Введение

Роль информации в бизнесе быстро растет. В рамках информационной экономики одним из важнейших ресурсов, используемых организациями, является информация. Существование организаций зависит от того, насколько подробно, своевременно и качественно удается отслеживать информацию о рынках и товарах, с которыми она работает. Такая информация может обеспечить стратегическое преимущество перед конкурентами. Ситуация существенно усложняется при работе на нескольких рынках, находящихся в разных регионах. Информации и источников ее получения может быть очень много.

Можно отметить следующие современные тенденции, серьезно изменившие подход к проектированию информационных систем (ИС):

1. Существенное ускорение изменений внешней среды, в которой работают организации;

2. Все увеличивающаяся глобализация бизнеса;

3. Появление технологий Internet/Intranet. Эти технологии позволили существенно упростить разработку и эксплуатацию информационных систем и сделали возможным создание более сложных ИС, в т.ч. распределенных по всему миру.

Первые две тенденции привели к тому, что для адекватного анализа информации организации требуется создавать все более сложные распределенные информационные системы с огромными объемами информации. Технологии Internet/Intranet дали возможность это сделать с примерно такими же затратами сил и средств, как и ранее для систем существенно меньшего масштаба. Однако квалификация разработчиков больших ИС должна быть очень высокой. Допущенные при проектировании ошибки могут выясниться нескоро, а затраты на их исправление могут превысить стоимость первоначальной разработки.

Современные компьютерные технологии позволяют создавать огромные объемы информации. Менеджеры часто получают ее слишком много. Проблема не в недостатке информации вообще, а в недостатке именно той информации, которая требуется конкретному потребителю и именно в том виде, в каком она ему требуется. К сожалению, затраты на сбор и качественную обработку всех доступных данных стремятся к бесконечности. Быстро увеличивает объем доступной информации также бурное развитие сети Internet.

Поэтому все больше актуальной становится задача оптимизации информационных потоков. Большинство российских фирм при проектировании системы сбора информации исходят только из имеющихся заделов, сил и средств. Часто чисто интуитивно принимаются решения об относительной важности сбора того или иного вида информации и ожидаемых затратах на это. Также часто реальные затраты существенно превышают планируемые. Развитие идет методом проб и ошибок.

Разработка эффективной технологии сбора, анализа и распространения информации очень важна. Автор наблюдал большое число проектов по разработке информационных систем, которые начинались без какого-либо серьезного плана, после чего от нескольких месяцев до нескольких лет персонал, занимающийся разработкой и эксплуатацией ИС, собирал никому не нужную информацию, с огромными накладными расходами на это.

После этого происходил “разбор полетов”, когда начальство и сотрудники убеждались, что они работали не совсем в том направлении. Принималось решение с ближайшего понедельника делать все по другому – опять-таки без какого-либо серьезного анализа и планирования. Еще через какое-то время выяснялось, что собранную с большим трудом информацию можно недорого купить или вообще достать бесплатно.

Часто, однако, наблюдалась и другая картина – информацию удавалось собрать, но слишком мало и плохого качества. После двух-трех таких неудачных итераций руководство организации принимало решение или вообще закрыть направление по сбору информации или заменить весь персонал.

Бывает и так, что только на голом энтузиазме сотрудников удается собирать весьма качественную информацию. Своевременно ее обновлять после этого, как правило, не получается – не остается ни сил, ни средств, ни энтузиазма.

Описанные выше варианты разработки ИС методом “проб и ошибок” проиллюстрированы на рисунке. Размер шага на рисунке пропорционален общим затраченным усилиям:

Шаги к разработке ИС, ожидаемой руководством организации

Правильно разработанная ИС позволила бы избежать многих человеко-месяцев или лет бесполезной работы. На взгляд автора, имеет смысл потратить на планирование разработки ИС и маркетинговые исследования не менее 15-20% всех ожидаемых затрат на разработку, это многократно окупится.

Всю информацию, собираемую в рамках ИС, можно разделить на:

1. Информацию, уже имеющуюся в других информационных системах вашей организации;

2. Покупаемую информацию – например базы данных по законодательству;

3. Самостоятельно собираемую информацию.

На взгляд автора, соотношение между объемами информации и затратами на нее для покупаемой, а также уже имеющейся в других ИС предприятия и для самостоятельно собираемой информации таково:

Поэтому к выбору информации, которую предполагается собирать самостоятельно, надо подойти особенно тщательно.

 С точки зрения теории управления проектами, разработку и эксплуатацию ИС можно разбить на следующие этапы:

1. Предварительный анализ ИС (разработка ее концепции);

2. Планирование разработки и эксплуатации ИС;

3. Разработка ИС;

4. Детализация плана эксплуатации ИС;

5. Эксплуатация ИС.

Чрезвычайно важный этап разработки ИС – разработку ее концепции, а также этап планирования разработки и эксплуатации ИС, часто совсем пропускаются российскими организациями. При этом внимание обращается только на закупаемые технические средства, а потом сразу переходят к разработке или закупке программного обеспечения.

1. Предварительный анализ

1.1. Определение проблемы

Очень часто руководители российских организации затрудняется правильно определить, что же разрабатываемая информационная система должна делать, во сколько обойдется ее разработка и эксплуатация, каким образом оценивать эффективность ее работы. Проекты по разработке и эксплуатации ИС могут быть весьма дорогими и не всегда очевидно, будет ли положительный эффект для организации, а если будет, то как его количественно оценить.

Реальной проблемой, для решения которой требуется информационная система, может являться недостаток качественной информации, что не позволяет проводить адекватный анализ интересующей предметной области (скорее всего - рынков и товаров, с которыми работает ваша организация). На этапе определения проблемы, помочь разрешить которую должна проектируемая ИС, проводится приближенный анализ следующих блоков вопросов:

1. Цели и задачи вашей организации. Перед определением задач разрабатываемой информационной системы следует выяснить цели и задачи, стоящие перед вашей организацией, а также критерии оценки эффективности ее работы. Цели и задачи ИС, а также критерии ее оценки, должны быть непосредственно связаны с ними.

2. Имеющиеся информационные ресурсы. Проводится оценка текущего уровня информатизации вашей организации: имеющихся информационных систем, квалифицированных специалистов, технических и программных средств, а также возможного развития этих ресурсов на ближайшие несколько лет. Во время этого обследования надо выявить уже имеющиеся информационные ресурсы, к которым целесообразно иметь доступ в рамках создаваемой ИС. Требуется также скоординировать перспективы развития проектируемой ИС и других информационных систем, имеющихся и планируемых в вашей организации, у основных конкурентов и потенциальных партнеров.

3. Группы потенциальных пользователей ИС, а также возможные оппоненты. Необходимо оценить группы потенциальных пользователей ИС внутри организации и вне ее. Очень важно уже на этом этапе прикинуть, что хотела бы каждая из групп от создаваемой ИС. Целесообразно оценить основных противников создаваемой ИС и ожидаемых партнеров.

4. Ресурсы, выделяемые на разработку и эксплуатацию ИС. Следует оценить ресурсы (финансовые, кадровые, технические средства и др.), которые предполагается выделить на разработку и эксплуатацию ИС. В данном случае требуется не оценка реальных затрат на создание ИС, а примерная оценка, сколько ресурсов готово выделить на ИС руководство организации.

 Целесообразно также учесть изменения целей, задач и ресурсов на несколько лет вперед.

 1.2. Определение целей ИС

На основании проведенного выше анализа можно предложить следующие возможные варианты основной цели эксплуатации ИС:

а) Сбор, анализ и доведение для пользователей, в удобной для них форме, наиболее качественной и подробной информацию по интересующей их области (для случая маркетинговой ИС - о рынках и товарах, с которыми работает организация) при заданных ресурсах на разработку и эксплуатацию ИС;

б) Сбор, анализ и доведение для пользователей информации по заданной области, позволяющей проводить анализ с заданной точностью.

 Цели предприятия и ИС требуется согласовать очень хорошо, а также прикинуть их возможные изменения на несколько лет вперед.

 1.3. Определение основных задач ИС

В качестве основных задач по сбору, анализу и распространению информации, стоит отразить:

1. Примерный перечень собираемой информации;

2. Основные формы представления информации (базы данных, сайт в Internet, печатные справочники);

3. Для каждого вида информации надо указать:

• Ожидаемые объемы информации и требования к ее качеству;

• Примерную периодичность обновления;

• Основные виды анализа этой информации;

• Основные формы, в которых эта информация будет доводиться до пользователей, а также периодичности их выпуска.

 1.4. Определение критериев оценки эффективности ИС

Как правило, это количество и качество собранной информации, а также ее соответствие потребностям пользователей.

 1.5. Предварительная оценка ресурсов

Необходимо выявить, какие имеющиеся ресурсы руководство организации готово выделить на разработку и эксплуатацию ИС. В первую очередь стоит отметить:

• время, имеющееся на разработку ИС – обычно несколько месяцев;

• персонал, который может быть задействован на разработку и на эксплуатацию ИС;

• технические и программные средства, а также линии связи;

• финансы и другие ресурсы.

После выявления предполагаемых ресурсов на разработку и эксплуатацию ИС, целесообразно на основе имеющегося опыта и экспертных оценок дать приближенную оценку минимальных и желательных затрат на разработку и эксплуатацию ИС.

После оценки предполагаемых и требуемых на разработку и эксплуатацию ресурсов, проводится их сравнение по каждому из ресурсов. Если хотя бы по одному из ресурсов оценка требуемых ресурсов будет в 2 или более раз больше предполагаемых, то до перехода к более детальному планированию ИС, следует обсудить эти расхождения с руководством организации (заказчиком ИС).

Предварительная оценка ресурсов на разработку и эксплуатацию ИС 

Примечание: Каждый из ресурсов оценивается: а) на этап разработки; б) на этап эксплуатации.

1.6. Определение допущений и рисков

На данном этапе желательно приближенно оценить использованные при предварительной оценке ИС допущения, а также возможные риски во время разработки и эксплуатации ИС.

В качестве типового допущения обычно предполагается, что ресурсы на разработку и эксплуатацию ИС будут выделяться своевременно и в нужном объеме.

 1.7. Согласование результатов анализа

На данном этапе проводится согласование результатов предварительного анализа ИС с руководством организации (или другим заказчиком данной системы).

На данном этапе проводится согласование результатов предварительного анализа ИС с руководством организации и другими заинтересованными лицами - в первую очередь с группами потенциальных пользователей ИС. Целесообразно сразу предложить несколько вариантов ИС, различающихся набором функций и затратами на разработку и эксплуатацию системы.

Результаты анализа надо оформить в письменном виде. В первую очередь важно составить резюме проекта по разработке и эксплуатации ИС. На взгляд автора, достаточно удобно для оформления резюме использовать форму для предварительного анализа проектов. Эта форма доработана автором для проектов по разработке ИС. Также учтены формы, используемые для анализа проектов в фонде “Евразия”, а также по проектам “Бистро” в рамках программы Tacis.

2. Планирование разработки и эксплуатации ИС

2.1. Определение работ и их последовательности

Последовательность проектирования и эксплуатации системы сбора и анализа информации по состоянию конкретного рынка или предметной области представлена на рисунке, где “М” – месяц с начала проекта (“М1” – первый месяц, …):

Проектирование ИС может занимать примерно 3-6 месяцев для сложных ИС и 1-3 для достаточно простых. Функционирование ИС можно разбить на ряд последовательно выполняющихся 6-ти месячных программ. Могут быть и другие интервалы времени, хотя, на взгляд автора, 6-ти месячные программы достаточно удобны.

Каждая следующая программа корректируется в зависимости от результатов предыдущей. В конце каждой программы проводится контроль - анализ успешности функционирования ИС – все ли планируемые работы были выполнены и соответствуют ли показатели эффективности функционирования ИС требуемым значениям.

После проведения анализа эффективности прошедшего этапа функционирования ИС, корректируются детальные планы на следующий период работы и примерные планы на следующие 1-2 года. Далее шестимесячные этапы эксплуатации ИС повторяются в цикле.

Первый этап эксплуатации ИС можно разбить на следующие шаги: 

Проектирование ИС можно поделить на этапы (“Month” – месяц с начала проекта):

Рассмотрим краткое описание каждого из этапов проектирования ИС: 

В свою очередь работы по разработке ИС можно разбить на:

 В рамках организуемых ЕС международных проектов, связанных со сбором информации затраты на планирование проекта по разработке и эксплуатации ИС обычно оценивается от 10 до 20% от стоимости всех работ. Следовательно, если в течении 2-х лет сбором информации будет заниматься 1-2 человека, то на планирование этих работ можно отвести 2-3 человеко-месяца. Затраты времени на выполнение предлагаемой методики разработки ИС как раз укладываются в эти рамки.

Российские организации обычно тратят на планирование разработки ИС существенно меньше времени. Полученная экономия времени потом с лихвой компенсируется затратами на исправление ошибочных решений, на совершенно ненужные работы, возникающие авралы и периоды вынужденного безделья.

 В рамках международных проектов, разрабатывается план на все время его выполнения (как правило, 2 года). При этом планирование проводится не слишком подробно, а детальные планы разрабатываются на каждые следующие 6 месяцев. Таким образом, удается достаточно эффективно учитывать возникающие изменения и реально планировать развитие проекта.

Конкретные задачи на период эксплуатации ИС очень специфичны для каждого конкретного проекта.

Разработанный автором типовой сетевой график работ по проектированию ИС приведен ниже. На рисунке приводятся названия работ, их примерная длительность (“d” - дней, “w” - недель) и последовательность работ. Все работы по составлению сетевых графиков и оценке требуемых ресурсов выполнены на Microsoft Project, хотя может быть использована и другая программа планирования.

В предлагаемой вашему вниманию книге (“Проектирование информационных систем в Internet. Руководство для менеджера”, Михайлов А.Г.), каждой работе (строке сетевого графика) посвящено несколько страниц подробного описания.

 Типовой сетевой график работ по проектированию ИС

Имеющаяся информация

+

Требуемая информация

+

Оценки сложности сбора информации

=>

Оценки важности сбора каждого из сегментов инф.

Оценки важности сбора каждого из сегментов инф.

+

Ограничения на:

• имеющийся персонал, финансы, другие ресурсы;

• количественные и качественные характеристики каждого из собираемых сегментов инф.

=>

Перечень закупаемой информации

Перечень информации, которую следует вести самостоятельно

Вид информации

Происхождение информации

Федеральная по РФ

По регионам РФ

По Москве

По другим странам СНГ

По другим странам мира

Статистические показатели МП

80

80

60

30

20

Законодательство по МП

20

40

30

10

20

Адреса СПМП

70

80

40

30

30

. . .