I.6.4. Системы общего назначения.

Информационные системы в сфере делопроизводства представлены в настоящее время автоматизированными рабочими местами, обеспечивающими те или иные направления работы с документами, которые могут действовать и в составе локальной вычислительной сети.

К действующим системам регистрации и контроля исполнения документов можно отнести:

а) автоматизированную систему информационного обеспечения деятельности секретариата Генерального прокурора Российской Федерации и его заместителей;

б) системы учета и анализа жалоб, поступающих в центральный аппарат Генеральной прокуратуры РФ, прокуратуры субъектов Российской Федерации, районные и городские прокуратуры;

в) систему обеспечения работы приемной Генеральной прокуратуры РФ;

г) системы учета и контроля поступающей в прокуратуры разных уровней информации.

Дальнейшее развитие информатизации органов прокуратуры предполагает выполнение работ в рамках проекта первой очереди информационной системы обеспечения надзора за исполнением законов с исследованием государственной телекоммуникационной системы по четырем направлениям: ведомственный документооборот; системы для обработки статистической информации; правовые системы; кадровая система.

Система ведомственного документооборота в органах прокуратуры

Существующий документооборот в органах прокуратуры регламентирован Инструкцией по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации», введенной в действие приказом Генерального прокурора РФ от 28 декабря 1998 г. № 93.

Под системой документооборота следует понимать следующие операции:

1. Регистрация входящих, исходящих, распорядительных, сопроводительных, повторных и других документов.

2. Организация картографических документов в хранилище объектов учета (карточек) с определением связей между объектами учета и объединением документов в папки надзорных производств.

3. Организация папок документов путем упрощенного их расположения по разделам, главам, томам, в алфавитном порядке, по контрольным датам исполнения и другим учетным способом.

4. Организация контроля исполнения документов.

5. Организация хранилища архивных документов, не используемых в оперативной работе в течение длительного периода.

6. Организация уничтожения документов в соответствии с принятым порядком.

При больших объемах информации, поступающей в органы прокуратуры, и ручных методах ее обработки нет возможности организовать контроль за сроками разрешения каждого документа и его движением, провести поиск необходимой информации для обобщения и анализа сведений, содержащихся в документах по различным вопросам; отсутствует реальная связь между всеми видами картотек.

Система электронного документооборота является основой информационной системы органов прокуратуры и относится к системам общего назначения.

Автоматизация документооборота предполагает охват всех подразделений органов прокуратуры вычислительной сетью и образованием автоматизированных рабочих мест в канцелярии каждого подразделения, а в дальнейшем – у каждого прокурора. Автоматизированный документооборот должен быть защищен специальными программно-техническими средствами, системами разграничения доступа к информации.

Уникальность документооборота в органах прокуратуры заключается в системе регистрации документов, характеризующейся созданием большого количества регистрационно-контрольных и отчетных форм журналов, книг, картотек, объектов учета: лиц, сведений о лицах, документов, решений по документам, которых может быть несколько по одному и тому же документу. Маршруты движения документов, определяемые в момент регистрации, могут изменяться в процессе движения.

О б щ и е ф у н к ц и и у п р а в л е н и я потоками документов:

1) обеспечение коллективной работы пользователей над документом;

2) возможность пересылки документа по любым направлениям;

3) отслеживание состояния документа, работы исполнителей, сроков прохождения и исполнения документов, «истории» работы над документом;

4) обеспечение возможности сканирования текстов и их распознавания, использование средств электронной почты, редакторов текстов и др.

П о д с и с т е м а а д м и н и с т р и р о в а н и я должна позволять:

1) определять маршрут прохождения документа по рабочим местам;

2) определять уровень доступа каждого пользователя системы к базам данных и операциям над данными – в соответствии с их служебными функциями;

3) осуществлять резервное копирование и восстановление баз данных;

4) осуществлять автоматизированное ведение «системного журнала», т.е. вести сбор статистики о всех произведенных в течение дня операциях над базами данных с привязкой к исполнителю (аудит);

5) производить «чистку» картотеки.

П о д с и с т е м а к а р т о ч е к должна:

1) вводить карточки для любых объектов учета картотеки – документов, лиц, организаций и т.д.;

2) связывать любые регистрируемые объекты учета на картотеке как прямо, так и опосредованно, через другие объекты учета;

3) осуществлять поиск как по формализованным параметрам, так и по произвольным наборам задаваемых реквизитов, полным значениям данных или по контексту как по одной базе данных, так и по нескольким, используя ранее зарегистрированные связи между объектами поиска;

4) формировать справочные отчеты для прокуроров отдела о ретроспективе рассмотрения вопроса в Генеральной прокуратуре РФ, получать другие статистические сведения о работе с обращениями граждан;

5) осуществлять оперативный упреждающий контроль за рассмотрением особо-контрольных и депутатских жалоб, готовить справки о нарушении сроков разрешения жалоб исполнителями;

6) без вмешательства разработчиков обеспечивать возможность вводить в работающую систему любые новые виды учетных объектов: документы, физические лица, организации и силами администратора системы организовывать связи для новых объектов учета;

7) создавать силами администратора системы различные маршрутные схемы движения документов в соответствии с изменяющимися правилами.

В рамках проекта первой очереди система с такими требованиями определена к разработке.