Розділ 4. Аналітико-синтетична переробка інформації в установі.

Аналітико-синтетична переробка інформації полягає в смисловому аналізі тексту, виокремленні одиниць інформації, оцінці цієї інформації та її синтезі в дуже стислій формі. Використовується при складанні анотацій і відноситься до реферуванню, полягає у викладі завдань публікації і висновків автора в одному-двох реченнях.

Види аналітико-синтетичної переробки інформації: складання бібліографічного опису, індексування (систематизація, предметизація, індексування за допомогою ключових слів), анотування, реферування, виділення фактів, складання оглядів. Основними методами аналітико-синтетичної обробки інформації в ТОВ «Фокстрот» є формування вихідних відомостей документа, рецензування документів, предметизація та індексування, автоматизація знакової обробки текстів.

На підприємстві ТОВ «Фокстрот» основними задачами аналітико-синтетичної обробки інформації виступають: комплектування довідково-інформаційного фонду літератури і документації; збір, обробка і зберігання науково-технічної інформації за допомогою засобів обчислювальної техніки; розробка і упровадження інформаційно-пошукової системи (ІПС) для пошуку документів; виборчий розподіл і ретроспективний пошук інформації; тиражування інформаційних масивів; підготовка і випуск документів; видача копій первинних документів; формування тематичних підбірок з реферативної і бібліографічної інформації для фахівців галузі.

На кожному етапі інформаційних робіт робиться дві операції: а). аналіз змісту первинного документа і б). синтез певних частин цього змісту у вигляді вторинного документа.

В ТОВ «Фокстрот» застосовується класифікація документів. Класифікація - процес угрупування об'єктів дослідження або спостереження відповідно до їх загальних ознак. В результаті розробленої класифікації створюється класифікована система.

Систематизація документної інформації полягає в угрупуванні наукових документів по галузях знань, окремих проблемах, предметам або по формальних ознаках. Методика систематизації складається з сукупності методів і практичних прийомів розподілу документів відповідно до їх змісту по розділах і підрозділах схеми класифікації.

Результатами аналітико-синтетичної обробки інформації (АСОІ) в підприємстві є аналітичні довідки, звіти, тобто все, що є результатом згортання інформації та представлення її у більш зручному для сприйняття вигляді.

Діяльність по підготуванню статистичних звітів передбачає:

• організацію статистичного обліку в підприємстві та усіх її структурних підрозділах за усіма звітними формами, що затверджені Міністерством та у відповідності із інструктивно-методичними вказівками;

• контроль за правильним веденням документації та достовірністю інформації, що міститься у неї, недопущення введення незатверджених облікових форм; інструктаж робітників компанії, що безпосередньо заповнюють облікову документацію;

• складання зведених (щоденних, місячних, квартальних та ін.) облікових документів та вирахування показників, необхідних для оперативного використання керівництвом компанії;

• складання періодичних (місячних, квартальних, піврічних) та річних статистичних звітів та представлення їх за формами до адрес та термінів, що передбачені табелем державної статистичної звітності;

• проведення спеціальних статистичних розробок в межах діючої звітної документації за завданням керівників підрозділів;

• підготування статистичних матеріалів для аналізу діяльності компанії та ін.

Аналітико-синтетична обробка документів - складання та підготування звітів та статистичних документів необхідне для здійснення постійного аналізу діяльності в ТОВ «Фокстрот».

У перспективі з використанням персональних комп'ютерів в ТОВ «Фокстрот» будуть готуватися такі вихідні матеріали аналітико-синтетичної обробки документів як, зокрема, електронний реферативний каталог, кожен документ якого складається з трьох частин:

1) бібліографічний опис первинного джерела інформації (наукової статті);

2) пошуковий образ документа (реферату);

3) тексту реферату.