Ч_2_Работа с базой данных в Excel

Работа с базой данных в Excel.

Часть 2.

3. Структурирование таблиц.

Внимание! Прежде чем структурировать таблицу, необходимо произвести сортировку записей.

0. 3.1. Структурирование таблицы ручным способом. Откройте книгу MySpisok. Переименуйте новый лист на Структура и скопируйте на него базу данных с листа СписокДоп. Отсортируйте строки таблицы по номеру учебной группы.

1. 3.2. Вставьте пустые разделяющие строки между учебными группами с разными номерами. Создайте структурные части таблицы для учебных групп: выделите блок строк, относящихся к первой группе и выполните команду Данные, Группировать; повторите аналогичные действия для других групп.

2. 3.3. Создайте структурную часть таблицы для столбцов: Предмет, Преподаватель, Вид занятия. Для этого надо выделить соответствующие столбцы и выполнить команду Данные, Группировать.

3. 3.4. Закройте и откройте структурные части таблицы с помощью кнопок «-« и «+».

4. 3.5. Перейдите на следующий лист и переименуйте его в Структ1. Скопируйте на него базу данных с листа СписокДоп. Отсортируйте строки таблицы по преподавателям и создайте структурные части таблицы для каждого преподавателя (см. п.3.2).

В каких случаях, по вашему мнению, требуется группировать данные в таблице?

0. 3.6. Структурирование таблицы с автоматическим подведением итогов по группам таблицы. Перейдите на новый лист, переименуйте его в Итоги, скопируйте на него базу данных с листа СписокДоп и отсортируйте записи списка по Номеру группы, Предмету, Виду занятий.

1. 3.7. Создайте первый уровень итогов – средний балл по каждой учебной группе. Установив курсор в произвольную ячейку списка, выполните команду Данные, Промежуточные Итоги, указав в диалоговом окне Промежуточные итоги:

При каждом изменении в	Номер группы
Операция	Среднее
Добавить итоги по	Оценка
Заменять текущие итоги	нет
Конец страницы между группами	нет
Итоги под данными	да

В результате будет рассчитан средний балл по каждой учебной группе.

3.8. Аналогично создайте второй уровень итогов – средний балл по каждому предмету для каждой учебной группы. Единственное отличие:

При каждом изменении в

Предмет

9. Создайте третий уровень итогов – средний балл по каждому виду занятий для каждого предмета по всем учебным группам.

10. Просмотрите элементы структуры, закройте и откройте иерархические уровни.

11. Создайте новые промежуточные итоги на следующем листе книги MySpisok, например: на первом уровне – по преподавателю, на втором уровне – по предмету, на третьем уровне – по виду занятий. В чем вы видите удобство автоматического подведения итогов?

4. Создание сводных таблиц.

4.1. Откройте Лист Форма рабочей книги MySpisok или ещё раз скопируйте данные с листа СписокДоп книги Spisok.

Установите курсор в область данных таблицы и выполните команду Вставка, Сводная таблица. В диалоговом окне Создание сводной таблицы нажмите OK.

4.2. Создайте с помощью Списка полей сводной таблицы следующую сводную таблицу: по учебным группам (область Фильтр отчета) подведите итоги по каждому предмету и виду занятий (область Названия строк) с привязкой к преподавателю (область Названия столбцов) по полю оценка (область Значения) со следующей настройкой параметров: средний балл, количество оценок, минимальная оценка, максимальная оценка. Технология построения макета сводной таблицы состоит в следующем:

• подведите курсор к имени поля;

• нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, перетащите элемент с именем поля в одну из областей (Фильтр отчета, Названия строк, Названия столбцов, Значения);

• отпустите кнопку мыши, поле должно остаться в этой области;

• после установки поля в области Значения необходимо выбрать операцию над значением поля; настройка осуществляется с помощью команды Параметры поля значений. В открывшемся диалоговом окне выбираем операцию, нажимаем OK.

• в область Значения одно и то же поле можно перетаскивать мышью несколько раз и выбирать разные операции над значениями поля.

4.3. Просмотрите созданную сводную таблицу, используя соответствующие кнопки. Какие выводы Вы можете сделать?

4.4. Создайте вторую сводную таблицу. По каждому преподавателю подведите итоги в разрезе предметов и номеров учебных групп: количество оценок, средний балл.

Вопросы по проделанной работе (для выводов в отчете).

1. Чем отличаются различные варианты выполненной вами сортировки?

2. Сравните возможности использования автофильтра и расширенного фильтра? Оправдано ли наличие команды Данные Фильтр Дополнительно?

3. Чем удобно использование формы данных?

4. В каких случаях, по вашему мнению, требуется группировать данные в таблице?

5. В чем вы видите удобство автоматического подведения итогов?

6. Какие выводы вы можете сделать об использовании сводных таблиц?