Тема 1.3. Документация банка, документооборот, внутрибанковский контроль.

Вопросы 1. Понятие документооборота и внутрибанковского контроля.

2. Виды банковских документов и порядок их хранения.

3. Оформление расчетно-денежных документов и организация их хранения.

Вопр. 1. Понятие документооборота и внутрибанковского контроля.

Организация рабочего дня учетно-операциооных работников устанавливается с таким расчетом, чтобы обеспечить своевременное оформление поступающих расчетно-денежных документов и отражение поступающих их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса.

В учреждениях банка устанавливаются следующие требования к организации документооборота:

– приему, оформлению и отражению по счетам бухгалтерского учета в тот же день подлежат все расчетно-денежные документы, поступившие в банк в течение первой половины рабочего дня. Данные документы по истечении операционного дня проводятся по счетам клиентов следующим рабочим днем.

- оплата всех документов, включая по отчислению в бюджет и выплате заработной платы, с расчетного счета и текущего счета производится за счет средств на этих счетах с соблюдением календарной очередности поступления расчетных документов (наступления сроков платежей).

- передача информации с документов на ВИ производится равномерно в течение всего операционного дня и должна завершиться за 2-3 до окончания рабочего дня.

При оформлении банковских операций должен обеспечиваться надлежащий контроль за законностью их выполнения и сохранностью государственных средств и ценностей.

ОИ обязан проверить, исходя из содержания документов, не имеются ли нарушений установленных правил расчетов, правильно ли в соответствии с ними оформлен документ и завершить выполнение операции своей подписью.

Подлежат дополнительному контролю, ОИ, оформляющий своей подписью документы по безналичному перечислению средств с одного счета на другой, передает оба экземпляра документов контролеру.

Контролер проверяет правильность оформления операции, убеждается в полном соответствии между собой первого и второго экземпляров документа, подписывает первый, отправляет на обработку по отражению операций по дебету, второй – ответственному исполнителю, ведущему кредитуемый лицевой счет.

Результат должен оформляться справками.

Главный бухгалтер обязан установить наблюдение за устранением недостатков, выявленных данными проверками, и в необходимых случаях провести повторную проверку.

Вопр. 2. Виды банковских документов и порядок их хранения.

Банковская документация представляет собой совокупность документов, являющихся письменным свидетельством совершаемых операций и обосновывающих их отражение в учете.

К банковской документации относят следующие виды документов:

1. Документы директивного характера (приказы, инструкции, правила, циркуляры и т.д.). Они предназначены для руководителей и работников банка, которые должны принять их к исполнению.

2. Кредитно-плановые документы. К ним относятся кредитно-расчетные документы, ходатайства клиентов, отчетные материалы клиентов, договоры залога, страхования и т.д.

3. Оперативно-расчетные документы. На основании этих документов работники учетно-операционного отдела совершают денежно-расчетные операции. К такого рода документам относятся, например, платежные поручения, авизо, мемориальные ордера и т.п.

4. Кассовые документы, т.е. документы, связанные с приемом и выдачей наличных денег.

5. Документы по внутрибанковским операциям (ведомости АО зарплате, авансовые отчеты, счета-фактуры).

Наиболее распространенный вид банковских документов – денежно-расчетные документы. Денежно-расчетные документы поступают в банки от предприятий и учреждений, других банков, а также составляются в банке и содержат необходимую информацию о характере операций, позволяющую проверить их законность и осуществить банковский контроль. Все денежно-расчетные документы по характеру отражаемых операций подразделяются на кассовые, мемориальные и внебалансовые.

Кассовые документы делятся на приходные и расходные. К приходным кассовым документам относятся объявление на взнос наличных, приходно-кассовые ордера, квитанции о приеме денег. К расходным кассовым документам относятся чеки на получение денег и расходно-кассовые ордера

Мемориальные документы – это документы по безналичным расчетам, которые делятся на внутрибанковские-мемориальные ордера, мемориальные внебалансовые ордера и документы, которые оформляет клиент: платежное поручение, требование, аккредитив и т.д.

Документы составляются на стандартных бланках установленной форме. В настоящее время, основная масса документов оформляются на ЭВМ

Все документы имеют следующие реквизиты: название документа, № и наименование плательщика, его ИНН, расчетный счет плательщика, реквизиты банка-плательщика, наименование получателя, его ИНН, реквизиты получателя и банка-получателя, назначение платеже, сумма платежа (цифрами и прописью). Документ должен быть подписан и на нем должен быть оттиск печати.

Расчетные документы от клиентов принимают бухгалтерские работники, которые их проверяют и оформляют, т.е. ставят дату, подпись и штамп.