Нормативно-методические акты, определяющие порядок документирования и работы с документами

Т. В. Кузнецова, Делопроизводство №4 2007г. с.10-15 ГОСУДАРСТВЕННЫЕ СТАНДАРТЫ

ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ

ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ И ИХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ

ТИПОВЫЕ РЕГЛАМЕНТЫ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ

ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ СО СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ

КВАЛИФИКАЦИОННЫЙ СПРАВОЧНИК ДОЛЖНОСТЕЙ РУКОВОДИТЕЛЕЙ,

СПЕЦИАЛИСТОВ И ДРУГИХ СЛУЖАЩИХ

НОРМАТИВЫ ВРЕМЕНИ НА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ ВИДЫ РАБОТ ПРАВИЛА ОКАЗАНИЯ УСЛУГ ПОЧТОВОЙ И ТЕЛЕГРАФНОЙ СВЯЗИ

ОБЩЕРОССИЙСКИЕ КЛАССИФИКАТОРЫ ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ И СОЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ

В первом и втором номерах журнала за этот год были рассмотрены основные законода­тельные акты Российской Федерации, регламентирующие как составление и оформление ^ документов, так и организацию работы с ними. В этой статье мы переходим к нормативно- методическим документам, в которых прежде всего определяется, не что надо делать, а как выполнять те или иные виды работ.

Нормативно-методические акты - это своего рода важнейшие справочники для всех работающих с документами, которые нужны для составляющих и оформляющих документы, обрабатывающих их, обеспечивающих их движение, хранение, поиск.

Обратим внимание на понятие «нормативно-методические документы». Нормативные, то есть устанавливающие признанный, обязательный порядок и методические - определяющие, как правильно выполнить, сделать конкретную работу. Следовательно, к нормативно-методическим документам обращаются тогда, когда хотят определенную работу выполнить правильно, наилучшим образом.

Эти справочники всегда должны быть под рукой. Выбор нормативно-методического доку­мента зависит от вида выполняемой работы.

Сначала рассмотрим государственные стандарты, затрагивающие вопросы докумейтационного обеспечения управления.

Любому составляющему или оформляющему документ нужен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В нем он найдет поря- ^ док оформления каждого реквизита - составной 10

части документа. В стандарте изложены требования к 30 реквизитам. Об этом стандарте и его требованиях неоднократно говорилось на страницах журнала, они рассматриваются во всех учебниках и учебных пособиях.

В этом году вышел ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования». Входящие в его аббревиатуру буквы ИСО указывают, что он подготовлен на основе международного стандарта ISO 15489-1:2001 «Information and documentation — Records management - General». Об этом стандарте подробно было рассказано в прошлом номере журнала. Стандарт нужен службам документационного обеспечения управления при создании системы документационного обслуживания, организации работы службы, и прежде всего при разработке важнейших организационных документов: положения о службе ДОУ и инструкции по делопроизводству.

При составлении этих документов может потребоваться и ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Как видно из названия стандарта, из него можно взять определения основных понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Заказывая печать организации, полезно обратиться к ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические

требования» (с изм. № 1 от 25 декабря 2002 г. №505-ст).

При оформлении дел для сдачи в архив нужен ГОСТ 17914-72 «Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования».

Указанные ГОСТы касаются наиболее часто проводимых в делопроизводстве видов работ. Однако в работе служб ДОУ могут потребоваться и другие стандарты. Например, при разработке стандартов организации нужен ГОСТ Р 1.5-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления и обозначения».

При составлении и оформлении документов в федеральных органах исполнительной влас­ти руководствуются также «Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их