Профили групп пользователей ис

N	Группа пользователей	Важность сегментов информации (вид инф/место происх.)	Желаемые формы получения инф. (Internet/БД/CD-ROM /справочник/…)	Желаемая частота получения инф. (фиксированная/ переменная; частота: раз в день/ неделю/месяц/ 6 мес./год )	Цели получения информации: - анализ инф./ дальнейшее распространение инф/…
	. . .

Выбор наиболее важной информации

На данном этапе проводится анализ имеющейся и требуемой информации, а также сложности ее сбора. На этом этапе целесообразно исключить из дальнейшего рассмотрения ряд видов информации и мест ее происхождения (строк и столбцов матрицы по сегментам). Также очень важно учесть другие объективные и субъективные факторы: опыт фирмы, перспективы ее развития, мнения руководителей и др. Это может позволить сразу исключить из рассмотрения сегменты информации, собирать которые нереально или нецелесообразно.

 Характеристики информации для каждого из сегментов

Вид информации	Происхождение информации	Оценки информации				Примечания
		Имеется	Требуется	Сложность сбора	Важность сбора
Адреса СПМП	Федеральная по РФ	60	70	40	80
	По регионам РФ	30	80	60	80
	По Москве	60	40	40	60
	По др.странам СНГ	20	30	60	40
	По др.странам мира	30	30	60	30
. . .
Расчетные стат. показатели МП	Федеральная по РФ	40	80	60	80	Обязательно надо иметь
. . .

3.2. Проектирование ис

Задание требуемых характеристик собираемой информации

Для всех важных сегментов информации, собираемой силами своей организации, задаются минимальные и желательные значения качественных и количественных характеристик информации:

Характеристики информации для каждого из сегментов

Вид инфор- мации	Происхож- дение инфор- мации	Важ- ность сбора инф.	Требуемые характеристики
			качественные						количественные
			Актуальность инф., %		Полнота инф., %		Достоверность инф., %		Время обновления, мес.		Число записей		Затраты на 1 обновление инф., человеко-дней
			min	желат	min	жела	min	желат	max	желат	min	желат	max	желат
Описания источников информации	Федеральная по РФ	80	85	90	25	75	85	90	6	3	150	250	10	3
	По регионам РФ	80	80	90	20	60	80	90	6	3	150	250	20	10
	По Москве	60	85	90	20	60	85	90	6	3	25	75	5	2
	По др. странам СНГ	60	75	85	15	50	75	85	6	3	75	150	10	5
	По странам ЕС	30	75	85	15	50	75	85	6	3	75	150	10	7
	По др. странам мира	30	70	80	5	30	70	80	6	3	75	150	5	3
. . .

 

Проектирование схем сбора, анализа и распространения информации

В общем виде схему сбора, анализа и распространения информации можно изобразить следующим образом:

 

Разработка схемы сбора информации

После того, как выполнены все предыдущие этапы, в т.ч. выбраны источники собираемой информации, можно составить схему сбора информации. Так как сбором и распространением информации часто занимаются одни и те же люди, иногда целесообразно одновременно разработать также и схему распространения информации.

Например, источники информации для баз данных РЦ, периодичность обновления и варианты распространения информации приведены ниже:

Источники информации для баз данных Ресурсного центра

Основные источники исходной информации	Форма представ- ления инф.	Язык	Частота изменения инф.	Покрываемые сегменты инф.						Период- ичность сбора инф.
				Виды инф.	Происхождение инф
					Феде- ральная по РФ	По регионам РФ	По Москве	По др. странам СНГ	По др. странам мира
РЦ	БД	Рус	1 год	Статистика по МП
РЦ	БД	Рус	1 год	Статистика по регионам
РЦ	БД	Рус	6 мес	Адреса СПМП
Internet	Internet	Рус	1 день	Инф. в Internet
Internet	Internet	Рус	~6 мес.	Периодические издания
Каталог Роспечати	Печатный справочник	Рус	6 мес.	Периодические издания
…

Обозначения: (фоном выделена полнота имеющейся исходной информации)

100%

75%

50%

25%

10%

0%

В качестве источников информации рассматриваются как конкретные организации, так и имеющиеся тиражируемые базы данных, информация в Internet и др.

 Разработка схемы распространения информации

В качестве средства распространения информации очень перспективно использовать сеть Internet. Наиболее важную информацию целесообразно периодически выпускать в виде печатных справочников и CD-ROM:

Распространение информации из баз данных Ресурсного центра

Вид информации	Происхождение информации	Форма представления информации в РЦ	Периодичность выпуска	Язык
Адреса СПМП	Федеральная, регионы РФ	БД, Internet	1 мес.	Рус.
Справочник	6-12 мес.	Рус.
. . .
Статистические показатели МП	РФ в целом и регионы	БД, Internet	3-6 мес.	Рус./Англ
Справочник	6-12 мес.	Рус./Англ

  Разработка модели данных

Разработка концептуальной модели данных очень важна – ее последующие серьезные доработки будут стоить существенно дороже.

Концептуальная модель данных и выбранные классификаторы должны позволять (если это требуется), обмен информацией между базами данных и сайтом, а также выгрузку информации на CD-ROM и подготовку оригинал-макетов справочников.

Сечения данных:

• показатели (виды информации),

• регионы (место происхождения),

• время (к которому относится информация)

 

Т.е. руководителю организации, как правило, достаточно оценить только несколько обобщенных показателей по всей рассматриваемой области и за достаточно длительный промежуток времени. И только, если значения показателей неудовлетворительны, требуется более детальный анализ – более детальные показатели по небольшим частям рассматриваемой области и за меньшие промежутки времени. В тоже время конкретные сотрудники, как правило, ежедневно отслеживают только несколько детальных параметров по закрепленному за ними кусочку территории.

Рассмотрим структуру данных для технологий Internet/Intranet, в которой реализована данная модель данных:

 

Разработка сайта в Internet

Информация в сети Internet может быть представлена в доступной для пользователей форме:

1. Вывод информации в наглядной форме. Например, достаточно эффектно и наглядно организовать привязку информации к контекстно-чувствительным картам;

2. Вывод информации с разным уровнем детализации;

3. Возможность следующих сечений информации:

• по ее видам и подвидам;

• по территории, к которой относится информация;

• по диапазону времени, к которому относится информация.

Рассмотрим ряд примеров из каталога региональных информационных ресурсов по МП. Эта информация выставлена на сайте Ресурсного центра на сайте www.rcsme.ru , ветка “Каталог региональных информационных ресурсов по МП”.

Можно посмотреть всю имеющуюся информацию по каждому из регионов РФ, например, по Нижегородской области:

 Пример представления на сайте информации по региону РФ

Можно посмотреть все виды имеющейся у Ресурсного центра информации по данному региону:

• список региональных сайтов в сети Internet, на которых имеется информация по малым предприятиям региона или по самому региону.

• Адреса структур поддержки МП;

• Пресса по МП;

• Программы обучения для МП;

• Законы по МП;

• Выставки для МП;

• Другие источники информации региональной информации по МП;

• Документы по поддержке МП;

• Статистика по МП.

 Управление качеством потоков информации

При планировании и оптимизации качества каждого из видов собираемой информации можно варьировать:

• качественными характеристиками: актуальностью, своевременностью и достоверностью информации;

• количественными характеристиками информации – числом записей для каждого вида информации, периодом обновления данных и другими параметрами;

• структурированием информации – какие поля будут для каждого вида данных, будут ли виды информации связаны между собой и как конкретно;

• удобством работы с информацией – это определяется разрабатываемым программным обеспечением.

 Структурирование информации

На взгляд автора, затраты времени на обновление информации, в зависимости от степени ее структурирования, выглядят примерно таким образом:

 

Где: а) Плохо структурированная информация;

б) Хорошо структурированная информация.

Эти графики справедливы при достаточно большом числе видов собираемой информации. Например, 5-10 видов информации, связанных между собой.

Время, затрачиваемое на обновление одной записи хорошо структурировованной информации может быть больше, чем время на обновление плохо структурированных данных. Однако за более длительный период - год или более, итоговое время на обновление хорошо структурированной информации может быть существенно меньше, чем плохоструктурированной. Это достигается за счет того, что с течением времени происходит рассогласование плохоструктурированной информации и требуется много ручных правок, чтобы добиться приемлемого уровня ее внутренней согласованности.

Как правило, затраты на эксплуатацию ИС, существенно превышают затраты на проектирование и разработку ИС. Поэтому, если при эксплуатации ИС выясняется, что при проектировании был сделан ряд ошибок, или же не предусмотрен рад важных функций, затраты на эксплуатацию ИС могут начать резко увеличиваться (вариант “а”):

 

В реальности затраты на обновление информации, даже плохо структурированной, не уйдут в бесконечность, а вряд ли существенно превысят запланированные до этого на это расходы. Однако это, скорее всего, приведет к одному из следующих вариантов:

а) качество информации резко упадет из-за ее несвоевременного обновления, что будет вызвано попыткой минимизировать текущие расходы (в первую очередь затраты времени на обновление информации);

б) постоянно растущая перегрузка персонала или расходов на обновление информации может привести к полному сворачиванию этой ИС. 

Когда в одной информационной системе собрано достаточно много данных (более 500-1000 записей по каждому из 5-10 связанных между собой видов информации) может оказаться очень полезным анализ всей информации:

• по месту ее происхождения (страна, регион, город, организация);

• по периоду времени, к которому она относится;

• а также, естественно, по ее видам и подвидам информации.

Естественно, если такие возможности не были предусмотрены при разработке информационной системы (что увеличило бы затраты на разработку и на обновление информации процентов на 20), то затраты на доработку ИС и реструктурирование информации могут превысить первоначальные расходы на разработку. Особенно велики могут быть затраты, если собрано достаточно много информации – десятки тысяч записей. 

Следовательно, при проектировании информационной системы со средними или большими объемами информации, требуется:

1. Четко структурировать собираемую информацию;

2. Точно спланировать расходы на обновление информации.

 Рассмотрим эти требования более подробно.

Четкое структурирование собираемой информации предполагает детальное разбиение на отдельные поля каждого вида информации и описание существующих и предполагаемых в будущем связей видов информации между собой. Под предполагаемыми в будущем связями можно понимать, например, возможность анализа изменения информации по конкретному объекту во времени. Например, на начальном этапе сбора информации, анализ временных рядов изменения данных нереален из-за отсутствия таких данных. Но, в дальнейшем, по мере накопления информации, ценность такого анализа может существенно превышать ценность анализа текущей информации: 

 где:

а) Плохо структурированная информация;

б) Хорошо структурированная информация.

 При анализе временных рядов хорошо структурированной информации, может появляться синергетический эффект, т.е. возможность выявления новых корреляций, которые отсутствуют в текущих данных (срезе информации на конкретное время).

Можно отметить, что в популярных сейчас в литературе типах информационных систем “хранилищах данных” – в первую очередь заложен механизм анализа изменения информации по видам товаров, регионам и времени.

 Точное планирование расходов на обновление информации. Считается, что количество информации в современной информационной системе организации удваивается каждые 2-3 года. Если не предусмотрено специальных мер по снижению затрат на обновление информации, то они могут вырасти весьма существенно. Поэтому с самого начала необходимо запланировать, какую информацию в перспективе не надо будет самостоятельно собирать, а какую - наоборот, желательно, в ближайшей перспективе, начать собирать дополнительно к имеющейся информации.

Например, при появлении сети Internet можно было (да и нужно) самостоятельно проводить анализ имеющейся информации по интересующей области. Сейчас это достаточно затруднительно, да и не всегда нужно – есть целый ряд каталогов и поисковых систем.

Сейчас, возможно имеет смысл проводить анализ имеющейся по интересующей области информации федерального уровня, а также для нескольких регионов РФ. Учитывая высокую скорость наполнения сети Internet информацией, через несколько лет самостоятельно провести анализ всей имеющейся информации по РФ будет затруднительно.