1.2.Анализ процесса коммуникаций

Коммуникативный поток может перемещаться в горизонтальном или вертикальном направлении. Вертикальное направление, в свою очередь, подразделяется на нисходящее и восходящее.

Анализ коммуникаций я проведу на примере Комитета по молодёжной политике и взаимодействию с общественными организациями. Рассмотрим нисходящее направление. В данном случае наглядным примером будет являтся : председатель комитета заместитель председателя; заместитель председателя начальники отделов.

Коммуникативный поток, который перемещается от одного уровня в группе или организации к другому, более низкому уровню, является нисходящим. Он используется председателем Комитета для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы. При этом чем больше уровней проходит информация, тем меньше вероятность того, что она не будет искажена.

Коммуникация в организациях – это сложный и динамичный процесс. Он может рассматриваться как действие, как взаимодействие и как собственно процесс. В зависимости от этого и различаются модели коммуникации.

Коммуникация как взаимодействие. Введение элемента обратной связи ознаменовало переход ко второму типу модели – коммуникации как взаимодействия (рис 4).

Коммуникация как процесс. Современные модели коммуникации являются более полными, поскольку отражают коммуникацию как процесс (рис.5). Сутью модели коммуникации как процесса является то, что человек одновременно и постоянно выступает в ней в роли и источника, и получателя информации.

Канал связи

Закодированное Расшифрованное сообщение сообщение

Р

Канал связи

ис.4. Модель коммуникации как действия Закодированное Расшифрованное

сообщение сообщение

Рис 5. Модель коммуникации как взаимодействия

Не смотря на довольно хорошую психологическую обстановку в Комитете всё же коммуникационные барьеры существуют. В условиях человеческой коммуникации могут возникать совершенно специфические коммуникативные барьеры. Они не связаны с уязвимыми местами в каком-либо канале коммуникации или с погрешностями кодирования и декодирования, а носят социальный или психологический характер.

Скорее всего они возникают вследствие индивидуальных психологических особенностей общающихся (например, чрезмерная застенчивость одного из них, скрытность другого, присутствие у кого-то черты, получившей название «некоммуникабельность»), или в силу сложившихся между общающимися особого рода психологических отношений: неприязни по отношению друг к другу, недоверия и т.д. Или могут возникать такие барьеры как: искажение сообщений, информационные перегрузки.

Сотрудники организации должны хорошо понимать задачи программ по налаживанию внутренних коммуникаций, которые должны быть разработаны в соответствии с культурными особенностями и стилем управления организации.

В Комитете по молодёжной политике и взаимодействию с общественными организациями хорошо развита обратная связь в коммуникационном процессе. Начальники довольно доходчиво объясняют своим коллегам, что им нужно сделать или какую программу или проект нужно разработать. В свою же очередь информация (в вербальном или невербальном оформлении) отсылается назад отправителю, свидетельствуя о мере понимания, доверия к сообщению, усвоения и согласия с сообщением. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя. Эффективный обмен информацией должен быть двусторонне направленным: обратная связь необходима, чтобы понять, в какой мере сообщение было воспринято и понято. Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией. Согласно ряду исследований двусторонний информацией (при наличии возможностей для обратной связи) по сравнению с односторонним (обратная связь отсутствует), хотя и протекает медленнее тем не менее эффективнее снимает напряжения, более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений.

Обратная связь отображена на рис.6

Отправитель

Получатель

Рис 6.Обратная Связь в процессе коммуникаций

Теория планирования и построения систем управления для решения новых проблем должна основываться на анализе практики создания и функционирования существующих систем. Основная сложность состоит в том, чтобы среди множества единичных фактов и наблюдений различных специалистов выявить какие-то ключевые положения, закономерности, общие для планирования и построения всех систем управления.

Решение комплекса проблем, с которыми сталкивается в процессе реализации своих процессов государственная молодежная политика, обычно начинают с построения "дерева целей", которое достигается путём организации и проведения определённого комплекса мероприятий. Задача заключается в том, чтобы найти этот комплекс, указать конкретных исполнителей и сроки выполнения мероприятий. Для этого "дерево" как бы "накладывается" на реальную среду, в результате чего находится необходимая информация и составляется конкретная программа работ.