Основные компоненты
Основные компоненты информационной технологии управления показаны на рис. 9.
Входная информация поступает из систем операционного уровня. Выходная информация формируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде.
Рис. 9. Основные компоненты информационной технологии управления
Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации. База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:
1) данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;
2) планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы).
6.2. Современные методологии оу и исм.
Постоянные изменения во внешней и внутренней среде требуют изменения и методов управления организациями.
Поэтому в мире появилась новая методология менеджмента, получившая название «бизнес-инжиниринг», основанная на построение информационных моделей организации деятельности и позволяющая осуществлять постоянный мониторинг, улучшение и перестройку организации деятельности компании.
Реинжиниринг бизнес процессов рассматривается как инструмент для реализации стратегических целей организации на основе кардинального пересмотра и замены существующих деловых процессов новыми, более эффективными.
Введение специальных организационных управленческих регистров, объединенных в информационные модели, позволяет точно идентифицировать и объективно оценивать систему управления предприятием, аналогично тому, как наличие регистров бухгалтерского учета позволяет отслеживать и оценивать его финансовое состояние.
При таком взгляде на управление мы выходим за рамки количественных данных. В каждом компоненте менеджмента информация специфична – и менеджерам надо будет научиться работать с разными ее типами.
Так в компаниях с развитым менеджментом инвентаризуются и подлежат учету: «организационные звенья», «центры финансовой ответственности», «функции», «документы», «бизнес-процессы» и другие нетрадиционные объекты вплоть до «целей» и «стратегий» компании. Точное описание объекта управления позволяет быстро изменять организацию и регламенты деятельности предприятия, обеспечивая протекание его реструктуризации в контролируемых условиях.
С учетом этого, чтобы перевести предприятие из одного состояния в другое надо описать в этой системе его начальное и, желаемое, конечное состояния, а также задать управление движением между ними – план или программу.
6.2.1 Новые информационные технологии организационного управления (в рамках исм)
ИСО 9000 - первый общепризнанный стандарт общего менеджмента, вобравший в себя достижения успешной практики многих компаний ориентирован прежде всего на постановку организации деятельности. Раздел менеджмент ресурсов занимает в нем относительно небольшое место. Концепция стандарта основана на том, что именно хорошо организованные и хорошо управляемые компании обладают устойчивой способностью поставлять для потребителя продукцию/услуги требуемого качества.
Большинство современных систем организационного управления полностью реализуют принципы отраженные в стандартах серии ИСО9000:2000, которые, фактически являются стандартами эффективной организации деятельности.
При использовании ИСМ, в соответствии с этими принципами в управлении организацией, прежде всего, необходимо обеспечить:
стройную систему показателей, которая формирует правильную «настройку» работников на стратегию, гарантирует верный стратегический фокус.
отлаженную и контролируемую систему процессов, непосредственно связанных с системой показателей и обеспечивающую прозрачность управляемых объектов;
единое информационное пространство организации с быстрым доступом к данным и эффективными организационными коммуникациями исполнителей работ;
накопление и мониторинг информации о персонале – главном ресурсе компании.
Еще раз подчеркнем различие между менеджментом ресурсов и менеджментом организации.
В английском языке эти понятия различаются даже терминологически - применительно к материальным, финансовым (и т.п.) ресурсам применяется термин управление («control»), а «менеджмент организации» - это и есть собственно менеджмент («management») в узком смысле этого слова.
Новые Информационные модели
Сейчас радикально сместились акценты в концепции «менеджмента» (как ОУ) . Если раньше его основным признаком была его документированность, то теперь им стало наличие бизнес-модели компании.
В основу новой (компьютерной!) парадигмы регулярного менеджмента был положен следующий подход: «Надо создавать не систему взаимосвязанных документов, а систему взаимосвязанных информационных моделей предприятия, которые и будут порождать требуемые документы».
Бизнес-модель, также как и документы, нуждается в регулярном сопровождении и актуализации – но делать это существенно проще!
Но бизнес-модель, это не только средство автоматической генерации документов-регламентов. Прежде всего бизнес-модель - это корпоративная память организации, верхний уровень ее базы знаний, сведений о том «как устроен бизнес», возможно, самое ценное, что есть в компании, обладающей реальной управленческой стоимостью.
На, верхнем, уровне система процессов обычно описывается деревом функций. Функции здесь рассматриваются в качестве «свернутых» процессов! Все процессы-функции, как минимум, должны быть определены (идентифицированы как вид деятельности имеющий некую цель и результаты) и классифицированы по видам (основные, обеспечивающие, процессы управления).
Также должны быть распределены ответственность и полномочия для управления процессами на регулярной основе.
Для этого описания организации применяются два типа моделей:
Древовидные модели (классификаторы) точные иерархические списки выделенных объектов управления (организационных звеньев, функций, материальных ресурсов, хранилищ данных, документов и их внутренних структур и т.п.)
Матричные модели (проекции), задающих систему отношений между классификаторами в любой их комбинации. Связи также могут иметь дополнительные атрибуты (направление, название, индекс, шкала и вес).
Таким образом, на верхнем уровне процессы компании могут быть определены и описаны как статическая взаимосвязанная система.
На нижнем уровне каждый выделенный процесс может быть описан как последовательность операций по достижению заданной цели (получения требуемых результатов). Для этого применяется еще один инструмент моделирования, а именно:
Потоковые модели бизнес-процессов, назначение которых описание горизонтальных отношений в организации, связывающих между собой описанные ранее объекты посредством информационных и материальных потоков.
Таким образом, моделирование деятельности предприятия теперь становится не разовым процессом, который предшествовал проекту разработки и внедрению ERP-систем, а становится повседневной практикой.
Для этого используются новые технологии и системы моделирования, позволяющие менеджерам предприятий оперативно и наглядно представлять картину деятельности и, что очень важно, также оперативно и самим вносить изменения в процессы.
Инструменты автоматизации функций и задач ОУ
Бизнес-инжиниринг - технологии управления, основанные на применении информационных моделей структур и процессов организаций (предприятия).
Orgware (организационный продукт - англ.) - класс программных средств для поддержки ряда задач организационного управления
Orgware являются средствами поддержки именно «организационного менеджмента», т.е. организации деятельности, чем они радикально отличаются от других программных компонент корпоративных информационных систем, нацеленных на управления ресурсами, прежде всего, материальными и финансовыми.
Еще один класс программных продуктов, имеющих отношение к организации деятельности предприятия, это традиционные программные продукты в области управления персоналом.
Наряду, с технологиями ресурсного управления, такими как MRPI, MRPII, ERP, CRM, на первый план при создании информационных систем управления предприятиями теперь выходят организационные модели и технологии автоматизации такие, как Project Management, Workflow, Personnel Information System:
УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ (Project Management System) – подсистема поддерживает создание, изменение, запуск и выполнение проектов (программ управления) компании с возможностью автоматического расчета и оптимизации сроков выполнения и финансовых затрат по проекту. Текущие задачи выполняемого проекта автоматически поступают в персональные органайзеры исполнителей. Подсистема контроля позволяет оценивать и корректировать ход выполнения проектов.
УПРАВЛЕНИЕ ПРОЦЕССАМИ (Business Process Management) – подсистема поддерживает запуск и выполнение бизнес-процессов. Текущие задачи передаются в соответствии с логикой процесса в персональные органайзеры исполнителей. Подсистема мониторинга позволяет накапливать статистику по ходу выполнения процессов. Подсистема контроля дает возможность управлять выполнением процесса.
УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫМИ ЗАДАЧАМИ (Personal Information System) – подсистема, поддерживающая исполнение персоналом поступивших задач, создание собственных задач руководителей, создание задач подчиненных. Подсистема контроля позволяет оценивать загрузку и эффективность работы подчиненных сотрудников.
Следует учесть, что технология Project management, как и технология Оrgware не создает саму программу управления, то есть не дает советов и, тем более, не принимает решений, что, кому, когда нужно делать и сколько это будет стоить.
Это еще раз подтверждает тезис, что современные информационные системы в менеджменте являются не управляющими, а учетными системами - они содержат элементы поддержки принятия решений по тем или иным параметрам управления.
Спроектированные с помощью технологий бизнес-инжиниринга и программ моделирования класса orgware подобные системы действительно становятся эффективным инструментом постоянного развития и совершенствования управления бизнеса.
Лекция 7 .Информационные системы управления (ИСУ) (менеджмента)
Цель создания и использование информационной системы – информационное обеспечение процесса принятия управленческих решений на основе соответствующих информационных технологий.
Структура информационной системы, цели и задачи ее создания соответствуют стратегическим целям и задачам деятельности предприятия.
Организационная структура также влияет на информационную структуру, поскольку определяет предметную область, объекты, связи между ними и функции.
С другой стороны, информационная система оказывает влияние на организационную структуру, поскольку, в дополнение к управленческим задачам, формирует задачи по обслуживанию самой информационной системы и делегирует полномочия по их исполнению.
Основными функциями и задачами подобных систем являются: оперативный контроль и регулирование, оперативный учет и анализ, перспективное и оперативное планирование, бухгалтерский учет, управление сбытом и снабжением, управление транспортными потоками (логистика) и другие экономические и организационные задачи.
Предприятие, и как система, и как инструмент достижения неких целей – это множество операций, темп, последовательность и качество осуществления которых зависит от замысла владельца предприятий и действий исполнителей этого замысла. Именно здесь мы связываем: операции как операционные возможности бизнеса, и процессы принятия решений как реализация этих возможностей
Различные постановки задач оптимизации исполнения системы операций привели к рождению известных концепций построения СОУП: MRP, ERP, CIM, CALS и др., а также появлению вариаций их программных реализации: зарубежные – «SAP R/3» («SAP AG»), «RythmLink» («i2 Technologies»), «SyteAPS/SDM» («SYMIX Systems»), «BAAN» («Baan»), ARIS («IDS Sheer AG»), «Just-In-Time» («Toyota Motor Corp.»); - «Галактика» , «Парус» , и др. .