3 Утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций рф от 8 ноября 2005 г. № 536, зарегистрированным в Минюсте рф 27 января 2006 г. № 7418.

вания к процедуре регистрации документов, построению информационно-поисковых систем по документам, организация и технология контроля за сроками исполнения документов, требования к организации оперативного хранения дел, порядок составления и работы с номенкла­турой дел, правила формирования дел, порядок проведения экспертизы ценности документов, оформления дел, составления описей и передачи их на архивное хранение. В приложении даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Из кратке^ перечисления содержания инструкции видно, что ее следует рассматривать как комплексный документ - она отражает практически все технологические операции ДОУ. Кроме того, инструкция регламентирует порядок обработки документов, поступивших по каналам электрон­ной почты и факсимильной связи, устанавливает размеры шрифтов и интервалов, используемых при печати документов, другие требования к размещению реквизитов документов, ранее не включенные ни в один действующий нормативный документ.

Дополняют Типовую инструкцию по делопроизводству «Основные правила работы архи­вов организаций», одобренные решением коллегии Росархива 6 февраля 2002 г. В них условно можно выделить две части. В одной рассматриваются вопросы организации делопроизводства: номенклатура дел. порядок формирования дел в организации, требования к оформлению дел при подготовке к их сдаче в архив, составление и оформление описей дел, организация и проведение экспертизы ценности документов.

В другой части правил освещается методика работы с документами в архиве организации: их учет, ведение научно-справочного аппарата к документам архива, порядок подготовки и пере­дачи документов на постоянное хранение.

Кроме того, в службе ДОУ организаций, сдающих документы в государственные архивы, полезно иметь Основные правила работы государственных архивов РФ, в которых есть раздел «Методическая помощь и контроль за организацией документов в делопроизводстве» (6.2.7-^У «Экспертиза ценности документов» (6.1.5), «Формы приема документов» (6.1.6) и т. п.

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, 12 имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение многих лет. Например, информация о гражданах, их работе, учебе и т. п. имеет социальное значение и должна храниться на всем протяжении жизни человека. И, наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. Для определения сроков хранения документов используются специальные справочники, называемые перечнями документов со сроками хранения. Они бывают нескольких видов. Каждая служба ДОУ должна иметь Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г., с изм. 2003 г.). Если в организации откладываются чертежи и другие научно-технические документы, надо иметь Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России (утв. 25 февраля 1997 г.).

Конечно, типовые перечни не могут полно охватить всю документацию различных отрас­лей. Поэтому на базе типовых перечней разрабатываются министерствами и ведомствами перечни, охватывающие документацию учреждений их системы. Ведомственные перечни дают наиболее полное и систематическое перечисление документации, образующейся в деятельности ведомственной системы. Поэтому, если ведомственный перечень есть, им следует воспользоваться при установлении сроков хранения документов в первую очередь. В 1999 г. вышел Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения и Перечень документов, образующихся в деятельности Государственной Думы Федерального Собрания РФ.

В последнее десятилетие выходили также перечни документов со сроками хранения МВД России (1996 г.), Министерства обороны России (1997 г.), Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения (2003 г.), Перечень документов, образующихся в деятельности органов

управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений ГПС, учрежде­ний, организаций системы МЧС России с указанием сроков хранения (2004 г.), Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации с указанием сроков хранения (2005 г.), Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сбербанка России и его филиалов (2005 г.).

Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения подготовлен совместно Центробанком и Росархивом и содержит систематизированное перечисление видов документов, соответствующих направлениям деятельности кредитных организаций, подчиненных им филиалов, представительств учреждений.

Кроме того, надо знать, что сроки хранения бухгалтерских документов закреплены в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» в статье 17. В ней сказано: «Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации госу­дарственного архивного дела, но не менее пяти лет».

Для бухгалтерских документов срок хранения устанавливается с условием завершения ревизии или истечения срока действия договора.

Сроки хранения документов акционерных обществ в соответствии со статьей 89 Федерального закона «Об акционерных обществах» установлены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденном постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. № ОЗ-ЗЗпс.

При организации службы ДОУ и составлении должностных инструкций на ее работников необходимо иметь Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. №37). Сфера его действия распространяется на предприятия, организации и учреждения, находящиеся на бюджетном финансировании. Прямое назначение справочника состоит в регламентации работ, выполняемых служащими разных специальностей в том числе по делопроизводству Справочник j; является основой разработки должностных инструкций всех категорий работников 13

организации, в том числе работников службы ДОУ. Порядок применения единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих утвержден постановлением Минтруда России от 9 февраля 2004 г. № 9.

Однако, организуя работу по документационному обеспечению управленческой деятель­ности, важно не только знать, что и как делать, необходимо иметь представление и о времени, затрачиваемом на ту или иную операцию. Только в этом случае в зависимости от объема выпол­няемых работ можно рассчитать численный состав и определить номенклатуру должностей работников, которые будут заняты в делопроизводстве. Нормативы времени на различные виды управленческих работ, в том числе и по делопроизводству, разработаны Центральным бюро нормативов по труду Минтруда. ♦

К нормативам времени на работу с документами относятся:

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утв. постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152). - М., 1993.

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утв. постановлением Министерства труда РФ от 25 ноября 1994 г. №72).-М., 1995. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утверждены постановлением Минтруда от 26 марта 2002 г. № 23. Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы (утв. постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984г. № 189/11-64). - М., 1988.

В последних из указанных норм времени предусмотрены действующие и сегодня три вида размеров интервала при печатании документа: 1 интервал; 1,5 интервала; 2 интервала. За единицу измерения при машинописных работах принята страница формата А4 - 210 Ч 297 мм, напечатанная с одной стороны.

Нормально заполненной считается страница, на которой размещается 29-31 строка текста (1860 знаков) при печати через 2 интервала; 38-41 строка {2450 знаков) - через 1,5 интервала или 58-61 строка (3630 знаков) - через 1 интервал с учетом того, что каждая строка включает 60-64 печатных знака.

Нормы используются во всех случаях, когда есть работы по изготовлению документов, сегодня главным образом на компьютере.

Все названные нормативы рекомендуются для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.

Однако обратите внимание, что в различных нормативах нормы времени на виды работ могут указываться в минутах или в часах. Следовательно, 0,05 часа - это 3 мин, 0,1 ч - 6 мин, 0,2 ч - 12 мин, 0,25 ч -15 мин, 0,33 ч - 20 мин, 0,4 ч - 24 мин, 0,5 ч -30 мин, 0,6 ч -36 мин, 0,75 ч - 45 мин. Это обязательно надо учесть, когда вы разбираетесь в нормах времени.

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управления приводятс. как для традиционных (ручных) технологий, так и для автоматизированных. Это позволяет осо­бенно наглядно видеть временной выигрыш при автоматизации управленческого труда.

Хотя в названиях перечисленных выше нормативов времени отражены, прежде всего, работы, связанные с документами, Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению управления и Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов испол­нительной власти содержат такие разделы, как «Секретарско-референтские работы», где приводятся и виды работ по бездокументному обслуживанию, например прием посетителей, ведение телефонных переговоров и т. д.

Не менее интересен раздел «Документирование коллегиальной деятельности» (в Нормах времени 2002 г. «Документирование деятельности коллегии...»). В нем перечислены все этапы работы по подготовке совещания, оформлению документов, техническому обслуживанию совещания.

Во всех названных документах не только указываются виды работ с определением норм времени на их выполнение, но и последовательно перечисляется содержание работы, то есть работа раскладывается на составляющие ее операции.

Помимо норм времени на основные виды работ в указанных сборниках всегда освещаются^, и вопросы организации труда, режим труда и отдыха, рациональное оборудование рабочих мест, санитарные нормы. 14

При организации служб делопроизводства с помощью нормативов времени высчитывается необходимая численность работников, так как в них приведены формулы и методика расчета явочной численности персонала.

Знание норм времени на выполняемые виды работ позволяет правильно распределять работу и планировать рабочий день.

Нормы времени позволяют решить многие проблемы, связанные с организацией работы. Например, они могут быть использованы при аттестации, для установления категории спе­циалиста и при определении специализации работника делопроизводственной службы.

Для работников служб ДОУ, занимающихся отправкой корреспонденции, необходимы также: ^ш

• Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221. В правилах установлены допустимые размеры и вес почтовых отправлений, порядок адресования, оформления и отправления писем, бандеролей и т. д. и применяемые знаки почтовой оплаты.

• Правила оказания услуг телеграфной связи, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 20

№ 222. В этих правилах перечислены виды и категории телеграмм, порядок их составле­ния, адресования, сроки доставки. Новым в Правилах является раздел по услугам «Телекс». Кроме

того, только в этих правилах установлен порядок оплаты телеграмм.

При активном внедрении в организации компьютерных технологий и использовании унифицированных форм документов, предусматривающих кодирование информации, необходимо иметь и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. Классификаторы являются обязательными при создании государственных информационных систем, информационных ресурсов и междуведомственном обменен информацией. Они используются прежде всего при заполнении унифицированных форм документов, предназначенных для машинной обработки. Для службы ДОУ особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации (ОК-ОП-93), который представляет собой официальную номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов. Он содержит наименования видов документов и их коды, являющиеся идентификаторами форм документов и обязательно проставляемые на бланках и формах документов.

Кроме того, необходимо иметь и другие классификаторы, коды которых могут потребоваться при оформлении документов. Например, в кадровой документации используются коды по ОКИ Н (Общероссийский классификатор информации о населении), ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления), ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию), ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов). В финансовк документах часто используется Общероссийский классификатор валют (ОКВ) и т. д.

Таким образом, на всех этапах работы с документами, независимо от принятой технологии - традиционная ручная с применением средств механизации или автоматизированная, вам помогут нормативно-методические документы, и нормативы времени, в которых описан порядок рациональной организации каждого этапа. Выполнение требований нормативно-методических документов - это ваша правильной гарантия работы с документами. 1