3.2. Моніторинг та прогнозування виконання проекту

Моніторинг та управління роботами проекту виконується для спостереження за проектними процесами, пов'язаними з ініціацією, плануванням, виконанням і закриттям проекту. Коригувальні та попереджувальні дії робляться для контролю ефективності проекту. Моніторинг є аспектом управління проектом і проводиться протягом всього проекту. Моніторинг включає в себе збір, вимір і поширення інформації про ефективність і оцінку вимірів і тенденцій для внесення поліпшень в процеси. Безперервний моніторинг дозволяє команді управління проектом заглянути всередину проекту і виявити місця, яким потрібно приділити особливу увагу. Процес моніторингу та управління роботами проекту відповідають на наступні моменти:

порівняння поточного ходу виконання проекту з планом управління

проектом;

оцінка ходу виконання для виявлення моментів, що вимагають

коригувальних або запобіжних дій, після чого такі

дії пропонуються як необхідні;

аналіз, відстеження та моніторинг ризиків проекту для своєчасного їх

виявлення, звіту про їх статус і контролю виконання планів

реагування на ризики;

ведення аж до завершення проекту достовірної та актуальної

інформаційної бази, що стосується продуктів проекту, і супутньої

документації для цих продуктів;

надання інформації для складання звітів про поточний

стані, оцінки прогресу і прогнозування;

надання прогнозів для оновлення поточних даних про витрати і

розкладі проекту;

моніторинг обробки схвалених змін у міру їх появи.

За допомогою програмного продукту SureTrak проаналізуємо хід виконання проекту.

Назва проекта Проект створення об’єкту харчової промисловості «Пресервний цех»
Підготовлено: Рей Ярослав	Дата: 31.07.12	Звітний період: с 01.07.12-24.07.12
Загальний статус проекту: На 24 липня виконано 63,4% запланованих робіт, витрачено 67,4% бюджетних коштів. На завершальному етапі знаходиться стадія складання «вироблений критеріїв оцінки технологій», роботи йдуть за планом, однак з невеликим перевитратою коштів У зв'язку з витратами робота «Вибір фірмі постачальника обладнання», продовжується на 3 днів, що не призводить до зміни дати закінчення проекту, так як робота не лежить на критичному шляху, однак тягне захоплення вартості на 4%
Висновок: Необхідно внести зміни в бюджет за рахунок використання резервних ресурсів.

Віхи виконання	Дата виконання	% виконання	Статус
Віха (06.07.12 )
Формування критеріїв вибору приміщення	02JUL12	100	За розкладом
Вибір оптимального приміщення і підписання договору аренди	06JUL12	100	За розкладом
Віха (06.07.12)
Формування списку най-більш підходящих канди-датур	11JUL12	100	За розкладом
Формування списку най-більш компетентних тех-нологів	12JUL12	75	За розкладом
Встановлення технічних засобів охорони	7JUL12	100	За розкладом
Підключення будівлі до пульту служби охорони	11JUL12	100	За розкладом
Вибір найбільш підходящих фірм, що поставляють рибу	12JUL12	75	За розкладом
Віха (16.07.12)
Укладення договорів з тех. персоналом	12JUL12	100	За розкладом
Укладення договорів з технологами	13JUL12	100	За розкладом
Вибір найбільш підходящих фірм, що поставляють рибу	18JUL12	50	Із запізненням (були незначні затримки з пошуком фірми постачальника)
Віха (24.07.12)
Підписання договору на поставку обладнання	24JUL12	100	За розкладом
Вироблення критеріїв оцінки технологій	25JUL12	67	За розкладом
Укладення контрактів з фірмами - постачальниками	19JUL12	100	За розкладом
Вибір міжнародної фірми перевізника	25JUL12	33	За розкладом

Description	%	Budgeted Cost	Actual Cost to Date	Earned Value Cost	Completion Variance Cost	Відхилення/пояснення
Формування критеріїв вибору приміщення	100	600	600	600	0	За планом
Вибір оптимального приміщення і підписання дог.	100	2 400	2 400	2 400	0	За планом
Формування списку найбільш підходящих кандидатур	100	1 050	1 050	1 050	0	За планом
Укладення договорів з тех. персоналом	100	1 000	1 000	1 000	0	За планом
Вибір фірми постачальника обладнання	100	1 500	2 499	1 500	-1000	Дефіцит бюджету викликаний затримкою з пошуком фірми постачальника
Підписання договору на поставку обладнання	100	400	400	400	0	За планом
Формування найбільш компетентних технологів	100	1 200	1 200	1 200	0	За планом
Укладення договорів з технологами	100	1 000	1 000	1 000	0	За планом
Формування списку існуючих технологій	100	2 000	2 000	2 000	0	За планом
Вироблення критеріїв оцінки технологій	67	1 650	1 101	1 101	0	За планом
Вибір найбільш підходящої технології	0	2 000	0	0	0	За планом
Первинна доробка технології	0	2 000	0	0	0	За планом
Остаточна доробка технології	0	3 000	0	0	0	За планом
Встановлення технічних засобів охорони	100	50	50	50	0	За планом
Підключення будівлі до пульту служби охорони	100	1 300	1 300	1 300	0	За планом
Вибір найбільш підходящих фірм, що поставляють рибу	100	1 000	1 000	1 000	0	За планом
Укладення контрактів з фірмами - постачальниками	100	800	800	800	0	За планом
Вибір міжнародної фірми перевізника	33	750	250	250	0	За планом
Укладання договорів з фірмою перевізником	0	1 000	0	0	0	За планом
ІТОГО (на 15.03.12)		24700	16650	15651	-1000 (>4%)	Не перевищує резерв бюджету, який становить10%

Проект будет закончен в установленное заказчиком время, чему будет способствовать нетронутый резерв времени.

Стоимость проекта на сегодня превышена приблизительно на 4% , что является допустимым и входит в установленные рамки резерва бюджета 10%

Промежуточные результаты проекта отвечают установленному уровню качества, арендовано помещение, полностью удовлетворяющее всем условиям, полностью сформирован компетентный коллектив сотрудников.

Изменения в содержании проекта привели к положительному результату. Подробная проверка учебных планов, повышает точность данных, что улучшает конечный продукта проекта – расчет учебной нагрузки. Подписаны договора на закупку оборудования и поставку рыбного сырья. На завершающем этапе находится эта разработки критериев оценки технологий, начался выбор международной фирмы перевозчика.

Особое внимание следует обратить на то что из 10% израсходовано уже 4%. Необходимо повысить контроль средств, что бы не выйти за пределы резерва.

Однако, изменения в содержании проекта привели и к положительным результатам. Более тщательный выбор фирмы поставщика оборудования позволил сделать наиболее подходящий выбор.