Розділ 2. Документні, інформаційні ресурси установи.

Інформаційні ресурси – в широкому сенсі – сукупність даних, організованих для ефективного отримання достовірної інформації.

Більш конкретно, інформаційні ресурси – це окремі документи і окремі масиви документів, документи і масиви документів в інформаційних системах: бібліотеках, архівах, фондах, банках даних, інших видах інформаційних систем.

Документні ресурси – це вид інформаційних ресурсів; сукупність окремих документів, масивів документів в інформаційних системах.

Документні та інформаційні ресурси в ТОВ «Фокстрот» створюються в кожному підрозділі компанії.

Для створення внутрішніх документів виконуються такі операції: підготовка проекту внутрішнього документа, забезпечення узгодження документа, затвердження, реєстрація, розсилка у підрозділи, контроль виконання документа.

На підприємстві ТОВ «Фокстрот» у будь-якому його підрозділі чи відділі інформація приймається, опрацьовується, виробляється рішення, що доводиться до виконавців, дії яких контролюються.

При створенні документних та інформаційних ресурсів на підприємстві виконуються наступні види робіт:

– вхідні документи (що надійшли з інших організацій) відкриття конвертів; реєстрація; розгляд керівництвом та накладання резолюції; поставлення на контроль; ознайомлення в структурному підрозділі та виконанню; слідкування за виконанням документа; складання звітів для керівництва; зняття виконаних документів з контролю;

– вихідні документи (створювані структурними підрозділами для відправки в інші організації) розробка проекту документа у структурному підрозділі; погодження проекту документа в структурних підрозділах організації; затвердження документа керівництвом; реєстрація документа; відправка;

– внутрішні документи (створювані структурними підрозділами для розсилки по організації) підготовка проекту внутрішнього документа; забезпечення погодження документу; затвердження; реєстрація; розсилка по підрозділам; контроль за виконанням документа.

Облік і реєстрація вхідних документів в підрозділі:

· при прийомі документів (щодня) секретар - діловод перевіряє наявність документів і додатків до них, ставить підпис в графі «Розписка в отриманні» листа «Розписка»;

· документи в день отримання реєструють в підрозділах в журналах реєстрації вхідних документів, роблять відмітку про надходження документа в підрозділ за ДСТУ і передають на резолюцію керівникові;

· документ з резолюцією керівника передають для виконання;

· керівники бюро, груп, виконавці отримують документи у секретаря-діловода під розписку в журналі реєстрації;

· документи підлягають виконання відповідно до доручень керівника в зазначені в резолюції терміни або встановлені в документі.

Якщо терміни виконання не визначені в тексті документа і в резолюції, то термін виконання не повинен перевищувати 10 днів. Термінові документи виконують протягом двох-трьох днів.

· термін виконання документа обчислюється з дня надходження його в підрозділ-виконавець. Продовжити термін виконання документа може тільки керівник, що його встановив;

· на документах виконавець або керівник підрозділу зобов'язаний зробити відмітку про виконання документа.

Відмітку про виконання документа оформляють відповідно до ДСТУ.

· документи, з відміткою про виконання зберігають в справі підрозділи.

Порядок відправлення вихідних документів:

· секретар-діловод, перевіривши правильність оформлення реквізитів вихідного документа (що не виходить за межі підприємства), наявність віз, підписи керівника підрозділу, кількості листів документа і додатків до нього (якщо вони згадані в тексті документа), реєструє його в журналі вихідних документів і поміщає документ в теку підрозділу в канцелярії, вказують дату передачі і реєструють номер документа в графі «Реєстраційний номер документа» в листі «Розписка»;

· зав. канцелярією перевіряє правильність оформлення реквізитів документа на відповідність вимогам ДСТУ, відомості про адресата, наявність підпису, наявність дати документа, наявність вказаних в документі листів і додатків, відправляє документ адресатові, повертає в підрозділ оформлені копії відправлених документів.

В ТОВ «Фокстрот» документопоток являє собою потік документів, які циркулюють між пунктами опрацювання і створення інформації (керівниками організації і структурних підрозділів, спеціалістами) і пунктами технічного опрацювання документів.

В ході спостереження було виявлено, що документообіг здійснюється у виді потоку документів між:

– тими, хто аналізує та продукує інформацію або приймає рішення;

– пунктами технічного опрацювання документів в організації.

Виділяють три основних документальних потоки:

– документопотік вхідних документів (листи, угоди, рекламні оголошення, відомчі розпорядження та інструкції тощо). Більша частина документів, які обробляються, адресовані керівнику підприємства (85-90%), тільки 10-15% - заступникам керівника, керівникам структурних підрозділів і конкретним виконавцям;

– документопотік внутрішніх документів - з одного підрозділу в інший (накази, розпорядження, інструкції керівництва, службові записки, акти та ін.);

– документопотік вихідних документів, який спрямовується у зовнішнє середовище (листі та відповіді на листи, угоди, звіти, контракти, прес-релізи тощо).

Щодо створення документних потоків і масивів, треба сказати, що документні потоки циркулюють між всіма підрозділами, документі масиви створюються в кожному підрозділі.

Таким чином, зміст документних потоків і масивів складають внутрішні, вхідні та вихідні документи, а також різновиди документів. Структуру складають організаційно-розпорядчі, довідково-інформаційні та інші системи документації. Такі операції як узгодження, затвердження, ознайомлення вливають на напрям документопотоків. Загальна кількість документів складає об’єм документопотоків.

Кумулюються документні потоки і масиви в ТОВ «Фокстрот» в структурних підрозділах та архіві.

Архів підприємства призначений для тимчасового зберігання архівних документів, використання їх в службових виробничих, наукових і інших цілях, а також для захисту законних прав і інтересів громадян.

Архів підприємства входить до складу відділу науково-технічної інформації, промислової власності, стандартизації і метрології.

Комплекс документів, що утворюється в діяльності підприємства, складає його документальний фонд. Частина документального фонду підприємства, що має господарське, наукове, соціально-культурне або історичне значення, складає архівний фонд і підлягає державному зберігання. Документи, передавані на державне зберігання, є складовою часті національного архівного фонду України.

Головними задачами архіву ТОВ «Фокстрот» є: комплектування архіву документами; забезпечення збереження, обліку, якості обробки, відбору і використання документів, що зберігаються в архіві, а також підготовка і передача документів архівного фонду в НАФ; методичне керівництво і перевірка стану документів в діловодстві підприємства.

Основними функціями архіву є: прийом на зберігання документів від структурних підрозділи на різних видах носіїв інформації; прийом на зберігання документів, зокрема за узгодженням з Головним архівом, особистого походження; фондування прийнятих справ. і документів; створення і удосконалення довідково-облікового апарату до архівних документів; організація попередньої експертизи цінності документів, що зберігаються в архіві і участь в роботі експертної комісії; передача на зберігання в НАФ документів архівного фонду і страхового фонду копій особливо цінних документів; щорічне уявлення у відповідну державну архівну організацію відомостей про склад і об'єм фондів, що зберігаються в архіві підприємства; організація використання документів, що зберігаються, видача в установленому порядку архівних довідок, копій, виписок юридичним і фізичним особам; участь в заходах щодо підвищення кваліфікації співробітників підприємства, які відповідають за роботу з документами.

Архів приймає на зберігання від структурних підрозділів документи на паперовому, електронному і інших видах носіїв. Документи по кожному виду носія інформації зберігаються в архіві окремо від документів на інших видах носіїв інформації. Архів приймає на зберігання управлінську і науково-технічну документацію. Управлінська документація на паперовому носії у вигляді справ постійного і тимчасового тривалого (понад 10 роки) термінів зберігання передається в архів через 2 роди після закінчення їх в діловодстві.

Документальний фонд об'єднує в своєму складі всю документацію організації:

• документи поточного управління;

• документи, відібрані для постійного або тривалого зберігання, у тому числі і вже передані на зберігання до Державного архівного фонду;

• зібрані в довідкових цілях колекції копій різних документів, у тому числі і інших організацій, прислані для зведення і виконання.

Архівний фонд - лише частина документального фонду. Архівний фонд має стабільний склад, який повинен тільки поповнюватися, і не включає не тільки копії документів, але і документи з короткими термінами зберігання. До складу архівного фонду включаються лише документи, що мають політичне, економічне, наукове, соціальне, культурне, історичне або інше значення.

Відповідальність за організацію діловодства, дотримання встановлених правил і порядку роботи з документами в структурних підрозділах покладається на керівника організації або підприємства. Діяльність підприємства забезпечується системою взаємопов'язаної управлінської документації. Її склад визначається компетенцією, порядком рішення питань, об'ємом і характером взаємозв'язків даної організації з вищестоящими організаціями, з органами законодавчої і виконавчої влади, з підлеглими і сторонніми організаціями, з фізичними особами.

Безпосереднє ведення діловодства здійснюється посадовцями, на яких покладена відповідальність за діловодство, облік і збереження документів на підприємстві.

Керівники структурних підрозділів підприємства несуть відповідальність за дотримання порядку роботи з документами; забезпечують своєчасне виконання документів, а також усних доручень керівництва підприємства; не допускають ведення листування в питанням, які можуть бути вирішені шляхом переговорів, а також листування між структурними підрозділами підприємства.

Безпосереднє ведення діловодства здійснюється секретарем-діловодом підприємства, в структурних підрозділах - особами, на яких ця робота покладена.

Секретар-діловод здійснює:

- централізовану реєстрацію кореспонденції, яка надходить ТОВ «Фокстрот» і відправленої;

- централізоване формування розпорядливих документів, що поступають на адресу керівництва підприємства;

- контроль за термінами виконання документів;

- контроль за стан діловодства в структурних підрозділах підприємства;

- організацію використання і зберігання документів.

Документи, створені в ТОВ «Фокстрот», і вся кореспонденція, яка надходить, носять службовий характер, підлягають обліку, збереження і можуть бути використані тільки в службових цілях.

Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження. Документи підписуються керівником, у разі його відсутності заступниками відповідно до їх компетенції. Документи колегіальних органів підписуються його головою і секретарем. Якщо посадовець, підпис якого був на проекті документа, відсутній, то документ підписує особу, яка виконує його обов'язки або його заступник. При цьому обов'язково вказується посада посадової особи, яка підписувала документ і його прізвище.

Особливим способом засвідчення документа після його підписання, є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовцями, до компетенції яких відноситься рішення питань, висловлених в цих документах.

Відповідальний за діловодство підрозділу: приймає кореспонденцію (документи, зареєстровані в канцелярії, приймаються разом з реєстраційними картками); передає документи керівництву підрозділу; передає документи виконавцям; здійснює контроль за термінами виконання документів; підшиває в справи підрозділу виконані документи відповідно до номенклатури справ; готує справи до здачі в архів підприємства; складає проект номенклатури справ наступного року. У структурних підрозділах зберігаються документи, що відносяться до їх діяльності.