Розділ 3. Інформаційні системи та інформаційні технології установи.

Інформаційна система, як система управління, тісно пов’язується, як з системами збереження та видачі інформації, так і з іншої - з системами, що забезпечують обмін інформацією в процесі управління. Вона охоплює сукупність засобів та методів, що дозволяють користувачу збирати, зберігати, передавати і обробляти відібрану інформацію. Інформаційні системи існують з моменту появи суспільства, оскільки на кожній стадії його розвитку існує потреба в управлінні. Місією інформаційної системи є виробництво потрібної для організації інформації, потрібної для ефективного управління всіма її ресурсами, створення інформаційного та технічного середовища для управління її діяльністю. Інформаційна система може існувати і без застосування комп’ютерної техніки – це питання економічної необхідності. В будь-якій інформаційній системі управління вирішуються задачі трьох типів:

- задачі оцінки ситуації (деколи їх називають задачами розпізнавання образів);

- задачі перетворення опису ситуації (розрахункові задачі, задачі моделювання);

- задачі прийняття рішень (в тому числі і оптимізаційні).

Інформаційно-пошуковою системою в ТОВ «Фокстрот» є інформаційно-пошукова система Інтернет.

Інформаційно-пошукова система – сукупність інформаційно пошукового правил переведення з природної мови на інформаційно-пошукову і зворотного переведення, а також критерію відповідності, призначена для здійснення інформаційного пошуку. У число складових частин конкретної інформаційно – пошукової системи (ІПС), окрім інформаційно-пошукової мови, правил переведення і критерію відповідності, входять також засоби її технічної реалізації, масив текстів (документів), в якому здійснюється інформаційний пошук, і люди, що безпосередньо беруть участь в цьому пошуку.

Документальним масивом ІПС Internet є вся безліч документів шести основних типів: WWW-страницы, Gopher-файлы, документи Wais, записи архівів FTP, новини Usenet, статті поштових списків розсилки. Все це досить різнорідна інформація, яка представлена у вигляді різних, ніяк неузгоджено один з одним форматів даних. Тут є і текстова інформація, і графічна інформація, і аудіо інформація і взагалі все, що є у вказаних вище сховищах. Природно встає питання, як інформаційно-пошукова система повинна зі всім цим працювати. У традиційних системах є поняття пошукового образу документа - ПЗД. ПЗД (пошуковє зображення Документа) - це щось, що замінює собою документ і використовується при пошуку замість реального документа. Пошуковє зображення є результатом застосування деякої моделі інформаційного масиву документів до реального масиву. Найпопулярнішою моделлю є векторна модель.

Таким чином, перша задача, якою повинна вирішити інформаційно-пошукова система - це приписування списку ключових слів документу або інформаційному ресурсу. Саме ця процедура і називається індексацією.

Після того, як ресурси проіндексовані, тобто система склала масив пошукових образів документів, починається побудова пошукового апарату системи. Абсолютно очевидно, що лобовий перегляд файлу або файлів займе багато часу, що абсолютно не прийнятне для інтерактивної системи, якою є Web. Для того, щоб можна було швидко знаходити інформацію в базі даних ПОД'ов будується індекс. Індекс в більшості систем - система зв'язаних між собою файлів, яка націлена на швидкий пошук даних по запиту користувача. Структура і склад індексів різних систем можуть відрізнятися один від одного і залежать від багатьох чинників.

Успіх інформаційно-пошукової системи з погляду швидкості пошуку, визначається виключно архітектурою індексу. Як правило, спосіб організації цих масивів є секретом фірми.

Спеціалізованими програмами в ТОВ «Фокстрот» є пакет програм Microsoft Office.

Microsoft Office — пакет додатків, створених корпорацією Microsoft для операційних систем Microsoft Windows і Apple Mac OS X. До складу цього пакету входить програмне забезпечення для роботи з різними типами документів: текстами, електронними таблицями, базами даних і ін. Microsoft Office є сервером OLE об'єктів і його функції можуть використовуватися іншими додатками, а так само самими додатками Microsoft Office.

В ТОВ «Фокстрот» комп'ютери об'єднані в локальну мережу. Локальною обчислювальною мережею називають мережу, елементи якої – обчислювальні машини, термінали, зв'язна апаратура, розташовуються на порівняно невеликому видаленні один від одного. На підприємстві широко використовується глобальна мережа Internet.

Локальна мережа звичайно призначається для збору, передачі, розосередженої і розподіленої обробки інформації в межах одного, відділу, офісу або фірми, часто спеціалізується на виконанні певних функцій відповідно до профілю діяльності підприємства і окремих її підрозділів. У багатьох випадках локальна мережа, обслуговуюча свою локальну інформаційну систему, пов'язана з іншими обчислювальними мережами, внутрішніми або зовнішніми, аж до регіональних або глобальних мереж.

Основне призначення будь-якої обчислювальної мережі – надання інформаційних і обчислювальних ресурсів підключеним до неї користувачам.

Локальні мережі робочих груп, звичайно об'єднують ряд ПК, працюючих під управлінням одного операційного середовища. У ряді комп'ютерів часто виділяються спеціалізовані сервери, призначені для виконання функцій файлового серверу, серверу друку, факс-серверу.

Локальні мережі відділів використовуються невеликою групою співробітників підприємства, що працюють в одному підрозділі (відділ кадрів, бухгалтерія, проектний відділ і т. п.). У такій мережі може налічуватися до сотні комп'ютерів.

Найчастіше вона має декілька виділених серверів, спеціалізованих для таких ресурсів, як програми-додатки, бази даних, лазерні принтери, модеми і т.д. Ці мережі, як правило, задіюють одну мережеву технологію, і також одну (максимум дві) операційну систему.

Мережі бувають локальними регіональними і глобальними, інформаційно-обчислювальними, інформаційно-пошуковими і інформаційно-оброблювальними.

Мережа в ТОВ «Фокстрот» має бути локальною обчислювальною мережею з середньою пропускною спроможністю, децентралізованою, і однорідною, оскільки комп'ютери мають однакові операційні системи.

За допомогою локальної мережі в ТОВ «Фокстрот» буде здійснюватися обмін інформацією і документами, у зв'язку з цим необхідний її захист. Тут засобами захисту є виявлення вторгнень, захисні додатки, антивірусні програми, мережева аутентифікація, захищені сервери, а також комплексні засоби. Загрозами є прослуховування каналів, знищення або спотворення проходячих по мережі повідомлень, впровадження мережевих вірусів.

Розподілена (децентралізована) архітектура є початковим варіантом системи без забезпечення функцій мережевого контролю і управління з виділеного робочого місця адміністратора безпеки (яке для даної архітектури відсутнє). Всі механізми захисту і функції їх адміністрування реалізуються безпосередньо на об'єкті, що захищається. При цьому який-небудь елемент централізації системи відсутній як такий.

До незаперечних достоїнств подібної архітектури слід віднести: максимальний забезпечуваний рівень надійності системи захисту, оскільки відсутній який-небудь структуроутворюючий елемент, відмова якого приводить до відмови всієї системи в цілому; відсутність якого-небудь впливу системи захисту на пропускну спроможність зв'язного ресурсу мережі, що захищається.

До принципових недоліків архітектури відноситься: неможливість забезпечення оперативного управління розосередженою системою захисту в цілому. Тобто неможливе управління захистом одного об'єкту при зареєстрованих подіях на інших об'єктах, що захищаються. Можна управляти лише окремим елементом захисту з локальної консолі; неможливість оперативної обробки реєстраційної інформації, а також неможливість оперативного контролю дій користувачів на мережевих об'єктах, що захищаються. Як наслідок, неможливе оперативне розслідування по фактах несанкціонованого доступу.

Інформаційні технології впливають на підвищення якості і кількості послуг; значне скорочення інвестиційних і управлінських витрат; розширення доступу до інформації з боку більшої кількості користувачів і удосконалення можливостей отримання, збереження, розповсюдження інформації під час використання різноманітних джерел; підвищення ефективності економічних контактів.

Комп'ютерні інформаційні технології пройшли в своєму розвитку етапи машинних ресурсів, програмування, високих технологій. Згідно історичного підходу інформаційні технології в своєму розвитку пройшли декілька етапів.

Інформаційна технологія — це складова частина конкретної інформаційної системи. У інформаційній системі можуть використовуватися різні інформаційні технології. Інформаційна система є середовищем для реалізації технології.

Електронний архів виконує наступні функції: систематизоване зберігання електронних документів; перегляд і друк документів; пошук документів; розмежування доступу до документів; протоколювання роботи з документами; збір статистичної інформації про роботу з документами; інтеграція з іншими інформаційними системами організації.

Метою створення електронного архіву є забезпечення оперативного і повноцінного доступу до всіх документів, які зберігаються і поступають в систему управління. Для цього необхідно вирішити два основні завдання: вести масив документів, що є в архіві, і забезпечити можливість оперативного повнотекстового доступу до електронних документів.

З цією метою організовується високопродуктивна мережа, яка включає графічні робочі станції і могутні сервери введення і обробки інформації. Для введення документів з паперових носіїв низької якості використовуються сканери введення і відповідні програмні засоби.

Існує підхід, згідно якого, до інформаційних технологій в ДЗУ відносяться Інтернет і мережеві технології.

Новий етап розвитку ДЗУ характеризується впровадженням автоматизованого робочого місця.

Основними концепціями побудови АРМ є: децентралізована обробка інформації на робочому місці, управлінського персоналу; створення персональних БД; створення мереж; інтелектуалізація робочих місць.

АРМ управлінського персоналу є програмно-технічним комплексом, винесеним на робоче місце конкретного управлінського працівника, що дає змогу автоматизувати виконувані ним функції керування в інтерактивному режимі. Основний принцип, закладений в АРМ – проблемна орієнтація комплексу, тобто орієнтація на розв'язання певного класу завдань, об'єднаних загальною технологією обробки інформації, єдністю режимів роботи й експлуатації.

Структура АРМ включає в свій склад: комплекс задач, вирішуваних в рамках якої-небудь функціональної підсистеми, об'єднаних загальною інформаційною базою і забезпечуючу частину. Зміст АРМ залежить від специфіки алгоритмів вирішуваних задач, використовуваних програмних, інформаційних і технічних засобів, тобто від типів використовуваних інформаційних технологій. На одному АРМ може бути об'єднано декілька ІТ. З погляду використовуваних інформаційних технологій в ІС можна виділити класи АРМ, пов'язані з автоматизацією наступних видів діяльності: операторної діяльності; аналізу інформації у реальному часі; евристичної діяльності; зберігання, пошуку документів і організації електронного документообігу .