1.2 Описание экономической сущности решаемых менеджером задач
Менеджер является важным звеном в организации ООО «Лан-Оптик», на него возлагается ответственная и порой рутинная работа – общение с абонентами, составление заявок и нарядов, расчет премии, учет оборудования. Не смотря на все сложности профессии менеджер не должен терять внимания и бдительности, ведь от него зависит не только работа службы ТП но и в конечном счете репутация фирмы. Возложенные на менеджера обязанности должны выполняться в срок, ведь простой по его вине означает простой всей службы технической поддержки, а значит неэффективная работа фирмы и как следствие недовольство абонентов и клиентов организации. В соответствии с выше сказанным у менеджера четко регламентированный распорядок дня и даны должностные инструкции по учету оборудования и расчету премии сотрудникам службы ТП.
Менеджер осуществляет расчет премии для всех специалистов службы ТП. Расчетный период согласно инструкциям с 1 по 31 число каждого месяца. Менеджер производит расчет премии 1 числа нового месяца, если первое число попадает на выходные, тогда расчет осуществляется в следующий первый рабочий день. Сотрудники службы ТП по ходу своей работы возвращают выполненные наряды менеджеру. В нарядах указаны все работы которые выполнил мастер по заявке с указанием их стоимости согласно прайс-листу фирмы. Также в наряде указывается оборудование, которое затратил мастер при устранении неисправности. Менеджер заносит информацию о работах и потраченном оборудовании в базу данных, помечает что заявка выполнена. В течении месяца происходит постепенное накопление выполненных заявок по каждому сотруднику службы ТП. Первого числа нового месяца менеджер производит подсчет выполненных заявок по каждому специалисту и общей суммы работ по ним. Общую сумму по работам для выбранного специалиста менеджер умножает на соответствующий коэффициент, присвоенный работнику. Результатом этих математических операций является премия сотрудника ТП. Так же в организации существует дополнительная премия которая рассчитывается как количество выполненных нарядов умноженное на сумму за наряд. Сумма за наряд задается для каждого сотрудника индивидуально. Эта премия начисляется только лишь тогда когда в работе сотрудника службы ТП не выявлено нарушений (опозданий на работу, грубого отношения к клиентам и т п). Отчет «Премирование сотрудников службы ТП» с указанием размера премий по каждому сотруднику службы ТП передается в бухгалтерию для начисления заработной платы и премии.
Наряду с учетом работ сотрудников службы ТП, менеджер составляет список договоров и стоимости работ проведенным по заявке. Абонент, у которого мастер выполнил заявку, расписывается на бланке наряд, тем самым подтверждая достоверность указанных работ и сумм по ним. Оплата выполненных услуг осуществляется через сберкассу или автоматы быстроплаты. Выполненные наряды менеджер помещает на хранение в архив, а составленный отчет передает в бухгалтерию для снятия денежных средств со счета абонента.
В обязанности менеджера так же входит учет оборудования у сотрудников службы ТП. Менеджер списывает с баланса сотрудника оборудования, которое сотрудник указал в наряде при установке или замене на адресе. Если сотрудник получает оборудование со склада, он обязан предоставить менеджеру документ «Заборный лист», тем самым менеджер учтет все оборудование, которое получил мастер со склада. Документы «Наряд» и «Заборный лист» дают полное право менеджеру вести подробный учет движения оборудования, а также возможность составить отчет о фактическом нахождении оборудования в пользовании конкретного специалиста. Для более точного учета несколько раз в год организацией проводятся проверки о наличии оборудования у сотрудников, по результатам которых сверяются данные о реальном количестве и расчетном.
Постановка задачи на разработку АРМ менеджера
Автоматизированное рабочее место (АРМ), или, в зарубежной терминологии, «рабочая станция» (work-station), представляет собой место пользователя – специалиста той или иной профессии, оборудованное средствами, необходимыми для автоматизации выполнения им определенных функций. Автоматизированное рабочее место (АРМ) определяется, как правило, совокупностью технических и программных средств. В качестве технических средств, преимущественно, используется ПК, дополняемый по мере необходимости другими вспомогательными электронными устройствами: дисковыми накопителями, печатающими устройствами, оптическими читающими устройствами или считывателями штрихового кода, устройствами графики, средствами сопряжения с другими АРМ и с локальными вычислительными сетями и т.д.
Техническое обеспечение АРМ должно гарантировать высокую надежность технических средств, организацию удобных для пользователя режимов работы, способность обрабатывать в заданное время необходимый объем данных. Поскольку АРМ является индивидуальным пользовательским средством, оно должно обеспечивать высокое эргономические свойства и комфортность обслуживания.
Программное обеспечение, прежде всего, ориентируется на профессиональный уровень пользователя, сочетается с его функциональными потребностями, квалификацией и специализацией. Пользователь со стороны программной среды должен ощущать постоянную поддержку своего желания работать.
Состояние автоматизированный рабочих место предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, а специалист выполняет часть ручных операций
Целью дипломного проекта является разработка АРМ менеджера ООО «Лан-Оптик». Разрабатываемое АРМ предназначено для обеспечения условий комфортной, высокопроизводительной и качественной работы менеджера ООО «Лан-Оптик» и должно удовлетворять следующим требованиям:
- пользовательский интерфейс должен быть прост, удобен и доступен даже неподготовленному пользователю. Он должен содержать систему подсказок, желательно в демонстрационной форме (видео, звуковой, анимационной);
- обеспечение безопасности менеджера и выполнение всех эргономических требований (комфортность, цветовую и звуковую гамму, соответствующие наилучшему восприятию, удобство расположения информации и доступность всех необходимых для работы средств, единый стиль выполнения операций и т.д.);
- пользователь АРМ должен выполнять все действия, не выходя из системы;
- обеспечение бесперебойности работы АРМ должно гарантировать пользователю своевременное выполнение задач, в соответствии с графиком работы;
- программное обеспечение АРМ должно быть совместимо с другими системами и информационными технологиями.
Use Case диаграмма использования АРМ представлена на рисунке 1.12.
Рисунок 1.12 – Use Case диаграмма использования AРM
АРМ позволит менеджеру ООО «Лан-Оптик» выполнять следующие функции:
- вести учет поступивших заявок от абонентов организации;
- распечатывать бланки наряд и заявка для специалистов службы ТП в заполненном виде с реквизитами абонентов организации;
- вести учет выполненных и невыполненных заявок от абонентов;
- вести учет оборудования в пользовании сотрудников службы ТП;
- производить расчеты премии по каждому сотруднику службы ТП;
- выводить отчет на списание денежных средств с абонента за выполненные работы;
Благодаря разработанному АРМ можно достичь следующих результатов:
- уменьшение времени на прием и обработку заявки;
- легкая и быстрая подмена сотрудника в случае болезни, отпуска и т.д.;
- уменьшение расходов фирмы за счет исключения необходимости принятия на работу новых сотрудников;
- быстрое получение точной информации о невыполненных или еще не переданных сотруднику службы ТП нарядах;
- формирование различных отчетов для получения ясной и полной информации о работе специалистов службы ТП.
При работе менеджер будет получать информацию из базы данных для идентификации абонентов и приема заявок от них. В базе данных указаны все абоненты фирмы, которые ранее заключили договор с организацией. Информацию о выполненных работах и потраченном оборудовании менеджер будет получать из бланка наряд. Менеджеру предоставляют также документ «Заборный лист» каждый раз, когда сотрудники службы ТП получают оборудования со склада. Данные о коэффициентах премирования поступают из бухгалтерии не регулярно, примерно раз в год. Информация по операциям в прайс-листе обновляется раз в полгода.
Должны быть созданы следующие формы:
- форма поиска абонента в базе данных;
- форма оформления заявки с возможностью печати бланка наряда и заявки;
- форма обработки выполненных заявок с возможностью учета оборудования с автоматическим подсчетом выполненных работ по прайс-листу;
- форма учета оборудования для специалистов службы ТП;
- форма, на которой будет производиться расчет премии для каждого сотрудника службы ТП;
- форма для отчетов;
- форма для редактирования прайс-листа, сотрудников, коэффициентов.
Результатными документами будут являться: наряд, заявка, отчет «Движение оборудования по сотруднику», отчет «Премирование специалистов службы ТП», отчет «Списание ДС с абонента, отчет «Регистрационный журнал». Перечисленные документы и отчеты должны иметь возможность просматриваться не только в интерфейсе программы, но и иметь способ вывода информации на принтер.
Проектируемая система должна быть гибкой, т.е. иметь возможность настраивания для различных изменений в соответствии с потребностями организации. Программный продукт по возможности должен без особых сложностей переноситься на другие подобные организации, и для его последующей настройки требовать минимум усилий.