1 Делопроизводство, как одна из функций управления

Делопроизводствоесть документирование деятельности организации (предприятия), основанное на научной организации труда с применением современной техники.

Процесс управление предприятием включает операции:

1 Сбор и обработка информации;

2 Подготовка решений;

3 Принятие решения;

4 Доведение до исполнителя;

5 Исполнение;

6 Хранение;

7 Поиск информации.

Управление предприятием – процесс получения информации и работы с ней.

Организация работы с документами – создание условий для всех видов работ с документами. На предприятии должен быть единый порядок по составлению документов и работе с ними. Этот порядок закреплен в Типовой инструкции по делопроизводству.

Делопроизводство присутствует в каждой организации, независимо от ее типа, организационно-правовой формы, характера деятельности. С течением времени значение делопроизводства в деятельности организаций не уменьшается, а возрастает. Не требует доказательства положение, что без налаженной системы делопроизводства организация не может работать успешно. Любая организация, не придававшая до поры до времени значения работы с документами, непременно приходит к необходимости организовать работу с документами, т. е. создать систему делопроизводства.

1.1 Важнейшие задачи документационного обеспечения управления

Документационное обеспечение управление(ДОУ) – важнейшая функция управления степень совершенствования работы с документами определяется: оперативностью исполнения и перемещения документов.

Любой работник организации, независимо от того, к какой категории он относится – к руководителям, специалистам, техническим исполнителям, - связан с документами. Различие заключается лишь в характере работы с документами:

- руководители и специалисты осуществляют преимущественно творческую работу;

- технические исполнители выполняют операции, связанные с обработкой документов;

В делопроизводстве из определения документационного обеспечения управления выделяется два аспекта:

- создание документов;

- организация работы с документами.

Первая часть охватывает все виды работ, которые связаны с подготовкой документов, вторая – работу с уже созданными документами.

Служба документационного обеспечения управления в организации решает несколько очень важных задач:

- установление единого порядка работы с документами;

- создание условий, обеспечивающих эффективное использование современных компьютерных технологий при работе с документами;

- обеспечении сохранности документов, создаваемых в деятельности организации.

Из задач службы документационного обеспечения управления вытекают ее функции. К наиболее важным относятся:

- организация по поручению руководства подготовки проектов документов, обеспечение их оформления и выпуска;

- прием, учет, регистрация поступающих и отправляемых документов;

- ведение контроля за исполнением документов, систематическое информирование руководителя о состоянии исполнительской дисциплины;

- организация изготовления документов, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов;

- разработка сводной номенклатуры дел организации, обеспечение подготовки номенклатур дел структурных подразделений;

- организация работы архива учреждения и использования архивных документов;

- разработка совместно с подразделениями организации мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.