- •Реквизиты документов
- •05 - Основной государственный регистрационный номер (огрн) юридического лица
- •06 - Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (инн/кпп)
- •07 - Код формы документа
- •08 - Наименование организации
- •09 - Справочные данные об организации
- •10 - Наменование вида документа
- •11 - Дата документа
- •12 - Регистрационный номер документа
- •13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа
- •14 - Место составления или издания документа
- •15 - Адресат
- •16 - Гриф утверждения документа
- •17 - Резолюция
- •18 - Заголовок к тексту
- •19 - Отметка о контроле
- •20 - Текст документа
- •21 - Отметка о наличии приложения
- •22 - Подпись
- •23 - Гриф согласования документа
- •24 - Визы согласования документа
- •25 - Печать
- •26 - Отметка о заверении копии
20 - Текст документа
Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. Тексты документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например; приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления - просьбу без пояснения).
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываю», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение») от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить») от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»)
21 - Отметка о наличии приложения
Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила и т.п.) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение 3» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложения должны быть подписаны исполнителем или его руководителем.
22 - Подпись
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия),
1/При подписании документа несколькими должностными лицами организации их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
2/При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне,
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности.