Офисные системы (ДОУ)

Подготовка документов к архивному хранению

Оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года. По истечении этого срока определяется: передать в архив предприятия, уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу подлежат передаче на государственное хранение.

Определение конкретных сроков хранения документов проводится по “Перечню документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения”.

71

4. Автоматизация делопроизводства

72

Преимущества

электронного

делопроизводства

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ОТ 6 АПРЕЛЯ 2011 Г. N 63-

ФЗ «ОБ ЭЛЕКТРОННОЙ

ПОДПИСИ»

дает возможность создавать системы обмена исключительно электронными документами

73

Системы автоматизированного делопроизводства (ECM)

ECM-система (Enterprise content management) - система автоматизации документооборота и делопроизводства (СЭД). Цель - автоматизация документооборота от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.

Единые для всей организации базы классификаторов и нормативов

Маршрутизация документов определяется в зависимости от вида документа

Обмен документами с внешними организациями обеспечивается с помощью корпоративного информационного портала

75

Автоматизация делопроизводства

Виды автоматизированных систем делопроизводства:

Системы управления электронными архивами.

Функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и извлечение с целью передачи в приложения, «умеющие» с ними работать.

Системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS -Document

Management System). Предназначены для управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций.

76

Функции систем автоматизации делопроизводства (начало)

1.Создание документа.

2.Регистрация документа.

3.Обработка писем и обращений граждан.

4.Обработка решений и распоряжений.

5.Создание рабочих папок пользователей.

6.Контроль исполнения.

7.Обработка и хранение собственно документов.

8.Работа с взаимосвязанными документами.

9.Движение документов, ввод резолюций и замечаний. 10.Функционирование вложенных подсистем. 11.Отслеживание версий одного документа.

12.Учет номерных документов.

Функции систем автоматизации делопроизводства (окончание)

14.Работа через Интернет.

15.Поиск документа по реквизитам.

16.Контекстный поиск.

17.Архивирование документов.

18.Списание документа в дело.

19.Ведение словарей и справочников.

20.Справочно-аналитическая работа, получение отчетов.

21.Открытость и настраиваемость системы.

22.Регламентация прав доступа.

23.Масштабирование системы.

24.Делегирование права подписи.

25.Защита информации.

26.Соответствие требованиям стандартов ДОУ.

78

Функции систем управления электронными архивами

ВВОД: ввод, обработка, хранение, регистрация документов, поступающих из различных источников.

ХРАНЕНИЕ. Централизованное хранение данных позволяет:

оперативно получать целостную и непротиворечивую информацию;

организовать сбор, хранение и актуализацию разрозненной информации;

обеспечивать надежность и управляемость системы, быстрый и контролируемый доступ пользователей к информации;

экономить средства за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте.

АТРИБУТИВНЫЙ И КОНТЕКСТНЫЙ ПОИСК.

79

5. Системы управления

электронным

документооборотом

80