Лекции по делопроизводству

ГСДОУ появилась в 1990 г. и устанавливает единые требования к организации работы с документами. К основным целям ГСДОУ относятся:

Совершенствование работы аппарата управления;

Упорядочение документооборота и повышение качества документов;

Сокращение количества документов;

Построение информационно-поисковых систем;

Создание условий для применения современных технологий сбора, хранения и обработки информации

По положениям ГСДОУ создаются инструкции по делопроизводству, методики, рекомендации по различным аспектам делопроизводства.

В 1993 г. положения ГСДОУ получили дальнейшее развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ.

12

2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

1.Классификация документов.

2.Правила составления документов.

3.Язык документов.

2.1. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Документы можно классифицировать по различным признакам. Наиболее употребительными из них являются:

1.По характеру информационных связей предприятия:

внешние – нормативные документы вышестоящих органов (налоговой службы, органов соцзащиты), а также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций;

внутренние – документы, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия.

2.По назначению в процессе управления:

организационные – устав предприятия, описание его структуры, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные инструкции сотрудников;

распорядительные – приказы, распоряжения и решения по основной деятельности. Эти документы оформляются однотипно, меняется только название документа (приказ, распоряжение, решение) и управляющие слова («Приказываю», «Обязываю», «Решил»);

документы по личному составу – документы устанавливающие отношения между гражданином и предприятием. К ним относятся приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т.п.), трудовые книжки, индивидуальные контракты с сотрудниками, их личные дела и лицевые счета по заработной плате;

информационно-справочные – письма, справки, факсы, докладные записки, телефонограммы и т.д.

3.По направленности документопотока:

входящие – поступившие от других организаций;

исходящие – документы, которые отправляются другим организациям;

внутренние – имеют хождение внутри предприятия и содержат информацию для решения внутрипроизводственных задач.

4.По содержанию:

первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные;

сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

5.По типу носителя:

бумажные;

электронные – документы, выполненные с использованием прикладной программы и хранящиеся на машинном носителе.

13

6.По форме:

индивидуальные – содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки);

трафаретные – часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении;

типовые – созданные для группы однородных предприятий.

7.По срокам исполнения:

срочные – требующие исполнения в определенный срок,

несрочные – для которых срок исполнения не установлен;

8.По виду оформления:

подлинники – подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз;

копии – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

выписки – документы, содержащие сведения из того или иного раздела подлинника. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.

дубликаты – документы, выдаваемые в случае утери подлинного документа и имеющие одинаковую юридическую силу с подлинником.

9.По сложности:

простые – посвящены одному вопросу;

сложные – охватывают несколько вопросов.

10.По происхождению:

служебные – затрагивают интересы предприятия;

личные – касаются конкретного лица и являются именными.

2.2. ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.

Все документы оформляются на бумаге формата А4 и А5, допускается также использование форматов А3 и А6 (см. слайд).

Каждый документ, оформленный на бланке, должен иметь поля (см. слайд). На практике левое поле устанавливают 35 мм для удобства переплета.

Большая часть документов оформляется на бланках организаций.

Бланк – это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенном для переменной информации.

Бланки могут быть изготовлены типографским способом или разработаны на ПК. Информация, расположенная в документе, имеет строго определенное назначение и местоположение на листе бумаге. В действующем ГОСТе указан перечень из 29 реквизитов.

14

Каждый реквизит имеет три части:

заголовочную (содержит реквизиты, расположенные до текста), которая в свою очередь делится на левую и правую половины;

основную (содержательную), содержит информацию по сути документа;

оформляющую (содержит реквизиты, расположенные после текста)

Реквизиты бланка.

Взависимости от типа и назначения документ может содержать не все реквизиты. Однако есть группа обязательных реквизитов, которые должны присутствовать практически в каждом документе. Они обеспечивают его юридическую силу.

Вэту группу входят следующие реквизиты: (см. слайд)

15

Наименование организации должно соответствовать полному официальному названию, зарегистрированному в учредительных документах. Если в документах зарегистрировано и сокращенное наименование организации, то допускается его указание в реквизите после полного наименования.

Помимо непосредственно наименования организации довольно часто на бланках документов указываются эмблема, наименование вышестоящей организации, и справочные данные об организации Слайд

Сведения об организации. ГОСТ не ограничивает состав сведений, включаемых в данные об организации, в их числе могут быть сведения об отгрузочных реквизитах, о банковских реквизитах, о государственной регистрации, ИНН, адрес электронной почты и др.

Наименование вида документа указывается при подготовке документа на общем бланке организации и должно соответствовать его содержанию (акт, приказ, протокол, справка и т.д.) Название записывается прописными буквами и четко выделяется полужирным начертанием. Для писем вид документа не указывается.

Дата документа обеспечивает юридическую силу документа. Датой документа является:

дата подписания (для приказов, писем, факсов);

дата утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

дата события, которое зафиксировано на документе.

Дат на документе может быть несколько, основной считается дата подписа-

ния.

Дата оформляется арабскими цифрами, на нее отводится 10 знаков, восемь цифр и разграничительные точки. Слайд.

Регистрационный номер документа – это условное цифровое или буквенноцифровое обозначение, которое присваивается документу при регистрации и является важным отличительным признаком. Для внутренних документов – это обычно порядковый номер, считая от начала года (календарного или учебного). Каждый вид документов имеет свою индексацию, которая разрабатывается на предприятии.

Реквизиты дата и регистрационный номер оформляются в одной строке документа и выравниваются по левому краю. Слайд.

При оформлении письма, которое является ответом, указывается также ссылка на дату и номер входящего документа, которые располагаются строкой ниже. Реквизит используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение и т.д.).

Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек на пер-

вом листе документа в правом верхнем углу. Слайд.

Указом Президента установлены три степени секретности: «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности». Использование этих грифов на документах, не содержащих государственной тайны, не допускается.

16

Перечень сведений конфиденциального характера установлен Указом Президента от 06.03.1997 г. Конкретное наименование грифов в нем не оговорено. Практически используются грифы «Для служебного пользования» (ДСП), «конфиденциально», «строго конфиденциально» и пометки типа «лично», «только адресату» и т.д.

Адресат располагается в правом верхнем углу документа. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Слайд.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. При адресации документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Слайд.

Этот порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку предприятия, т.е. при подготовке докладных и объяснительных записок на имя руководителя предприятия или руководителей структурных подразделений.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, имя указывают обобщенно. Слайд.

При отправке документа в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более 4-х адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. Если более 4-х адресатов, то составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адресат.

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:

наименование адресата (название организации или ФИО);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта;

название области, края, автономного округа;

страна (для международных почтовых отправлений)

почтовый индекс.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Резолюция содержит распоряжение руководителя относительно решения вопроса, изложенного в документе. Если в резолюции указаны несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за организацию и выполнение задания (без пометки «ответственный»).

Резолюция проставляется в правом верхнем углу между реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

17

Приложение: письмо ОАО «Стройсервис» от 26.07.2004 № 168/07-12 и приложение к нему, всего на 3 л.

Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово «Приложение №», при необходимости его номер, наименование, дату и индекс основного документа, например:

Приложение 1 к письму ОАО «Стройсервис»

от 26.12.2003 № 168/07-12

Подпись – обязательный реквизит для каждого документа. В его состав входит: наименование должности, личная (рукописная подпись), расшифровка. Слайд

Согласно ГОСТу инициалы пишутся перед фамилией.

Если документ оформляется на бланке предприятия, то в указание должности не входит наименование учреждение. В противном случае под названием должности указывается наименование предприятия.Слайд.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне

19

ЯЗЫК ДОКУМЕНТОВ.

При составлении документов необходимо соблюдать следующие требования

куправленческой информации: Слайд 2.

полнота;

доступность;

оперативность;

достоверность.

Составление управленческих документов имеет две особенности: Слайд 3.

ограниченная тематика документов;

однотипные повторяющиеся управленческие ситуации, в которых со-

ставляются документы.

Поэтому при составлении управленческих документов используются распространенные языковые формулы и официально-деловой стиль оформления.

Языковые формулы – это готовые сочетания (шаблонные, стандартные фразы), часто повторяющиеся в документах. Слайд 4

Примеры языковых формул: Слайд 4 Многие языковые формулы выступают как важные с юридической точки зре-

ния части текста. Слайд 5.

Официально-деловой характеризуется: Слайд 6

краткостью;

ясностью;

точностью;

отсутствием эмоциональной окраски.

Краткость достигается исключением речевой избыточности. Слайд 7. Ясность определяется четкими и продуманными формулировками и отсут-

ствием логических ошибок. Слайд 8.

Точность (четкость) изложения предполагает однозначность (адекватность) понимания текста. Слайд 9.

Нейтральный тон не допускает субъективных (личных) моментов в деловой переписке. Слайд 10.

Общие требования к тексту документов:

Построение предложений.

1. При составлении деловых документов принято использовать простые распространенные предложения без подлежащего. Они строятся по схеме «Обоснование» «Действие» «Объект». Слайд 11

2.Двусоставные предложения могут строиться по одной из двух схем: «Обоснование» «Субъект действия» «Действие» или «Субъект действия» «Обоснование» «Действие». Слайд 12.

3.Для выражения действия часто вместо глагола используется конструкция из глагола и отглагольного существительного. Слайд 13.

4.Употребление глаголов в форме первого и второго лица ограничено. Глаголы в форме первого лица единственного числа используются только в распоряди-

20

тельных документах, подписываемых директором («приказываю», «разрешаю»), и

вличных документах – заявления, расписках и т.д. Слайд 14.

5.В переписке от третьего лица местоимения заменяются существительными. Слайд 15.

21