Контрольные вопросы

1. Следует ли учитывать стоимость контрольных операций при принятии решения об их проведении?

2. Зависит ли выбор типа контроля от характера рыночной деятельности фирмы? Ответ аргументируйте.

3. Согласны ли Вы с утверждением, что анализ хозяйственной деятельности фирмы не обязательно связан с необходимостью прогнозов деятельности фирмы? Почему?

4. Статистический учет можно использовать как базу оперативных решений? обоснуйте.

5. В какой мере SWOT–анализ помогает оценить правильность выбранной фирмой стратегии?

6. Согласны ли Вы с тем, что бюрократический контроль более дорог в разработке и эксплуатации, чем контроль по выходам или со стороны коллектива?

7. Контроль по выходам осуществим, когда выходы измеримы или объективны. Все ли условия приведены?

8. При осуществлении корректирующих воздействий как сигнал обратной связи может ли рассматриваться рыночная цена акций?

9. Когда организация использует правила и стандарты процедур при контроле, то она осуществляет рыночный контроль. Так ли это?

Тема 10. Процессы управления: целеполагание и оценка ситуации, принятие управленческих решений6

10.1. Целеполагание в менеджменте

Понятие цель и связанное с ним понятие целеполагание, лежат в основе развития социальной системы. В зависимости от стадии познания объекта, этапа системного анализа, в понятие «цель» вкладывают различные оттенки – от идеальных устремлений (цель – выражение активности сознания), до конкретных целей – результатов, достижимых в пределах некоторого интервала времени, формулируемых иногда в терминах конечного продукта деятельности.

Постановка цели является безусловной предпосылкой планирования, принятия решений и ежедневной работы.

Обычно цели устанавливаются на конкретный период, поэтому полезно наблюдать за процессом их определения, утверждения и приведения в действие в следующей последовательности.

Шаг первый – прояснение потребностей.

Шаг второй – прояснение возможностей на основе определения их максимального количества.

Шаг третий – принятие решений о потребностях, ограничениях, критериях.

Шаг четвертый – выбор.

Шаг пятый – уточнение и корректировка цели.

Шаг шестой – установленных ограничений по времени. Если цель не имеет временных границ, нет возможности следить за степенью ее достижения.

Цели, содержащие направление действий, должны также указывать скорость движения, вектор развития.

Одна и та же цель может быть достигнута многими путями. Организации необходимо формулировать систему целей. Теория современного менеджмента реализовала данный аспект путем создания дерева целей, которое строится от четких качественных единых целевых ориентиров к большому количеству локальных количественно определяемых целей. При этом цели более конкретные, находящиеся на более низком уровне управленческой иерархии должны не быть противоречивыми относительно целей более высокого уровня.

Цель - это желаемый результат деятельности, достижимый за определенный интервал времени при имеющихся временных и ресурсных ограничениях.

Логико-структурный подход (ЛСП) является основным инструментом для разработки управленческих решений как способа достижения цели. Использование данного инструмента позволяет обеспечить уместность, выполнимость и устойчивость решения. ЛСП состоит из двух фаз: фазы анализа и фазы планирования.

Фаза анализа содержит следующие элементы:

- анализ участников;

- анализ проблем;

- анализ целей;

- анализ альтернатив.

В ходе выполнения элементов фазы анализа изучается и оценивается существующая ситуация, изменение которой является целью решения, определяются ключевые проблемы и возможные участники проекта, формулируются цели проекта и пути их достижения.

Фаза планирования включает следующие элементы:

- логико-структурную матрицу;

- календарный план;

- бюджет проекта.

Выполнение элементов фазы планирования позволяет детально проработать проектную идею путем структурирования хода реализации проекта, определения последовательности, продолжительности и зависимости всех мероприятий проекта, постановки этапных задач и распределения ответственности, разработки бюджета проекта в соответствии с планом деятельности.

Анализ проблем

Для рассмотрения проблемной области проекта используют методику логического анализа проблемы. Данный инструмент позволяет провести систематизацию проблем и установить связи между ними. Наиболее эффективно проводить анализ проблем в команде, когда имеется общее понимание предмета и знание специфических вопросов. Это позволяет системно рассмотреть весть комплекс проблем и выстроить их по иерархии возникновения и воздействия. Получаемая в результате анализа картина носит название «дерево проблем» (рис. 34).

Рисунок 34. «Дерево проблем»

Первой задачей в процессе построения «дерева проблем» является определение стартовой (центральной) проблемы. Именно на решение стартовой проблемы будет нацелено разрабатываемое решение. Осуществляется выбор стартовой проблемы путем обсуждения комплекса ключевых проблем существующей ситуации. Стартовая проблема формулируется как негативное утверждение («Отсутствие, недостаток…» преобразуется в наличие, достаточную выраженность и т.д.).

Следующим этапом проводится определение проблем, которые являются причинами стартовой проблемы и тех, которые оказывают влияние на нее. Для визуализации данного процесса проблемы пишутся на отдельных карточках и располагаются в иерархическом порядке. Под стартовой проблемой располагается ряд проблем, которые явились причиной ее возникновения, еще ниже размещаются проблемы, которые в свою очередь привели к возникновению причин стартовой проблемы и т.д.

Следующей задачей является упорядочивание выявленных проблем путем выявления взаимосвязей между ними. Рассматривая стартовую проблему как центральный пункт, причины ее возникновения (вся иерархия) систематизируются и группируются.

Над стартовой проблемой, так же отдельно (на карточках) выписываются и размещаются в иерархическом порядке следствия (эффекты) стартовой проблемы, эффекты эффектов стартовой проблемы и т.д. Все проблемы и следствия формулируются как негативные утверждения. Степень глубины анализа проблем ограничивается понятием целесообразности и возможностями участников по их решению.

При проведении анализа проблем, следует учитывать, что «дерево проблем» не отражает важность или вес перечисленных проблем. При выборе стартовой проблемы, несколько проблем могут быть выведены на один уровень и обозначены в качестве центральных. В этом случае у дерева появится несколько стволов и команде потребуется достичь консенсуса при определении стартовой проблемы, на решение которой будет направлен проект.

Глубокое понимание проблемного поля будущего, видение ключевой проблемы, причин ее вызывающих и связей между ними – является основой для разработки реального плана по изменению существующей негативной ситуации. На основе определения причин существования проблемы и связи между ними, можно разработать конкретные мероприятия по ликвидации причин или связей, тем самым удалив корни дерева проблем.

Анализ целей

Анализ целей логически продолжает предыдущую стадию – анализ проблем. В качестве основы для проведения анализа целей используется построенное «дерево проблем». Каждое негативное утверждение «дерева проблем», начиная со стартовой проблемы, трансформируется в положительное утверждение. Таким образом, каждая проблема превращается в цель, формируя «дерево целей» (рис. 35), а каждая пара «причина-следствие» превращается в пару «средство-результат».

Цели должны быть реальны для команды, которая их ставит. При трансформации «дерева проблем» в «дерево целей» могут возникнуть затруднения, особенно в части формулировок. Если проблема не может быть легко переведена в положительное утверждение, это означает, что она сформулирована недостаточно корректно. Смена негатива на позитив не должна приводить к появлению не имеющих смысла или неточных целей. Необходимо также избегать заранее недостижимых целей операционной логики.

В законченном виде «дерево целей» не является, в отличие от «дерева проблем» отражением реально существующей ситуации, а скорее, отображает картину желаемой ситуации в будущем. Установления связей: средство – результат чаще всего выявляет несколько возможных вариантов достижения цели (см. рис. 36, 37).

Рисунок 35. «Дерево целей»

Признаки цели:

- желательность для ее инициатора;

- возможность выполнения в технической, экономической и др. областях;

- необходимость для коллектива компании и общества;

- историческая приемлемость для ближайшего окружения внешней среды;

- постоянное развитие (расширение, сокращение, повышение, добавление, удовлетворение, получение максимальной прибыли, умножение и т.д.).

Рисунок 36. Обобщенная схема взаимодействия целей, задачи и решений

СВОЙСТВА ЦЕЛИ

СУПЕРЗАВИСИМОСТЬ – существенная зависимость эффективности достижения каждой цели от достижения других целей, находящихся в ее подчинении или создающих для нее необходимые условия.

СВОЙСТВО ИЕРАРХИИ – большие по затратам или времени цели могут быть разделены на более мелкие, подчиненные основной идеи большой цели. Обычно УР направлено не на разрешение составляющих ее конкретных задач.

СВОЙСТВО ОБРАТНОГО ПРЕОБРАЗОВАНИЯ – набор сложных задач может быть представлен в виде нового набора целей с последующим формированием новых наборов задач.

СВОЙСТВО НЕДОСТИЖИМОСТИ АБСОЛЮТНЫХ ЗНАЧЕНИЙ – все процессы в управлении и экономике являются постоянно изменяющимися непрерывно или дискретно. Поэтому цель должна ориентироваться не на какие-либо конечные значения, а на динамику процесса.

Рисунок 37. Процесс формирования целей

Основные требования, которым должны удовлетворять правильно сформулированные цели.

1. Цели должны быть достижимыми.

2. Цели должны быть конкретными (необходимо зафиксировать сроки и методы их достижения).

3. Цели должны быть измеримыми (по возможности, их необходимо формулировать так, чтобы они поддавались количественному описанию).

4. Цели должны быть гибкими (необходимо иметь возможность для их корректировки или изменения).

5. Цели должны быть совместимыми (то есть долгосрочные цели должны соответствовать миссии организации, а цели нижележащих уровней должны соответствовать долгосрочным целям).

6. Цели должны быть согласованными (то есть они не должны противоречить друг другу, а должны быть взаимно увязаны). При построении дерева целей:

- переходить к целям более низкого уровня до тех пор, пока не получатся цели, имеющие количественное описание;

- разворачивать цели во времени;

- определить коэффициенты относительной важности целей;

- рассмотреть альтернативные варианты целей;

- исключить маловажные мероприятия (для чего полезны коэффициенты относительной важности целей);

- исключить мероприятия с низкой эффективностью и малой необходимостью;

- исключить те мероприятия, для которых заведомо не хватает ресурсов.

Цели одного уровня дерева целей могут быть:

• нейтральными (управленческие воздействия, которые необходимы для реализации действий, направленных на достижение таких целей, которые не пересекаются и не зависят друг от друга);

• кооперирующимися (управленческие воздействия подкрепляют друг друга, способствуют достижению других целей);

• конкурирующими (достижение одной цели или хотя бы стремление к какой-то одной цели означает отказ от - другой цели).

Принципы разработки развития

1. Целенаправленность, то есть четкое определение конечных целей и использование ресурсов ради достижения этих целей.

2. Комплексность и сбалансированность, то есть учет факторов, влияющих на решение поставленных задач, в их взаимосвязи и относительной важности; учет последствий реализации принятого решения и взаимовлияния намеченных мероприятий.

3. Непрерывность и согласованность, то есть последовательная конкретизация заданий и работ по всему жизненному циклу проекта; осуществление на всех стадиях учета, контроля и анализа результатов.

4. Научность и оптимальность, то есть использование методологически проработанных подходов к выбору вариантов и стремление распорядиться имеющимися ресурсами эффективно.

Завершающим элементом аналитической фазы является анализ альтернатив, который определяет выбор стратегии по достижению цели проекта. Проведенная систематизация «дерева целей» закладывает основы для определения альтернативных подходов или стратегий, всестороннее рассмотрение и сравнение которых составляет сущность анализа альтернатив (табл.11).

Таблица 11