Офисные системы (ДОУ)
.pdf
Информационносправочная документация
Письмо – основное средство связи юридических лиц между собой и с физическими лицами, основа управленческих коммуникаций.
Состав реквизитов письма (сопроводительного письма):
03 Эмблема организации
08 Наименование организации
09 Справочные данные об организации
04 Код организации
11 Дата документа
12 Регистрационный номер документа
13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа
15 Адресат
18 Заголовок к тексту
20 Текст документа
21 Отметка о наличии приложения
22 Подпись
27 Отметка об исполнителе
41
Информационносправочная документация
Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств, имеет повышенную правовую функцию.
Состав реквизитов гарантийного письма:
03 Эмблема организации
08 Наименование организации
09 Справочные данные об организации
04 Код организации
11 Дата документа
12 Регистрационный номер документа
13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа
15 Адресат – руководитель организации
18 Заголовок
20 Текст документа
21 Отметка о наличии приложения
22 Подпись лица, имеющего право совершения финансово-экономических операций
25 Печать (обязательно)
27 Отметка об исполнителе (обязательно)
42
Структура письма
Эмблема
Наименование предприятия |
Адресат: |
Полный юридический адрес |
Наименование предприятия |
|
Почтовый адрес |
Дата _____ |
Должность, Инициалы, Фамилия |
На № ___ от _____ |
получателя |
Обращение
Причины написания письма
Основная часть
С уважением |
|
|
Должность |
Подпись |
И.О. Фамилия |
43
Деловая переписка
«Золотые» правила деловой переписки:
Пиши коротко, выражая только суть.
Пиши грамотно.
Требуя вежливости (честности, доверия), будь вежлив (честен, доверяй) сам.
Не затягивай с ответом.
Не «отписывайся» общими фразами. Если нечего сказать – сообщи, что вопрос закрыт или в стадии решения.
44
Пример оформления сопроводительного письма
ЗАО "Старт" |
Директору Выставочнога центра |
115128, Москва, |
«Экспо-Бизнес» г-ну Ю.В. Лихачёву |
ул.Профсоюзная, 28, офис 16 |
189340, Санкт-Петербург, ул. Береговая, 67 |
телефон: 223-21-98, 221-12-99
факс: 221-22-18 ОКПО 41554331
__________ № __________
На № ______________________
Об участии в выставке
Уважаемый Юрий Васильевич!
Прежде всего, позвольте поблагодарить Вас за интерес к нашей фирме. Мы внимательно ознакомились с рекламой и программой работы Вашего
Выставочного центра, опубликованными в № 5 "Экономической газеты" от 15.02.2015. Направляем Вам заявку на участие в весенней экспозиции центра.
Просим Вас включить нашу организацию в число участников выставки.
Приложение на 3 л. в 2 экз. |
|
|
Директор предприятия |
О.Ю. Мишин |
|
Петров |
45 |
|
532-14-74 |
||
|
Другие информационносправочные документы
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю предприятия и содержащий изложение какого-либо вопроса, факта, а также предложения составителя по излагаемому вопросу.
Справка – документ, подтверждающий какиелибо факты и события.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений коллегиальными органами.
46
ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ (ОД)
ОД – комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия (уставы, положения, инструкции, правила)
Формуляр организационного документа:
•03 Эмблема организации
•08 Наименование организации
•10 Наименование вида документа (УСТАВ или ПОЛОЖЕНИЕ или ИНСТРУКЦИЯ или ПРАВИЛА)
•11 Дата документа
•12 Регистрационный номер документа
•14 Место составления или издания документа
•18 Заголовок (Устава – «чего?», Положения – «о чем?», Инструкции – «кого?»
•20 Текст документа
•21 Отметка о наличии приложения (при необходимости)
•22 Подпись
•23 Гриф согласования или 24 Визы
• |
16 |
Гриф утверждения |
47 |
• |
25 |
Печать |
|
Язык управленческих документов
Соблюдение
общих
требований к тексту
специфика
построения предложений;
ограниченное
употребление глаголов в личной форме;
употребление сокращений;
употребление
специальной
терминологии
Отсутствие
типичных
языковых
ошибок
неправильное
употребление предлогов;
незнание значений слов;
использование однокоренных слов;
неправильное
употребление сходных по смыслу и звучанию слов.
Соблюдение
этикета
делового
общения
Соблюдай дистанцию.
Относись уважительно.
Будь справедлив.
Уважай чужое мнение.
Умей признавать свои ошибки.
Отстаивай свое мнение. 48
Язык документов отличает высокая степень унификации, стандартизация синтаксиса, подчеркнутая логичность, безэмоциональность, внимание к деталям.
49
3. Организация документооборота
50