3. Учебное задание

1. Описать условный документооборот и подготовить исходные данные для отдела вуза в соответствии с индивидуальным заданием.

2. Создать папку Документы.

3. Сформировать шаблоны исходных документов: Журнал входящей информации, Опись внутренних документов, Поручения руководителя.

4. Сформировать шаблоны итоговых документов: Календарный план, Рабочий план, Сводный план. Все шаблоны необходимо поместить в папку Шаблоны документов; их форма приводится в приложении.

5. Используя шаблоны, сформировать исходные документы: Журнал входящей информации, Опись внутренних документов, Поручения руководителя и поместить их в папку Сектор производства (информация произвольная).

6. Используя Журнал входящей документации, Опись внутренних документов и Поручения руководителя, сформировать Календарный план и поместить его в папку Сектор производства.

7. На базе Календарного плана сформировать Рабочий план для одного из исполнителей и поместить его в папку Сектор производства.

8. На базе Календарного плана сформировать Рабочий план на конкретную дату и поместить его в папку Сектор реализации.

9. На базе Календарного плана сформировать Сводный план, рассчитать планируемую дату окончания работ для исполнителей и поместить документ в папку Сектор производства.

10. Сформировать по стандартному шаблону Word документ Презентация отдела и поместить его в папку Документ (информация произвольная).

11. Сформировать по стандартному шаблону Word факсимильное сообщение директорам школ Приглашение на день открытых дверей и поместить его в папку Документ (информация произвольная).

4. Требования к отчету

Отчет должен содержать:

 Данные о студенте и проверяющем.

 Блок идентификации:

теоретическая тема, индивидуальное задание с указанием номера варианта.

 Описание документооборота отдела и исходные данные.

 Исходные и итоговые документы.

 Сформированную папку Документы отдела.

 Использованные источники (книги; материалы с дисков с указанием авторов; материалы из сети с указанием авторов и даты съема информации).

Отчет представляется на дисках (объем – порядка 100 Кбайт).

5. Индивидуальное задание

1) Вычислительный центр.

2) Канцелярия.

3) Архив.

4) Отдел кадров.

5) Бухгалтерия.

6) Учебный отдел.

7) Факультет.

8) Кафедра.

9) Учебная лаборатория.

10) Научно-исследовательский отдел.

11) Научная лаборатория.

12) Библиотека (абонемент).

13) Библиотека (регистрация).

14) Отдел производственных практик.

15) Редакционно-издательский отдел.

Вариант индивидуального задания должен совпадать с порядковым номером студента в рабочем журнале. Выбор программной системы необходимо согласовать с преподавателем.

6. Контрольные вопросы

1) Представление об электронной системе документооборота.

2) Создание оригинальных документов в Word.

3) Создание оригинальных документов в Excel.

4) Работа с шаблонами документов и Мастерами.

5) Поиск документов.

6) Защита документов.

7. Форма контроля

Защита работы.

8. Приложение

1) Структура папки Документы.

Общий отдел

Шаблоны документов отдела фирмы

Документы отдела

Сектор производства

Сектор реализации

2) Шаблон журнала входящей документации.

 

Вх №	Дата пост	Отправитель Организация	Краткое содержание Тема	Исх № отправителя	Дата отпр	Носитель	Отдел Группа
…	…	…	…	…	…	…	…

Журнал входящей документации (продолжение).

Папка	Место хранения Имя файла	Ключевые слова	Закладка Заметки	Исполнитель Автор	Дата-план	Примечание
…	…	…	…	…	…	…

№ п/п	Дата	Наимено-вание Тема	Отдел Группа	Папка	Имя файла	Закладка Заметки	Дело	Дата-план	Исполнитель
…	…	…	…	…	…	…	…	…	…

3. Шаблон описи внутренних документов.  

4. Шаблон поручений руководителя.

№№ п/п	Дата	Краткое содержание Тема	Отдел Группа	Исполнитель Автор	Дата-план	Примечание
…	…	…	…	…	…	…

5. Шаблон календарного плана.

№№п/п	Источник	№ в Ист	Дата док	Работа	Отдел	Исполнитель	Дата-план	Дата-факт	Примечание
…	…	…	…	…	…	…	…	…	…

6. Шаблон плана работ исполнителя.

№№ п/п	Работа	Дата-план	Дата-факт	Примечание
…	…	…	…	…

7. Шаблон плана работ сектора.

№ п/п	Работа	Исполнитель	Дата-план	Дата-факт	Примечание
…	…	…	…	…	…