2. Расчет итогов

При работе со списками и сводными таблицами возможен анализ записей на наличие повторяющихся данных в столбце и подведение промежуточных итогов. Чтобы данная возможность работала правильно, нужно, чтобы список был отсортирован по какому-либо полю.

Для создания итогов выделяют мышью любую ячейку списка и выбирают команду Данные - Итоги. Будет открыт диалог настройки вычисления итогов

Открывающийся список При каждом изменении в предназначен для выбора поля, по которому будут подсчитываться итоги. В списке можно выбрать одно из полей таблицы. В открывающемся списке Операция можно выбрать вид вычисляемых итогов, например, количество значений, среднее, минимум и так далее. Группа элементов управления Добавлять итоги по содержит список всех полей таблицы.

Если установлен флажок Заменить текущие итоги, при вычислении новые итоги заменят предыдущие итоги. Если флажок сброшен, новые итоги будут добавлены к предыдущим итогам. Если установить флажок Конец страницы между группами, после вычисления итогов каждая группа итогов будет разделена символами разрыва страницы. Если установлен флажок Итоги под данными, сначала выводятся данные, а затем итоги. Если флажок сброшен, сначала вывод итоги, а затем данные таблицы. Кнопкой Убрать все удаляют ранее подсчитанные итоги. После настройки нажимают кнопку ОК, чтобы закрыть диалог и вычислить итоги. При этом внешний вид списка изменится.

При вставке промежуточных итогов программа изменяет разметку списка за счет группировки однотипных данных и вывода итогов в дополнительные строки. При вычислении итогов просматриваются столбцы сверху вниз и считаются записи, удовлетворяющие условиям. Именно поэтому прежде чем вычислить итоги, необходимо отсортировать список по соответствующему полю.

В левой части списка после вычисления итогов появляются элементы управления структурой таблицы. Нажав кнопку (+), откроется список элементов в группе, и кнопка превратится в (-). Нажав кнопку (-) список свернется и кнопка опять станет (+), а вместо группы останется только строка итога. Подобным образом можно свернуть часть информации в таблице, а можно свернуть все, оставив только итоги.

В группы можно вставлять промежуточные итоги для более мелких групп. Однако прежде чем вставлять вложенные итоги, нужно выполнить сортировку по полю, значения которого будут определять необходимость вычисления вложенного итога.

3. Консолидация данных

Если таблицы имеют одинаковые столбцы с одинаковыми типами данных в них, то их называют однотипными. Консолидация данных позволяет объединить несколько однотипных таблиц в одну.

Консолидация данных — процедура получения итогов для данных, расположенных в различных частях таблицы (несмежные диапазоны). Подлежащие консолидации диапазоны ячеек могут располагаться как на одном рабочем листе, так и на разных, а также в различных книгах.

Исходные области консолидируемых данных задаются либо трехмерными формулами, либо в поле Ссылка диалогового окна Консолидация (команда Данные — Консолидация). Источники данных могут находиться на том же листе, что и таблица консолидации, на других листах той же книги, в других книгах или в файлах Lotus 1-2-3. Если исходные области и область назначения находятся на одном листе, можно использовать имена или ссылки на диапазоны.

Для упрощения работы с исходными областями можно поименовать каждый диапазон и использовать имена в поле Ссылка.

Консолидировать данные можно несколькими способами. Можно объединять ячейки с помощью формул, используя в формулах ссылки на ячейки, расположенные на разных листах рабочей книги или в разных книгах. Формулы, содержащие ссылки на несколько листов, называются трехмерными формулами.

Если все данные всех исходных областей находятся в одной рабочей книге и размещены в одинаковом порядке, можно использовать консолидацию по расположению. Перед использованием консолидации по расположению следует убедиться, что макеты всех диапазонов совпадают.

Если требуется обобщить набор листов, имеющих одинаковые заголовки рядов и столбцов, но различную организацию данных, следует использовать консолидацию по категории. Этот способ позволяет консолидировать данные с одинаковыми заголовками со всех листов. В этом случае перед консолидацией нужно убедиться, что имена столбцов или строк, которые требуется объединить, совпадают с учетом регистра букв

Консолидацию со связью можно делать только на другом листе или в другой книге. В пределах одной рабочей книги данные будут обновляться автоматически, для исходных данных, расположенных в других рабочих книгах, обновление производится принудительно командами Правка — Связи. Есть еще преимущество при установлении связи: данные при этом консолидируются с применением функции структурирования (на втором уровне будут представлены отдельные значения, на основе которых вычисляются консолидированные данные)