4

Перед началом работы со значительным количеством докумен­тов, находящихся в состоянии россыпи, должна быть составлена рабочая инструкция по их систематизации и описанию.

Все единицы хранения, образующие архивный фонд, учитыва­ются специальными справочниками-описями. Архивная опись вы­полняет три важнейшие функции: 1) учётную; 2) классификацион­ную; 3) информационную.

Учётная функция описи состоит в определении количества единиц хранения в фонде. Этим обеспечивается контроль за из­менением объёма фонда. Кроме того, присвоение единицам хра­нения, учтённым описью, порядковых номеров позволяет вести их адресный поиск.

Классификационная функция описи закрепляет систематизацию дел в пределах архивного фонда — группировку единиц хранения в соответствии с исторически сложившейся структурой фондооб­разователя или с основными направлениями и вопросами его дея­тельности.

68

Информационная функция описи реализуется при фиксации заголовков единиц хранения, раскрывающих видовой состав и содержание документов.

В зависимости от объёма фонда и принятой системы организации его материалов могут быть составлены одна или несколько описей. Общее количество единиц хранения, учтённых одной описью\ не должно превышать самого большого четырёхзначного числа (т.е. 9999). Но чаще основанием для составления отдельной описи является не количество единиц хранения, а структурная обособ­ленность фондообразователя, специальный состав документации (бухгалтерская, научно-техническая, по личному составу и др.).

Архивная опись состоит из двух основных частей: собственно описи, то есть перечня дел (описательных статей), и справочного аппарата описи.

Описательные статьи описи содержат совокупность сведений о каждой единице хранения:

• порядковый номер;

• делопроизводственный индекс (номер дела по номенклатуре или старый инвентарный номер);

• заголовок дела;

• «крайние даты» документов в деле (число, месяц, год);

• количество листов в деле;

• примечания.

Каждому элементу описательной статьи описи соответствует отдельная графа формуляра справочника.

Графа 1 — «Порядковый номер» — отражает учётную функцию описи. Присвоенный в порядке валовой нумерации номер послед­ней статьи указывает на количество дел, включённых в опись.

Графа 2 — «Делопроизводственный номер» — заполняется для комплексов делопроизводственной документации, либо в случае переработки материалов фонда в архиве и составления новом описи.

Графа 3 — «Заголовок дела» — отражает информационную функцию описи, раскрывая состав и содержание документов каждого дела. В «Основных правилах работы государственных ар­хивов РФ» подробно перечислены требования к заголовкам еди­ниц хранения (учёта), образованных документами, в которых ин­формация зафиксирована различными способами и на разньос носителях. Так, в заголовке единицы хранения управленческой документации и документов личного происхождения указываются должности и/или фамилия и инициалы лица, от которого полу­чены или которому адресованы документы; а также сведение: о содержании документов дела; о времени создания документов и датах упоминаемых в них событий.

69

Правилами допускаются такие элементы заголовков дела, как «автор не установлен», «без даты», «не ранее ... г.». Подобные ограничения информационной функции заголовка описательных статей оправданы, когда документы дела не содержат необходи­мых сведений. Но случается, что составители описи проходят мимо того, что лежит почти на поверхности.

Например, в АВПРИ, в фонде «Секретный архив министра», хранится дело, на обложке которого среди прочего значится: «Анонимная записка неустановленного автора». Между тем за­писка подписана. Причиной ошибки стало невнимание: доку­мент написан на 4-х двойных листах, вложенных один в другой и пронумерованных таким образом, что архивная нумерация не со­ответствует последовательности текста. В результате первая и последняя страницы оказались в середине текста, причём послед­няя страница — с датой и подписью начальника Главного штаба генерала Н.Н. Обручева — пронумерована как оборот листа, за которым следует лист с началом текста документа.

Описанный случай, конечно же, исключение, едва ли не курьёз. Однако исследователь должен иметь в виду, что даже безошибочно точный заголовок единицы хранения даёт, как правило, только самые общие ориентиры относительно информационных воз­можностей документов, хранящихся под обложкой. Материалы дела могут включать сведения по многим вопросам, за продолжи­тельный хронологический период и т.д., а между тем в заголовке дела это не находит достаточно адекватного отражения. Поэтому исследователю, взявшему дело в руки, не редко приходится до­вольствоваться такой информацией: «Протоколы за...год»; «Пере­писка по разным вопросам за ... годы»; «Документы на иностранных языках»...

Особые требования существуют к составу сведений, которые не­ обходимо указывать в заголовках единиц учёта аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов.

Заголовок единицы хранения кино-видео-документов включает:

авторское название фильма, киножурнала или название события,

отражённого в кино- или телесюжете, а также дату производства

или съёмки.

Заголовок единицы учёта фонодокументов включает: название, место и дату события, название и жанр фонодокументов.

Заголовок единицы учёта фотодокументов включает: аннотацию изображения или название фотоальбома, диафильма, а также фа­милию автора, место и дату съёмки.

Заголовок единицы учёта машиночитаемых {электронных) доку­ ментов может быть дополнен аннотацией отдельных документов 70

или группы документов, наличие которых нельзя определить по заголовку.

В графе 4 — «Крайние даты» — указывается время создания самого раннего и самого позднего документа, а для аудиовизуаль­ных документов — записи или перезаписи.

Объём единицы хранения по разному измеряется для документов на различных видах носителей: для документов на бумажной осно­ве — это количество листов, составляющих дело (единицу хра­нения); для кино-, видео-, фонодокументов (в зависимости от вида) — это количество единиц хранения в единице учёта, метраж, хронометраж, время звучания в минутах и секундах; для фото-до­кументов — это количество негативов, составляющих единицу хранения; для фотоальбома — это количество фото отпечатков.

Так как описание документов на специальных носителях тре­бует учёта особенностей фиксации информации, архивистами разработаны подробные формуляры описательных статей описи: кинодокументов, фотодокументов, фотоальбомов, фонодокумен­тов граммофонной записи (грампластинок), фонодокументов магнитной записи, видеодокументов.

В справочный аппарат описи входят: титульный лист, содержа­ние, предисловие, список принятых сокращений, переводные таблицы шифров (в случае переработки описи), указатели.

На титульном листе описи указываются: полное название архи­ва, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, «крайние даты» документов, внесённых в опись.

Описям присваиваются учётные порядковые номера: 1, 2, 3 и т.д. К номеру описи может добавляться буквенный индекс, указьшающий на состав документов, учтённых в описи. Например: «л. с.» — личный состав, «к» — конструкторская, «п» — проектная и т.п. В конце описи во всех её экземплярах делается итоговая запись, в которой указывается количество включённых в неё единиц хра­нении. Архив должен иметь три экземпляра каждой описи, пер­вый из которых является страховым. В предисловии к описи кратко излагаются: история фондообразователя, история фонда, состав справочного аппарата к описям. К описи могут составляться ука­затели как общие, так и специальные.

В архиве составляется реестр описей, в котором ведётся их учёт — поединичный (в порядке присвоенных описям номеров) и суммарный.

Основные этапы истории фондообразователя и его документов в архиве получают отражение в деле фонда. В дело фонда вклю­чаются следующие документы: историческая справка о фондооб-разователе и фонде; акты, фиксирующие изменения в составе

71

и объёме фонда; рабочие инструкции по усовершенствованию и переработке описей фонда; схемы систематизации его материалов и т.д. Делу фонда присваивается номер и название фонда, на ко­торый оно заведено.

Дела фондов органов КПСС, ВЛКСМ, в которые включены документы по истории фондов первичных партийных и комсомоль­ских организаций, не расформировываются. В дела этих последних фондов помещены справки со сведениями о местонахождении документов по истории данного фонда в деле другого фонда.

Дела фондов, вошедших в состав объединённого архивного фонда, включаются в дело фонда последнего.

В СССР была сформирована система централизованного учёта документов Государственного архивного фонда. На основании рассмотренных выше сведений о документах учёта в архиве для каждого фонда по единой системе заполняется карточка фонда. В ней указываются: название архива, в котором хранится фонд; дата первого поступления его материалов; номер и название фонда с перечислением всех переименований и «крайних дат» каждого названия; объём фонда на первое января наступившего года; назва­ние вышестоящего архивного органа. Карточки фондов, пред­ставляющие собой сокращённый вариант хранящихся в архиве листов фондов, направлялись в вышестоящие архивные органы, где из них создавались фондовые каталоги.

Состав всего Государственного архивного фонда СССР отражал Центральный фондовый каталог (ЦФК) Главного архивного управле­ния при Совете министров СССР. ЦФК был организован в соответ­ствии с сетью государственных архивов. Первый раздел каталога составляли карточки фондов центральных государственных архи­вов СССР, второй раздел — государственных архивов союзных республик. Во втором разделе карточки фондов располагались следующим образом: сначала — центральных государственных архивов союзной республики, затем — государственных архивов автономных республик, краёв и областей. По каждому архиву карточки помещались в порядке возрастания номеров фондов. Вследствие этого поиск тематических комплексов документов не­посредственно по ЦФК был практически невозможен. Неодно­кратно предпринимавшиеся попытки создать вспомогательные указатели к ЦФК не были завершены из-за высокой трудозатрат-ности такой работы.

В Российской Федерации централизованный государственный учёт документов Архивного фонда РФ по-прежнему ведётся на основании сведений карточек фондов. Формуляр картонки, в со­ответствии с современными реалиями, дополнен двумя новыми гра-

72