принтер, необходимо убедиться, что напечатанное изображение будет различимым. Например, красный текст хорошо смотрится на сером фоне, но, будучи напечатан на нецветном принтере, сольется с фоном. Чтобы предотвратить подобные проблемы, следует просмотреть цветные слайды в черно-белом варианте или с использованием оттенков серого, чтобы получить представление о том, как они будут выглядеть на бумаге. В черно-белом варианте все цвета заменяются на черный или белый, а при использовании оттенков серого - передаются с помощью серого цвета различной интенсивности. Чтобы внести изменения в слайды в черно-белом варианте, нужно перейти в обычный режим просмотра и переключиться на черно-белое изображение.

Существуют несколько способов печати презентации: в виде слайдов, заметок докладчика, выдач для слушателей или структуры. PowerPoint существенно упрощает задачу, определяя тип принтера и печатая соответствующую версию презентации. Например, если указан черно-белый принтер, презентация настраивается на печать с использованием различных оттенков серого цвета.Печать слайдов и сопутствующих элементов осуществляется на основании установок, заданных в диалоговом окне Печать (Print). Открыв это окно, вы можете выбрать принтер, указать слайды, подлежащие печати, и задать число копий. При печати нескольких копий, включающих более одного слайда, можно задать параметр, обеспечивающий разборку слайдов по копиям (то есть, будут напечатаны все слайды одной копии, прежде чем начнется печать другой копии). Кнопка Просмотр (Preview) позволяет открыть окно предварительного просмотра и просмотреть презентацию перед печатью.