3. Создание запросов на выборку

Запрос на выборку данных служит для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде.

Запрос лучше создавать в режиме Конструктора.

1. Создание запроса на основе данных одной таблицы

Создадим Запрос 1: Выбрать из базы данных Сотрудники фамилию, должность, зарплату сотрудников, работающих в отделе номер 120.

Выберем в окне базы данных объект Запросы, а затем дважды щелкнем на значке Создание запроса в режиме Конструктора в правой части окна. Откроется бланк запроса. Одновременно с ним откроется диалоговое окно Добавление таблицы (см рис 2.11).

В окне Добавление таблицы дважды щелкнем таблицу Сотрудник, а затем щелкнем кнопку Закрыть.

В строку Поле в бланке запроса добавим поля ФИО, Должность, Зарплата, Номер отдела. Добавление производится двойным щелчком на именах полей, в списке полей таблицы Сотрудник, расположенном в верхней части бланка запроса.

В строке Условие отбора бланка запроса для поля Номер отдела зададим условие отбора (наберем на клавиатуре значение 120).

В строке Вывод на экран бланка запроса для поля Номер отдела уберем флажок, щелкнув на нем. (для подавления отображения этого поля на экране). Бланк запроса примет вид, представленный на рис. 2.12.

Щелкнем кнопку Запуск на панели инструментов Microsoft Access для представления результата выполнения запроса.

Закроем окно запроса. При закрытии окна появится диалоговое окно Сохранение, в котором зададим имя запроса Отдел 120 и щелкнем кнопку ОК.

Окно запроса и диалоговое окно Сохранение представлены на рис. 2.13.

Рис.2.11. Пустой бланк запроса с диалоговым окном Добавление таблицы.

Рис. 2.12. Заполненный бланк запроса.

Рис. 2.13. Результат выполнения запроса с диалоговым окном Сохранение.

2. Создание запроса на основе данных двух таблиц

Создадим Запрос 2: Выбрать из базы данных Сотрудники номер пропуска, фамилию, должность сотрудников работающих в отделе, руководимом начальником отдела с фамилией Морозов. Результаты запроса упорядочить по полю ФИО в алфавитном порядке (по возрастанию).

Выберем в окне базы данных объект Запросы, а затем дважды щелкнем на значке Создание запроса в режиме Конструктора в правой части окна.

В окне Добавление таблицы добавим таблицы, на основе которых будет строиться запрос. Это таблицы Отдел и Сотрудник. Закроем окно.

Добавим в бланк запроса поля Номер пропуска ,ФИО, Должность из таблицы Сотрудник и поле Фамилия начальника из таблицы Отдел.

Щелкнем в поле ФИО в строке Сортировка и из раскрывающегося списка выберем метод сортировки по возрастанию.

В строке Вывод на экран для поля Фамилия начальника уберем флажок для подавления отображения этого поля на экране.

В строке Условие отбора бланка запроса для поля Фамилия начальника зададим условие отбора, набрав Морозов. Можно без кавычек. В этом случае кавычки будут добавлены автоматически.

Сохраним запрос под именем Морозов.

Бланк запроса представлен на рис. 2.14. Результат запроса представлен на рис. 2.15.

Рис. 2.14 Заполненный бланк запроса.

Рис. 2.15. Результат выполнения запроса.

3. Создание запроса на выборку с параметром

Запрос с параметром позволяет пользователю вводить критерий отбора данных при запуске запроса.

СоздадимЗапрос 3: Выбрать из базы данных Сотрудники номер пропуска, фамилию, должность сотрудников, работающих под руководством заведующего, фамилию которого будет задаваться при запуске запроса.

Бланк запроса представлен на рис. 2.16.

Рис. 2.16. Заполненный бланк запроса с параметром.

Заполнение бланка запроса выполняется также как и при создании предыдущего запроса, кроме строки Условие отбора для поля Фамилия начальника. В этой ячейке бланка в квадратных скобках наберем текст, приглашающий ввести фамилию начальника отдела.

Сохраним запрос под именем Начальник отдела.

Запустим запрос на выполнение дважды щелкнув значок запроса в окне базы данных.

На экране появится окно Введите значение параметра с приглашением, которое было задано в бланке запроса в квадратных скобках как условие отбора в поле Фамилия начальника (см. рис.2.17).

Рис. 2.17. Окно Введите значение параметра.

Введем фамилию начальника отдела Павлова, содержащуюся в базе данных, и щелкнем кнопку ОК.

Результаты запроса представлены на рис. 2.18.

Рис. 2.18. Результат выполнения запроса с параметром.