3. Сортировка и фильтрация данных в таблицах

Сортировка –это упорядочение данных в таблице или в запросе по значениям определенных полей. Фильтрация –это отображение только тех данных, которые удовлетворяют заданным условиям.

Для сортировки и фильтрации данных можно использовать следующие инструменты:

1. Обычный фильтр.

1. Выделить столбец, по которому требуется выполнить сортировку или фильтрацию.

2. Нажать кнопку Фильтр на вкладке «Работа с таблицами» или нажать кнопку у заголовка фильтруемого столбца таблицы.

3. Выбрать порядок сортировки данных (по возрастанию или убыванию) или один из числовых фильтров.

4. Нажать кнопку Применить фильтр.

2. Расширенный фильтр.

1. На вкладке Работа с таблицами выбрать команду Дополнительно/Расширенный фильтр.

2. В бланк фильтра ввести столбцы, по которым выполняется сортировка или фильтрация.

3. Для каждого из этих столбцов задать условия отбора и порядок сортировки.

4. Нажать кнопку Применить фильтр.

Для сохранения расширенного фильтра можно использовать команду Сохранить как запрос; сохраненный таким образом фильтр можно впоследствии использовать, открыв его командой Загрузить из запроса.

Особенности работы с буфером обмена в Microsoft Access

Перемещение, замену или копирование записей в таблице можно выполнить с помощью буфера обмена. Для этого выделенную группу записей можно вырезать или скопировать в буфер. Существуют два способа использования данных, помещенных в буфер обмена, для добавления или изменения данных в таблице:

1. чтобы добавить в таблицу записи из буфера обмена, необходимо вызвать команду Добавить из буфера на вкладке «Главная» (в Access 2007) или команду Правка/Добавить из буфера (в Access 2003);

2. чтобы заменить группу записей в таблице записями из буфера обмена, необходимо выделить заменяемые записи и вызвать команду Вставить на вкладке «Главная» (в Access 2007)или команду Правка/ Вставить (в Access 2003).

При вставке таблицы из буфера обмена в ту же или в другую БД с помощью команды Вставить открывается диалоговое окно «Вставка таблицы» (рис.4.1):

Рис. 4.1

В диалоговом окне «Вставка таблицы» можно ввести имя таблицы и выбрать параметры вставки. Если нужно создать пустую таблицу со структурой, идентичной структуре копируемой таблицы, то должен быть выбран вариант «Только структура». Чтобы создать новую таблицу и скопировать в нее данные из таблицы-источника, или заменить данные в существующей таблице на данные из буфера обмена, выбрать вариант «Структура и данные». Чтобы добавить данные из буфера обмена в существующую таблицу, необходимо выбрать вариант «Добавление данных в таблицу».