ИПОВС (2002) / Shimarik / Shimarik / Плакаты и доклад / Доклад

Доклад

Плакат 1. (Тема, цели, задачи)

Темой моего дипломного проекта было разработка автоматизированной системы для оперативно-диспечерского управления патентно-правового бюро “Эксперт”. Целью было разработать продукт для контроля и управления делопроизводства фирмы. При этом требовалось решить следующие задачи:

- обеспечивать контроль прохождения по заданным

маршрутам типовых работ

- осуществлять быстрый доступ к

информации о клиетах, договорах с ними, работах по этим договорам

- давать возможность контролировать выполнение

сотрудниками фирмы своих должностных

обязанностей

Плакат 2 (Рост контрольных дат)

Почему возникла необходимость создания такой системы. Тут нужно пояснить принципы работы патентного бюро. Вся деятельность бюро разбита по направлениям работ, например: регистрация товарного знака, регистрация полезной модели, передача авторских прав и т.д. По каждому направлению проводятся определенные работы, многие из которых имеют длительность несколько месяцев, причем сроки каждого этапа жестко регламентируются законом. Сотрудник патентного бюро должен следить за выполнением этих сроков, подавать вовремя документы в министерство (иначе возможны штрафные санкции), сообщать о результатах клиенту. При такой длительности этапов очень сложно помнить обо всех датах и клиентах. Именно эту проблему в первую очередь должна была решить система ”Эксперт”. Система напоминаний и корректирующий ускорений призвана была освободить сотрудников от ошибок при контроле работ.

Плакат 3 (Постановка задачи)

Но кроме этой, основной задачи требовалось решить еще две. Второй задачей ситемы было систематизировать всю информацию о потенциальных и постоянных клиентах фирмы и о договорах с ними. Дело в том, что до внедрения системы в бюро, вся информация о договорах хранилась в бумажном виде в 25-ти папках. В результате, чтобы найти информацию о клиенте сотруднику приходилось затрачивать порядка 5 минут на просмотр 2-3 папок (каталогов там нет). И третьей задачей было, автоматизировать работы с почтой: организовать массовую рассылку почты, как в рекламных целях, так и для доведения информациидо клиентов об изменениях в законадельстве. Все эти задачи были успешно решены системой “Эксперт”.

Я решал первые две задачи.

Плакат 4. (Потоки данных)

После изучения предметной области я смог определить основные потоки данных. Результат представлен на плакате. Данные о потенциальных клиентах попадают из каталогов, выставок. Далее с ними проводится работа: рекламная рассылка и переговоры, если они заинтересовались услугами патентного бюро. В последствии часть из них попадают в разряд постоянных клиентах. Начинается работа, сроки каждого этапа которой контролируются программой с выдачей напоминаний. Информация о клиентах и работах с ними хранится в базах данных и доступна в любой момент времени. Возможно, также просмотреть результаты маркетинга статистику по клиентам.

Плакат 5 (Укрупненная схема работы системы)

Общая схема работы выглядит следующим образом: выбирается режим работы (потенциальный или постоянный клиент), происходит классификация работ, формируется список типовых работ по выбранному направлению, происходит автоматическая или ручная установка контрольных дат, назначаются ответственные исполнители. Работа ставится на учет. Позже по ней выдаются напоминания. Списки тем и работ легко корректируются.

Плакат 6. (Структура баз)

Для реализации описанного механизма работы, всю информацию нужно было хранить в базах данных. В пояснительной записке приводится подробное описание инфологического и даталогического этапа проектирования баз данных, на плакате же представлена общая структура баз. Имеются отдельные базы с темами и работами. Для работы с клиентами есть клиентские базы. Есть базы для хранения информации о проводимых рассылках, о договорах, заявках. Имеется также база данных по сотрудникам фирмы, которая связана с заявками.

Плакат 7. (Структура программы)

Теперь я поясню основные ее режимы работы. На плакате представлены основные функции реализованные в программе: работа с потенциальными и постоянными клиентами, поиск по названию организации, номенклатуре дела, номеру заявке. Есть система напоминаний о контрольных датах на заданный период или день, для всех работников или отдельно для каждого. Возможно конвертировать базы Excel в программу, просмотр графиков маркетинга.

Плакат 8 (Главная форма)

Как происходит переход в эти режимы? После запуска появляется окно заставки и окно ввода пароля, при правильном вводе которого открывается главная форма, представленная на плакате. На ней имеются две закладки для работы с потенциальными и постоянными клиентами. Информацию о фирме и о работах с ней можно получить, используя соответствующие кнопки на форме. А перейти в другие режимы можно перейти использую пункты меню.

Плакат 9 (Пункты меню)

Меню “файл” содержит пункты для создания баз, переключения между ними, а также для их распечатки. Меню “поиск” служит для сортировки баз и для поиска по ряду параметров. Далее следует меню “Опции”. Именно используя его можно перейти к напоминаниям, статистическим данным и т.д. Меню “списки” служит для перехода в режим редактирования списков работ и просмотра баз сотрудников. Далее следует стандартное меню “Справка”.

Плакат 10 (Алгоритм входа в систему)

Приведу два алгоритма программы. Первый иллюстрирует вход в систему. При запуске программы появляется окно ввода пользователя и пароля. На данный момент существуют два пользователя “директор” и “сотрудник”. Программа сравнивает соответсвие пользователя и пароля и в зависимости от результатов сравнения устанавливает или снимает ограничения в программе.

Плакат 11 (Алгоритм вывода напоминаний)

Для напоминаний вначале определяется выводить ли общие напоминания или для конкретного сотрудника. Потом происходит выбор базы: потенциальные клиенты или постоянные, и определяется день или период, на который нужны напоминания. Результаты могут быть распечатаны.

Плакат 12 (Отладка)

Естественно при программировании как этих алгоритмов, так и всех других нужно было тщательно протестировать программу. Я не использовал встроенный отладчик Delphi, так как гораздо более эффективно было использовать утилиту Database Desktop для просмотра баз данных, а также очень часто приходилось применять методы силовой отладки. Суть этих методов в том, что отладочная информация выводится на форму или появляется в виде системных сообщений.

Плакат 13 (Сегментация рынка)

В экономической части диплома я провел сегментацию рынка для системы “Эксперт”. Универсальность этой программы дает возможность применять ее на многих предприятиях с абсолютно разными направлениями деятельности, поэтому в качестве объекта сегментации я выбрал отрасли, а в качестве признаков – наиболее важные функции программы. Было выбрано 9 отраслей и пять функций. Была составлена матрица наблюдений, проведеная ее нормировка, посчитана матрица расстояний с использованием метода кластерного анализа и получены 4 сегмента, 2 из которых пересекаются. Первый сегмент выделился на первом этапе. Это и понятно, так программа создавалось для патентного бюро, по своей сути это сертификация и эта область деятельности имеет очень много общего с юриспруденцией. Второй полученный сектор объединяет отрасли, для которых очень важна реклама и следавательно рассылка по Интернету, и в тоже время для них не характерно наличие постоянных не изменяющихся этапов работ. Третий и четвертый сегмент очень большие и в значительной мере пересекаются. Они в ключают в себя направления деятельности, в которых программа будет полезно, но многие ее функции не будут использоваться в полном объеме. Программа в этом случае в большей степени будет применяться для систематизации документа оборота и контроля за выполнением сотрудниками своих обязанностей.

Плакат 14 (Выводы)

Подведу итог. Мною была разработана система, благодаря которой удалось автоматизировать делопроизводство в патентном бюро: систематизировать все данные, контролировать выполнение работ на каждом этапе, упростить значительно работу с почтой. Результатом использования этой программы стал значительный рост эффективности деятельности в организации, как следсвие увеличение числа клиентов и прибыли.